E-mailen wordt bij Atos verboden

door

mail

door

Analyse - Atos schrapt zijn volledige interne e-mailverkeer. Het bedrijf noemt e-mail een achterhaald communicatiemiddel en wil binnen 18 maanden een zero e-mailbeleid.

Werknemers zijn onnodig veel tijd kwijt aan het verwerken van e-mail. Slechts 10 procent van de 200 mails is belangrijk, vindt ceo Thierry Breton van de internationale IT-dienstverlener Atos. Breton: “E-mail is niet langer het meest geschikte communicatiemiddel. Het is tijd om anders te gaan denken."

Breton wil daarom dat zijn 74.000 werknemers, verdeeld over 42 landen, binnen 18 maanden een lege inbox hebben.

Geen juiste mindset

Een groot project, maar wel haalbaar vindt Jan Krans, executive business consultant bij Atos, en nauw betrokken bij het zero-mailproject. "We gebruiken e-mail nu al tientallen jaren en zijn er mee vergroeid. Er is alleen nooit een goede mindset bij mensen geweest over hoe je omgaat met e-mail", vertelt Krans tegen Webwereld.

Hij wijst op een groeiende mailcultuur binnen organisaties. "Mensen typen zonder goed na te denken iets in een mail. Dan merk je dat de daadwerkelijke boodschap pas in de tweede of derde alinea staat. Ze typen een boodschap zonder te letten op de ontvanger."

Tussenmanagers bottleneck

Door het ontbreken van richtlijnen ontstaat binnen Atos een cultuur waarin teveel informatie via e-mail verloopt. Van nieuwsbrieven, managersinformatie en informele gesprekken tot zinloze cc'tjes, e-maillists en het 'chatten' via talloze mailtjes.

Dit alles mondt volgens Krans uit in een e-mailoverload. "Het sterkst zie je dat bij tussenmanagers. Zij worden door zowel hun leidinggevenden als eigen werknemers bestookt met e-mail. Zij vormen door deze overload vaak de bottleneck in de communicatie. De managers kunnen het aantal mailtjes niet meer afhandelen en verzuimen daardoor informatie door te vertalen naar werknemers."

'Chatten ipv mailen'

Atos zet daarom in op een verandering van de mailcultuur binnen het bedrijf. Bewustwording is volgens Krans de eerste stap in het proces. Het bedrijf organiseert daarvoor onder meer Zero Email workshops, waarbij medewerkers hun collega's informeren over het zo effectief mogelijk omgaan met e-mail.

Daarnaast richten de workshops zich op nieuwe methodes om samen te werken met bestaande tools. "Op deze manier ontstaat een netwerk van werknemers die elkaar inschakelen bij het nieuwe werken."

Archiveren belachelijk

De werknemers moeten volgens Krans inzien dat e-mail maar één van de communicatiemiddelen is. Het is volgens hem dan ook belachelijk dat mensen hun e-mail archiveren terwijl het programma daar niet voor bedoeld is, zegt Krans.

Werknemers gebruiken e-mail volgens hem dan ook voor teveel verschillende taken, terwijl er tegenwoordig goede vervangers zijn. “Met bijvoorbeeld geïntegreerde chatprogramma's is te zien of een collega online is. Het is in een aantal gevallen veel efficiënter om te chatten dan te mailen".

E-mail ping pong

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe aanpak is het benutten van tools om online samen te werken. "Er zijn veel manieren om te communiceren en samen te werken." Krans wijst op de interne wiki binnen Atos waarmee werknemers online samen aan documenten kunnen werken. De wiki vormt zo de kennisomgeving in plaats van het eindeloos heen en weer mailen. “Het zogenaamde e-mail ping pong", lacht Krans.

Het bedrijf is nu aan het testen met verschillende Enterprise 2.0 suites, die bestaan uit meerdere web 2.0 functionaliteiten. "Er zijn veel losse tools beschikbaar. Het nadeel daarvan is dat de user interface verschillend is. We zijn op zoek naar een suite (totaalpakket) waarbij alle sociale media tools geïntegreerd zijn met bijvoorbeeld office applicaties."

RSS-feed

Atos experimenteert met enterprise content management systemen, cloudsoftware en sociale netwerktools zodat werknemers transparanter en socialer werken.

Krans geeft een voorbeeld. "Een klant mailt een offerte. De werknemer zet de bijlage in de desbetreffende klantcommunity op het interne sociale netwerk. De offerte is dan voor alle aangesloten communityleden beschikbaar in hun 'timeline'. Werknemers kunnen zich via een rss-feed abonneren op tags (steekwoorden) van de offerte, bijvoorbeeld de klantnaam en technologie. Zo zien ze direct dat er een nieuwe offerte binnen is."

Koffieapparaat

Krans denkt niet dat werknemers elkaar lastig gaan vallen met chatten en microblogprogramma's in plaats van e-mail. “Ik verwacht niet dat werknemers zoveel afgeleid zijn als bij e-mail, je bepaalt namelijk zelf wat er naar je toekomt.

Daarnaast, bij het koffiezetapparaat praat je ook met elkaar. Het belangrijkste is dat je door de nieuwe werkwijze ook af bent van de opgedrongen e-mail als spam, nieuwsbrieven, e-maillists, onzinnige cc'tjes en het eindeloos heen-en-weer gemail. Kortom de inboxvervuiling."

Geen mailadres

Ceo Breton kwam afgelopen dagen volop in de media met zijn uitspraken over e-mail. Zelf heeft Breton geen mailadres. "Als mensen iets willen zeggen, dan bellen ze me maar of sturen ze me een tekstbericht", aldus de ceo. Volgens Krans gelooft Breton heilig in zijn filosofie. "Hij meent zijn uitspraken echt en vertelde mij ook dat hij weigert een mailadres te nemen. Maar natuurlijk is de aandacht die Atos met de uitspraken krijgt ook mooi meegenomen."

Krans denkt met het project een heel eind op weg te zijn naar een lege inbox. Het mailverkeer binnen de organisatie is sinds de aankondiging van het project, begin dit jaar, al afgenomen met 10-20 procent. Halverwege 2013 moet het project wereldwijd bij de Atos-vestigingen zijn uitgerold.

Lees meer over:

e-mail, atos, web2.0

eerst ▾ Reacties

De reacties worden ingeladen...

Insider naam

 
{$quantity}%

Mijn insider overzicht Uitloggen

Briefcase({$quantity}) Mijn Downloads({$quantity})

Word insider

  • Exclusieve content
  • Achtergrond verhalen
  • Praktische tips

Topbedrijven met ICT vacatures

IT Innovation Day 2014
 
dagen
:
 
uren
:
 
min.
:
 
sec.
promotionele afbeeldingen promotionele afbeeldingen

Webwereld nieuwsbrief

Ontvang dagelijks een overzicht van het laatste ICT-Nieuws in uw mailbox.