Kenniswerkers schenden beveiligingsbeleid

De methoden en middelen die kenniswerkers gebruiken voor samenwerking (collaboration) sluiten lang niet altijd aan op het beveiligingsbeleid van ondernemingen. De 'overtreders' van de security-regels doen dit echter lang niet altijd bewust. Zij willen snel en efficiënt samenwerken, maar hebben dan onvoldoende blik op de gevolgen.

Dit blijkt uit een onderzoek door marktmonitor Forrester onder drieduizend kenniswerkers in Europa. Daarbij zijn naast Nederland ook kenniswerkers in Groot-Brittannië, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Zweden en Italië ondervraagd. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van softwareleverancier Adobe.

Beperkingen

Maar liefst 99 procent van de geënquêteerden werkt samen met anderen. Een forse 81 procent doet dat met twee of meer personen in andere landen of tijdszones. De kenniswerkers zijn zich sterk bewust van beperkingen in hun samenwerkingsmethoden. Tweederde (65 procent) zegt dat zij informatie te langzaam vergaren.

Daarnaast kampt bijna de helft (49 procent) nog met teveel papier en iets minder dan de helft (44 procent) klaagt over onaantrekkelijke middelen voor hun collaboration. Die beperkingen slaan deels op ouderwetse methodes als vergaderingen, het heen en weer sturen van e-mailattachments, en het voeren van conference calls. Veel kenniswerkers geven toch de voorkeur aan die oude vertrouwde middelen, meldt Forrester.

De kritiek betreft echter ook nieuwere middelen, die deels niet worden gebruikt maar ook lang niet altijd door bedrijven worden geboden. Voorbeelden uit de praktijk zijn instant messaging-systemenen zoals Windows Live Messenger (voorheen MSN) en Skype. Niet alleen komt dat soort software vaak onder de radar van de ict-afdeling binnen, ook komt daarmee bedrijfsinformatie naar buiten. Beide kunnen ingaan tegen het security-beleid van het bedrijf.

Buiten de boot

Forrester trekt op basis van het onderzoek dan ook de conclusie dat moderne tools voor samenwerking grotendeels buiten de boot vallen bij het bedrijfsleven. Dit omvat niet alleen ultrahippe zaken als virtuele werelden, maar ook enterprise 2.0-mogelijkheden als sociale netwerken, wiki's en blogs. Daarnaast zijn ook voor de consument gewone dingen als instant messaging relatief weinig in gebruik.

Een magere 15 procent van de ondervraagde kenniswerkers gebruikt instant messaging, web- en videoconferencing, en websites voor groepssamenwerking. Deze minderheid onder de kenniswerkers gebruikt die middelen vooral voor samenwerking met mensen buiten de eigen organisatie.

Het Forrester-rapport 'Enabling the Future of Collaboration' heeft als slotconclusie dat huidige tools niet bieden wat kenniswerkers willen, nodig hebben, en wat bedrijven vereisen. Laatstgenoemde omvat dus ook het security-aspect. Het is aan ict-afdelingen om die kloof te dichten, adviseert Forrester. Enerzijds door het beveiligingsbeleid beter uit te leggen aan werknemers, anderzijds door samenwerkingsmiddelen beter af te stemmen op de behoeften van de bedoelde gebruikers.