Vijf vragen rond ict-aanbestedingen

1. Waarom zo vaak discussie?

Dat is een logisch gevolg van het principe dat iedere organisatie die meer dan de helft van zijn geld van de overheid betrekt onder inkoopregelgeving valt. Een aanbesteding komt in zicht op het moment dat de waarde van een opdracht boven een grens komt. Daar boven moet het inkoopcircus voor een landelijke of Europese aanbesteding gestart worden. Afhankelijk van wie aanbesteedt en waarvoor kan die grens variëren. Het gaat dus om grote bedragen en dat maakt een opdracht aantrekkelijk.

Wie de opdracht niet krijgt, moet volgens regels snel reageren. Na afwijzing moeten de protesterende verliezers binnen twee weken protest aantekenen en een kort geding starten. Gebeurt dat niet dan wordt aangenomen dat het verlies is geaccepteerd en zijn de rechten verspeeld. Dat zorgt ervoor dat leveranciers al snel boos spelen. Verliezen is natuurlijk nooit leuk.

2. Maar wat als de aanbesteding niet deugt?

Dan heeft de klant en uiteindelijk dus de belastingbetaler wel een probleem. Bij een aanbesteding gelden strikte regels. Het doel is om alle bedrijven in de Europese Unie een gelijke kans te geven en niemand zomaar buiten te sluiten. Er mag dus niet duidelijk naar een bepaalde speler worden toegewerkt of zomaar om een bepaald product worden gevraagd. Ook moet het aanbestedingsproces transparant verlopen.

Voldoet de vrager niet aan de spelregels dan kan een kanshebber op de opdracht hard daar tegenin gaan. In het meest extreme geval kan de rechter ingrijpen door een opdracht stil te leggen, of als het te laat is een schadevergoeding opleggen voor de gederfde winst van de miskende kanshebber. In extreme gevallen kan dat behoorlijk in de papieren lopen, zeker als het binnenslepen van de de opdracht realistisch was.

3. Waarom gaat de ruzie zo vaak over 'open'?

Het valt op dat als open standaarden of open source het onderwerp zijn de gemoederen verhit worden bij zowel burgers als bedrijven.

Vorig jaar leidde de aanbesteding van een overheidsdesktop tot meerdere debatten in de Tweede Kamer, omdat er te weinig aandacht voor het NOiV-beleid zou zijn. Uiteindelijk ging het project GOUD wel door, maar moesten zowel staatssecretaris Heemskerk als minister Bos hun functie aan het project verbinden.

Vaak is het de open-sourcegemeenschap die discussies opstart. Veel enthousiastelingen vertellen met regelmaat het zat te zijn dat voor zinloze licenties wordt betaald, terwijl er in hun ogen kwalitatief betere oplossingen beschikbaar zijn. In veel gevallen voldoen die prima aan de eisen. Zo reageerden open-sourcevoorstandersbijvoorbeeld ook furieus op een nogal productspecifieke aanbesteding van een desktopomgeving in Amersfoort. Een Wob-verzoek maakte duidelijk dat er inderdaad wel de nodige vraagtekens bij de keuze te plaatsen valt.

Deze week verhitte de keuze voor het open source Hippo de gemoederen in de industrie. Branchevereniging ICT~Office wil er meer van weten en stuurde een Wob-verzoek van 14 pagina's (pdf) met ruim zeventig vragen over de keuze voor content management systeem Hippo. Veel bedrijven vrezen volgens de brancheorganisatie nu buiten spel te staan.

4. Maar de Wob is toch voor beleid?

Zoals gezegd zijn aanbestedingen in principe transparant en daarom is het mogelijk een beroep te doen op de Wet openbaarheid van bestuur. Met zo'n verzoek zijn documenten over de aanschaf op te vragen. Op die manier kan iedereen zien dat de overheid correct inkoopt. Ook als het geen aanbesteding is, valt vaak nog veel te vragen. Anders zou je niet kunnen controleren dat er terecht geen aanbesteding is gedaan.

In het geval van ICT~Office speelt dat laatste, omdat er meestal aan open-sourcesoftware geen aanschafkosten zitten. Het Wob-verzoek kan helpen duidelijk te krijgen of dat terecht is of niet. Ook moet duidelijk worden of er toch geen partijen stiekem worden voorgetrokken.

Dat betekent niet dat de branchevereniging nu recht heeft op beantwoording. "Het is een van de vreemdste Wob-verzoeken die ik ooit gezien heb", vertelt Wob-expert Roger Vleugels die al duizenden procedures heeft gevoerd. Volgens hem is het verzoek vooral vreemd, omdat het een grote lijst open vragen is. En de wet openbaarheid bestuur is bedoeld om documenten op te vragen en niet zomaar in het wilde weg vragen te stellen. "Het is een onhandig Wob-verzoek."

Hij vreest dan ook dat in dit geval het verzoek op twee gronden geweigerd kan worden. Om te beginnen is de vraagstelling dusdanig dat ICT~Office ernaar solliciteert om niet-ontvankelijk te worden verklaard. Daarnaast is het verzoek zo bewerkelijk dat dit wel eens een onredelijke aanslag op de capaciteit van het ministerie van Algemene Zaken kan zijn. Ook dat is een grond voor weigering.

"Ik zie dit als een optimale poging om een zo laag mogelijke vangkans te krijgen", verzucht Vleugels. "Het Wob-verzoek is opgesteld door iemand die er blijk van geeft zowel de jurisprudentie als de wet zelf niet te kennen." Mocht er wel inhoudelijk beantwoording komen dan noemt hij dat "prijzenswaardig" van de ambtenaren. Die moeten dan namelijk een ingewikkelde zoekactie starten naar niet in het verzoek genoemde, maar wel bedoelde documenten.

5. Dus er is niets aan de hand rond Hippo?

Nou dat is niet gezegd en nu ook nog niet duidelijk. Zelfs al blijft een opdracht onder de aanbestedingsgrens dan moet er wel nog steeds in de geest van de wetgeving worden ingekocht. Voor een gratis product is dan de vraag of er nog steeds wel eerlijk valt aan te besteden op dienstverlening. Dus mag er verwacht worden dat verschillende producten naast elkaar zijn gezet en op functionaliteit worden vergeleken.

Ook is de vraag hoe Algemene Zaken aan Hippo 7 komt zeker een interessante. Deze versie van de software is online namelijk nog niet te downloaden en ook de licentievorm is voor ICT~Office niet helemaal duidelijk. Omdat er achter het project een bedrijf zit, kan de vraag duidelijk krijgen of er nu een tegenprestatie wordt verwacht door bijvoorbeeld de implementatie uit te voeren. Als de dienstverlening namelijk boven een bepaald bedrag uitkomt, komt er toch weer een aanbesteding om de hoek kijken.

Los van de kwaliteit van het Wob-verzoek of de vraag en of iets dat gratis is toch moet worden aanbesteed, is de discussie wèl door ICT~Office op de agenda gezet. In de geest van de aanbestedingswetgeving is het belangrijk dat er nu toch meer duidelijkheid moeten komen. Misschien dat die transparantie ook de discussie sust.

De rubriek De Vijf haakt op eigen wijze aan op actuele ontwikkelingen in de webwereld, waarbij een pittige stellingname niet is uitgesloten. De onderwerpen variëren sterk, het cijfer 5 is de enige constante.