'Overheid heeft last van digitaal wanbeheer'
Gepubliceerd: Zaterdag 26 februari 2005
Auteur: Wilbert de Vries
Terwijl de overheid er alles aan doet om diensten aan de voorkant digitaal te ontsluiten, dreigt informatie aan de achterkant versnipperd te raken.
Dit stelt de Rijksarchiefinspectie na onderzoek bij onder meer de voormalige Arbeidsvoorziening en het CWI en diverse inspecties bij ministeries en zelfstandige bestuursorganen. De inspectie maakt zich grote zorgen over de informatie die bij de overheid in de backofficesystemen wordt beheerd.
"Zonder goed beheer van deze informatie kan geen enkele overheidsorganisatie nog slagvaardig optreden", aldus de onderzoekers in hun rapport dat vrijdag is gepresenteerd.
De overheid is door de opkomst van nieuwe technologieën steeds meer gebruik gaan maken van ict-middelen. Hierdoor is informatie terechtgekomen op persoonlijke schijven en mailboxen. Dit maakt het papieren archief minder volledig en dus minder betrouwbaar, aldus de Rijksarchiefinspectie.
Tweestromenland
Een nog groter probleem is volgens de onderzoekers het feit dat er binnen de overheid nimmer afspraken zijn gemaakt over het beheer van digitale informatie. Hierdoor is volgens de onderzoekers een 'tweestromenland' ontstaan dat tot op de dag van vandaag nog bestaat.
"Doordat afspraken over de digitale informatie vaak ontbreken, lopen overheidsorganisaties het risico dat informatie zoekraakt, vernietigd wordt of onbedoeld in de openbaarheid komt", licht Rob Kramer, waarnemend Hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie, toe.
"Dit is een nijpend probleem. De digitalisering zet door en biedt veel voordelen, maar brengt voor de overheid ook grote risico's met zich mee."
"Dit komt omdat er te weinig spelregels zijn. De oplossing moet dan ook niet in het technische worden gezocht, maar bij het management en de werknemers. Men moet zich bewust worden van het belang van goede en veilige archivering."
