Hulp in de jacht op loslopende PST's

door

pst

door

Tips en tools - Het Outlook-formaat PST is even verguisd als geliefd. Gebruikers vinden het vaak ideaal, maar beheerders denken daar anders over. Microsoft helpt ze nu een handje in hun jacht op loslopende PST's.

Microsoft Outlook heeft meerdere manieren om zijn gegevens te bewaren. De Personal Storage Table of PST is daarvan misschien wel de bekendste en wordt ook gezien als een echt Outlook-bestandsformaat. Het belang ervan werd uiteindelijk zelfs zo groot dat Microsoft de specificaties ervan vrijgaf om zo ook anderen de mogelijkheid te geven de informatie in de PST te gebruiken voor aanvullende functionaliteit.

Alternatief voor kleine mailbox

Ook gebruikers waren al snel heel content met de mogelijkheden die het PST-formaat hen biedt. Een PST is namelijk een offline-storage en daarmee voor gebruikers een prima alternatief voor een te kleine standaard mailbox of een gebrek aan goede archivering. Eindgebruikers vinden het bovendien vaak handig als hun hele 'hebben en houden' als één PST-bestand op de eigen notebook staat en daarmee altijd geraadpleegd kan worden, ook wanneer er geen verbinding is met het bedrijfsnetwerk.

Risico's

Maar beheerders en security-officers zijn vaak minder gelukkig met de PST. Het altijd bij je hebben van de hele Outlook-communicatie is namelijk ook een beveiligingsrisico, zeker wanneer het device waarop de informatie staat niet versleuteld is. Maar ook laten PST-bestanden zich maar moeizaam archiveren of doorzoeken. Bovendien zijn ze kwetsbaar, wat tot veel telefoontjes aan de helpdesk of beheerders leidt.

Zeker nu storage de laatste jaren veel goedkoper is geworden en Exchange vaak uit de cloud wordt gehaald, is er vanuit bedrijfsoogpunt juist geen reden meer om PST's toe te staan en heeft men liever dat eindgebruikers alle Outlook-gegevens centraal op de Exchange-server laten staan. Om aan bepaalde wettelijke regels te voldoen is het centraal beheerd en doorzoekbaar bewaren van de communicatie door medewerkers vaak ook een vereiste.

Een beetje hulp

Het is natuurlijk mogelijk om een Group Policy te implementeren en zo PST's te verbieden of onmogelijk te maken, maar zo'n benadering heeft vaak te veel ongewenste effecten. Bedrijven kiezen vaak voor het overtuigen van de eindgebruikers via lange trajecten van communicatie. Toch is een beetje hulp nooit weg, en dat biedt de onlangs geïntroduceerde Microsoft-tool PST Capture.

Met PST Capture kan op werkplekken en netwerkshares gezocht worden naar PST-bestanden die vervolgens in Exchange geladen kunnen worden. De tool ondersteunt zowel import naar een eigen Exchange-server als naar Exchange Online. Wordt de PST naar een eigen Exchange-server geladen, dan gebeurt dit via de Client Access-servers. Wordt een PST naar een cloud-versie van Exchange geladen, dan gebeurt dit rechtstreeks vanaf de client-pc. Vanwege de impact op het netwerk die dit kan hebben, adviseert Microsoft het uploaden van de PST's te schedulen voor een moment waarop het netwerk relatief weinig wordt belast.

Documentatie en download

PST Capture is niet helemaal een eigen Microsoft-ontwikkeling. Microsoft kocht de tool al eerder van Red Gate en heeft het daarna verder ontwikkeld en stelt het nu gratis ter beschikking.

Op TechNet is technische documentatie gepubliceerd over installatie en gebruik van PST Capture. Daarin is ook beschreven welke accounts en autorisaties nodig zijn om het programma te installeren, te zoeken naar PST-bestanden en deze daarna te uploaden naar Exchange.

PST Capture bestaat uit de PSTCapture.msi en een tweetal PSTCaptureAgents, een voor 64-bit en een voor 32-bit systemen. PST Capture.msi is de console en de beheerdertools, de beide agents zijn voor installatie op de werkstations en fileservers. De agents zijn beide iets over de 500KB, de console is 10MB groot.

Happy hunting!

Aanbevolen artikelen

eerst ▾ Reacties

De reacties worden ingeladen...

Insider naam

 
{$quantity}%

Mijn insider overzicht Uitloggen

Briefcase({$quantity}) Mijn Downloads({$quantity})

Word insider

  • Exclusieve content
  • Achtergrond verhalen
  • Praktische tips

Topbedrijven met ICT vacatures

Consumerization Event: Early Bird Actie
 
dagen
:
 
uren
:
 
minuten
:
 
seconden

Webwereld nieuwsbrief

Ontvang dagelijks een overzicht van het laatste ICT-Nieuws in uw mailbox.