Een explosie van e-mail
Gepubliceerd: Vrijdag 31 maart 2006
Auteur: De Techworld-redactie
E-mail is ooit begonnen als een systeem waarmee korte, alledaagse berichten verzonden konden worden. Wat eerst een simpel postvakje was, is voor veel mensen inmiddels uitgegroeid tot de belangrijkste opslagplaats voor cruciale bedrijfsinformatie.
De gemiddelde inbox zit al tjokvol met grote presentaties en pdf-files, maar de opslag van video zal voor een ware explosie gaan zorgen. Er zullen steeds meer videobestanden worden verstuurd de komende twee jaar, omdat mensen tegenwoordig video's maken op hun pc, met hun digitale camera's en zelfs met hun mobiele telefoons, zegt David Via, analist bij Ferris Research.
"Het e-mail probleem zal zichzelf niet oplossen", zegt Via. "De it-sector zal een strategie moeten bedenken".
De ellende van de overvolle inbox is de Amerikaanse marktonderzoeker Millward Brown niet vreemd. Veel werknemers hadden een mailbox van 1 GB en sommigen zelfs één van meer dan 3 GB.
"Mensen klaagden dagelijks dat hun e-mail zo langzaam was", zegt Kean Millward, cto van het bedrijf. "Onze Exchange-server lag een aantal keer plat en het was erg lastig om de boel weer op tijd aan de praat te krijgen vanwege de buitenproportioneel grote mailboxen van ons personeel".
Millward kwam tot de conclusie dat het instellen van een maximale grootte voor de inbox en van attachments het probleem niet oplost. De productiviteit van de werknemers gaat omlaag wanneer zij regelmatig veel tijd besteden aan het sorteren en verwijderen van berichten om aan het maximum te kunnen voldoen.
De organisatie heeft tevergeefs geprobeerd om werknemers in Groot-Brittanië en Europa een maximale attachmentgrootte van 10 MB op te leggen. "Hierdoor gingen mensen vragen 'Wat moet ik dan doen als ik een klant een bestand wil sturen?'", zegt hij. "Onze mensen bij klantenservice hadden een goede methode nodig waarmee ze grote bestanden konden versturen."
Deze werknemers gebruikten af en toe downloadsites van derden voor hun attachments, maar ze maakten zich zorgen om de veiligheid. Sommige werknemers moesten aan de klant vragen of die misschien een ftp-site had. Werknemers in de VS, die geen limiet van 10 MB hadden, brachten hun overzeese collega's in de problemen als ze bestanden uitwisselden. Bovendien mochten de regels voor sommige leidinggevenden niet gelden.
Millward moest dus hardware installeren om het probleem op te lossen.
Misschien heeft u het overwogen om een ftp-server te gebruiken om uw e-mails met grote attachments te beheren. Dan moeten gebruikers hun e-mail gedrag veranderen, maar belangrijker nog, dan zal een te groot deel van de it-afdeling worden opgeslokt.
"Ftp is moeilijk te beheren", zegt Michael Osterman, oprichter van Osterman Research, een bedrijf dat mailverkeer analyseert. "Een ftp-server is net een doos vol ongesorteerde brieven. Het is een stuk gemakkelijker om documenten te verwijderen als je een archiefsysteem hebt. Wat je nodig hebt is een tijdschema voor het verwijderen en herstellen van documenten (e-mail en attachments). Als je documenten dan een jaar lang laat bewaren, dan verdwijnen de documenten na een jaar en een dag vanzelf".
Bron: Techworld
