De 27 verbeteringen van Exchange 2010

De meest recente versie van Microsoft Exchange, Exchange Server 2007, is flink anders dan zijn voorganger. Met die versie introduceerde Microsoft Unified Messaging, een compleet nieuwe beheerclient en verbeteringen over de hele breedte van de mailserver. Dat had wel tot gevolg dat beheerders een berg van een leercurve op hun bord kregen. Met de komende versie, Exchange Server 2010, maakt Microsoft het beheerders minder moeilijk.

Exchange Server 2010 moet het niet zozeer hebben van grote veranderingen, maar juist van heel veel kleine aanscherpingen. Bovenop een paar noemenswaardige verbeteringen voor gebruikers van Outlook komen nieuwe functies die het de beheerder een stuk makkelijker maken, zonder dat je direct de manier van werken moet veranderen. Wie de Standby Continuous Replication van Exchange 2007 SP1 een verbetering vond, of wie mailaccounts naar Exchange Online migreert om kosten te besparen, zal in Exchange 2010 veel vertrouwde en geliefde elementen opnieuw tegen het lijf lopen.

Volgens de marketingtaal van Microsoft vallen de verbeteringen van Exchange 2010 onder te verdelen in drie 'pilaren': flexibiliteit en stabiliteit, toegang en bescherming en compliance. Hieronder staat een opsomming van alle verbeteringen die Exchange 2010 brengt. Sommige daarvan vallen meer op dan andere.

De vier belangrijkste verbeteringen

De verbetering die mij het meest aanspreekt is klein in statuur maar groot in effect voor gebruikers: Outlook Web Access ondersteunt naast Internet Explorer 7 en 8 ook Firefox 3 en Safari 3. Toen ik een Exchange server voor een klant moest beheren, kwam het elke keer terug dat Web Access per se in IE moest draaien. Gebruikers maakten vanuit huis of onderweg veel gebruik van OWA. Macgebruikers waren terughoudend om IE te draaien in een Windows VM, en gebruikten Firefox of Safari. Linuxgebruikers gebruikten sowieso Firefox. Windowsgebruikers neigden daar toen ook naar, omdat IE indertijd niet met tabjes werkte.

De verbeterde en betrouwbaardere opslag komt voor mij op plaats twee. Dit is een opeenhoping van heel veel kleine veranderingetjes, maar het komt erop neer dat Exchange erg stabiel is zonder dat je te maken krijgt met Windows Clustering, RAID arrays of dure Enterprise-achtige schijven. Dat maakt het goedkoper om mailboxdatabases op te slaan, en sneller om mailboxes terug te halen na een crash.

Op nummer drie staat MailTips. Sta je op het punt om een persoonlijke mail per ongeluk naar iedereen binnen het bedrijf te sturen? Of wil je een dringend mailtje sturen naar iemand die net op zwangerschapsverlof is? Of een bijvoegsel van 30 MB terwijl de ontvanger maar 20 MB als limiet heeft? MailTips waarschuwt je voordat je het bericht verstuurt.

En dan heb je nog nummer vier, Conversation View. Het gebeurt wel eens dat je door heen-en-weer gemail over een bedrijfsfeestje die belangrijke bevestigingsmail van een klant niet meer terug kunt vinden. Met Conversation View worden die vijftig e-mails over het feestje teruggebracht tot een enkele node. Dit idee is verre van nieuw: bulletin boards deden dit al 25 jaar geleden. Maar het is wel nieuw in Outlook en OWA, en het is meer dan welkom.

- Ondersteuning voor meerdere browsers door Outlook Web Access.

- Antwoord/Forward status, bijgehouden door de server, getoond op alle clients.

- MailTips, waarschuwingen voordat mailtjes worden gestuurd.

- Delen van kalenders, ook beschikbaar in OWA en federale gebruikers.

- Delen van contacten, kan ook buiten de organisatie en buiten de desktop.

- Voice Mail Preview, een automatische, geschreven preview van een ontvangen voicemail.

- Call Answering Rules, telefoongesprekken worden net zo beheerd als ontvangen e-mails.

- Rechtenbeheer in OWA, het lezen en aanmaken van IRM-beschermde berichten in zowel OWA als Outlook.

- Federation, de mogelijkheid om Exchange Servers van andere organisaties met de lokale server te koppelen.

