De onzekere toekomst van onze data

Dat de computergegevens niet archiefhoudbaar zouden blijven, was jaren geleden al bekend. Ook de daarbij steeds oplopende kosten maar niet meegerekend. Mijn oude werk was de meest ultieme oplossing, nl. microfilm. Elke opname blijft (mits goed opgeslagen) honderden jaren archiefhoudbaar, ZONDER kosten. Maar ja, we werden indertijd als "antiek" gepasseerd. Ik bezit nog een strookje film van 35 x 160 mm. waar de hele bijbel met alle gezangen op staan. Werd indertijd al d.m.v. een eenvoudige database aangestuurd. Op een drum van 400 van deze stroken film stonden miljoenen pagina's. Om het weer te lezen was "slechts" een lens, een lamp en een projectiescherm nodig. Het was toen al mogelijk deze foto's, indien gewenst, digitaal af te drukken. Het kon ook in full-color worden uitgevoerd. Wat ouderwets!! Nee, door de toenmalige computerjongens om zeep geholpen.

Een dergelijk verhaal ken ik uit eigen praktijk. Totdat de machine waarmee je de microfilm, of in dit geval dia's, kapot gaat en er geen reserveonderdelen meer zijn om het kopieerapparaat te repareren. Gelukkig hebben we toen de beschikking gekregen over een filmscanner. Maar zo zie je maar, dat ook microfilm kwetsbaar is voor veroudering. Al was het maar niet fysiek, dan nog wel technisch. Dat is ook het punt van dit verhaal. Het gaat niet over de zoektocht naar 1 reddende engel qua techniek. Het gaat erom dat je actief archiefbeheer toepast. In veel bedrijven is dat een ondergeschoven kindje, omdat het geld kost en niet direct geld oplevert denkt men. Maar daar komen ze al gauw achter als de backbone van het bedrijf je intellectuele eigendommen zijn en deze moeilijk of op z'n minst niet makkelijk te reproduceren zijn.

Geachte Echo,
Het was een zeer groot wereldwijd project, ontwikkeld in Nederland. Dat was nu net het probleem. Een groot Amerikaans en Japans bedrijf konden het niet met elkaar vinden vanwege patenten enz. en toen werd het hele project afgeblazen. Als dit verder was ontwikkeld, waren er altijd reserveonderdelen geweest. Op datzelfde moment vond met compuers veel interesanter, en bracht veel meer op. Nou, dat weten we nu.

Gegevensopslag is niet iets van vandaag, of van gisteren, maar dit is al eeuwen een probleem, en er is niet tgen te vechten. We kunnen het een tijdje uitstellen (langer bewaren), maar uiteindelijk vergaat alles. Zo zit onze natuur in elkaar. Dit noemen we erosie. Al sla je de informatie met hamer en beitel in een steen.. Een deel blijft bewaard, maar er is ook een groot deel dat verloren gaat door weersinvloeden en andere omstandigheden. Maar waarom moeten we alles opslaan? Ik denk dat het verstandig is om een keuze te maken wat voor de toekomst bewaard moet worden, en wat niet, en ons alleen te focussen op de data die er echt aan toe doet. Ik heb ooit eens in een bedrijf gezien dat er e-mails werden bewaard uit 1999 van een klant, die er ooit een keer is geweest. Werd bewaard, omdat het wel eens handig kan zijn als die klant ooit weer een keertje komt. De kans dat die klant weer komt is minder dan 1%, en als die klant dan komt, dan is de waarschijnlijkheid dat iemand zich herinnert dat er nog een mail van deze klant was minder dan 0,1%. Toegevoegde waarde: 0,0%. Maar de drang is wel om alles eeuwig te bewaren. En o wee als we dat ene mailtje kwijtraken, of niet van tape terug te halen is...

Maar als bij online opslag bijvoorbeeld alle servers periodiek worden vervangen is het toch zo alsof je de tekst van de oude steen weer opnieuw inbeitelt in de nieuwe steen?
Dus alles vergaat uiteindelijk inderdaad, maar als je maar telkens zorgt voor onderhoud dan lijkt me toch niet veel aan de hand.