GovUnited financiële molensteen om nek gemeenten

Gemeenten zetten vraagtekens bij de levensvatbaarheid van de stichting GovUnited. GovUnited, dat eerder onder de stichting ICTU viel, is verzelfstandigd en kampt met een schuld van 5 miljoen euro.

GovUnited startte in 2006 met een project waarin 70 gemeenten met elkaar samenwerken voor e-dienstverlening. "Door ICT-kennis te delen en samen te werken kan je als gemeente veel voordeel behalen", zegt Lydia Verkerk GovUnited-woordvoerster. "We willen niet dat gemeenten zelf het wiel gaan uitvinden."

Overgang naar stichting

GovUnited zal binnenkort verdergaan als stichting. "De ICTU is een kraamkamer voor tijdelijke overheidsprojecten. Het MidOffice-product is klaar, de software draait, dus het leek ons nu een mooi moment om op eigen benen te staan", zegt Verkerk over het project.

GovUnited heeft nu wel een schuld van 5 miljoen euro die aan ICTU moeten worden terugbetaald. ICTU financierde de kosten voor onder meer de MidOffice-suite. GovUnited probeert dit geld nu bij de Bank Nederlandse Gemeenten te lenen.

Angst voor schulden

Maar sommige deelnemende gemeenten zijn huiverig voor de schuld. De gemeente Haarlem haakte twee weken geleden af vanwege de onzekere financiële positie. De gemeente Hilversum en Winterswijk eisen eveneens opheldering over de schulden, omdat de deelnemers hiervoor hoofdelijk aansprakelijk zijn. Op dit moment zijn er nog 25 gemeenten die deelnemen aan het project.

"De gemeenten vormen de aandeelhouders van GovUnited, waardoor een eventuele schuld gedeeld wordt door de deelnemers", zegt Hubert van Mastrigt, raadslid van de gemeente Hilversum die deelneemt in het project. GovUnited-woordvoerster Verkerk kan niet zeggen in welke andere gevallen de gemeenten voor de schulden opdraaien. "Dat moet ik uitzoeken, maar we hebben een sluitende businesscase voor de komen jaren."

Noodzakelijke verlenging

Deze sluitende businesscase is voor een belangrijk deel gebaseerd op de TripleC-MidOffice suite die door Logica is gemaakt. De huidige onderhoudscontracten van de deelnemende gemeenten lopen hiervoor in oktober 2013 af. Om de businesscase sluitend te krijgen is het noodzakelijk dat de gemeenten een nieuw onderhoudscontract afsluiten tot 2016. Zonder verlenging van het contract is het voor GovUnited niet mogelijk om te verzelfstandigen.

"Niemand vertelt me precies wat er gebeurt als we er nu uitstappen", zegt Helma Ligtenbard, raadslid gemeente Winterswijk die meedoet vanaf het eerste uur. Ligtenbard eist van het college inzicht in de kosten voor het staken met het project. "Het heeft al genoeg geld gekost. Ik kan het niet verkopen aan burgers dat de plaatselijke biliotheek eerder dicht moet door bezuinigingen, terwijl de gemeente op ICT-gebied geld over de balk gooit."

Afhaken om vertraging

Sinds de start van het project zijn er intussen 45 gemeenten afgehaakt. De gemeenten Dronten, Midden-Drente, Bussum en Zaanstad (pilotgemeente) haakten af vanwege de vertraging van het product. De gemeente Midden-Drenthe mailt Webwereld afgehaakt te zijn vanwege het uitblijven van een kwalitatief goed systeem. De gemeente Dronten haakte ook af vanwege de vertraging, zo vermeldt de jaarrekening 2010 (pdf)

Volgens woordvoerster Verkerk geldt dit niet voor alle gemeenten. "Sommige zijn ook begonnen aan regionale samenwerkingsprojecten." Daarnaast waren niet alle 70 gemeenten lid voor het afnemen van producten. "Sommige zaten er ook alleen in voor de kennisdeling."

'Getuigt van lef'

Volgens Verkerk wijzigde GovUnited namens de gemeenten de opdracht terwijl Logica al bezig was met het fabriceren van de dienst. Hierdoor heeft het project vertraging opgelopen. "Het getuigt juist van lef om van scope te veranderen om zo het juiste doel te bereiken. Daarnaast zijn we binnen hetzelfde kostenniveau gebleven voor de gemeenten."

Voor de gemeente Zaanstad was de vertraging de druppel. Mark Smit (informatiemanager gemeente Zaanstad). "We haakten af omdat GovUnited het MidOffice-systeem niet op de contractdatum begin 2010 kon opleveren." De gemeente zou volgens Smit in problemen raken, omdat het contract met de vorige leverancier was opgezegd en ze dus zonder systeem dreigden te raken. "Het systeem moest de interne post, die gedigitaliseerd is, verwerken. Nu dreigden we in de problemen te komen omdat er geen systeem was. We hadden niet eens fysieke postrondes meer."

Contracten ontbinden

De gemeente Berkelland debatteerde eind augustus over de werking van het systeem in een deelcommissie. De commissie was deels ontevreden over de werking van het MidOffice-systeem, maar wijkt niet naar andere aanbieders uit vanwege contracten met GovUnited. "Indien die contracten ontbonden worden, kost dat meer geld dan in de huidige situatie", vermelden de notulen.

Volgens Ligtenbard heeft het hele project nu al te veel geld gekost. Ze vraagt het college de kosten helder in beeld krijgen. Het bedrag dat de gemeente uitgaf ligt nu op 1,2 miljoen dollar, een veelvoud van het beoogde bedrag. "Dit bedrag bestaat voor 70% uit kosten van eigen inzet. Door de vertragingen zijn die kosten volgens haar flink opgelopen. "Maar als je uitstapt, hoeveel geld gooi je dan weg? Dan moet je weer opnieuw beginnen en voldoen aan alle wettelijke eisen."

'Voor het goede en slechte'

Ook voor Van Mastrigt is afhaken geen optie. "Je zit er nu eenmaal in voor zowel het goede als het slechte. Daarnaast houd je een contractuele schuld als je afhaakt én je moet dan ook nog betalen voor een nieuwe oplossing." Volgens hem zit het grootste probleem bij Logica. "Die organisatie blijft geld verbranden. Maar de lasten van GovUnited moeten afnemen als meer gemeenten in gebruik nemen en de schuld opheffen."

Volgens Mark Smit van gemeente Zaanstad ligt het probleem niet alleen bij Logica, maar ook bij de gemeenten zelf. "Het probleem is dat gemeenten verschillende processen hanteren. Zo kan de ene gemeente eisen van horecagelegenheden dat er rotan-stoelen op het terras staan." Volgens hem is standaardsoftware voor gemeenten door de afwijkende processen moeilijk te leveren. GovUnited zit daarmee tussen twee vuren. Aan de ene kant hebben ze volgens Smit te maken met zoveel meningen en wensen van gemeenten en aan de andere kant met Logica dat de dienst moet kunnen leveren.