- Page Patching, automatische reparatie van gecorrumpeerde database-pagina's.

- I/O Optimalisatie, I/O bursts komen minder voor, ondersteuning van SATA desktopschijven.

- JBOD ondersteuning, gerepliceerde mailboxdatabases kunnen JBOD gebruiken in plaats van RAID.

- Database Availability groepen, maakt redundante databases aan voor de mailbox, voor automatische recovery.

- Failover op databaseniveau, clustering niet meer noodzakelijk, meer uptime.

- Online Move-Mailbox, Mailboxen kunnen verplaatst worden terwijl de gebruiker aangelogd is.

- Rules voor transportbescherming, de beheerder kan IRM-bescherming na verzending automatisch toepassen op een e-mail.

- Moderatie, een transport rule die het mogelijk maakt om het bericht naar een reviewer te sturen voordat hij verstuurd wordt.

- Rules voor bescherming Outlook, laat Outlook automatisch een RMS template toepassen op een mailtje.

- Role-gebaseerde toegangscontrole, verwijzing naar specifieke autorisaties maakt beheer eenvoudiger.

- Exchange Control Panel (ECP), beheerfuncties als zelfbediening voor de gebruiker.

- Volgen van berichten, gebruikers kunnen berichten volgen zonder dat ze naar de helpdesk hoeven te bellen.

- Distribution Groups, gebruikers kunnen distributiegroepen aanmaken, beheren en modereren.

- Block/Allow-lijst voor mobiele apparaten, beheerders kunnen bepalen welke apparaten mogen synchroniseren.

- Beschermde voicemail, het blokkeren van het versturen van voicemails buiten de organisatie.

- Persoonlijk archief, het verplaatsen van .PST-bestanden naar een secundaire mailbox voor prestaties en compliance.

- Multimailbox Search, een zoekfunctie die verschillende mailboxen tegelijk doorzoekt.

De betrouwbaarheid van Exchange Server is met editie 2010 verbeterd. Door een aantal nieuwe functies is het mogelijk om kosten te besparen. Database Availability voor groepen geeft je redundante mailopslag met constante replicatie. I/O optimalisatie maakt Exchange minder grillig in het verbruik en beter met SATA-schijven in desktops. JBOD laat je opslag aaneen rijgen in plaats van dat je het moet stripen naar een array. Automatic Page Patching repareert corrupte databases.

Exchange wordt een stuk eenvoudiger in het beheer, en het wordt meer afgestemd op juridische eisen en interne regelgeving. Met rolgebaseerde toegangscontrole kunnen beheerders taken delegeren naar de juiste bedrijfsonderdelen; de juridische en HR-afdelingen kunnen bijvoorbeeld rechten krijgen om algemene zoekopdrachten uit te voeren over alle mailboxen om te speuren naar problemen. Andere mogelijkheden zijn rules voor bescherming, persoonlijke archieven in aparte e-mailboxen, moderatie op gevoelige mails en verbeterd rechtenbeheer.

Het verplaatsen van een mailbox van de ene naar de andere server vereiste in eerdere versies dat de gebruiker voor een paar uur offline wordt gehaald, en dus ging dat ten koste van jouw vrije uurtjes 's nachts en in het weekeinde. Dezelfde taak kun je in Exchange 2010 uitvoeren in een paar minuten, terwijl de gebruiker gewoon doorgaat met zijn werk.

De ondersteuning van meerdere browsers in OWA is dus de belangrijkste gebruikersverbetering, maar het maakt maar een klein deel uit van het 'overal toegang'-verhaal dat Microsoft wil vertellen. OWA en Outlook voor Windows Mobile misten nogal wat functies uit de desktopversie van Outlook 2007. OWA krijgt bij de lancering van Exchange 2010 direct alles mee van de desktopversie, en ik denk dat de Mobile-client snel zal volgen. OWA kan zelfs omgaan met rechtenbeheer, wat het makkelijker maakt voor mobiele medewerkers en tijdelijke krachten om gevoelige mails te lezen zonder dat de informatieveiligheid in het geding komt.

Zowel de desktop client als OWA zullen beschikken over Conversation View, en allebei krijgen ze ingebouwde instant messaging en voicemail. De voicemailfunctie biedt een preview van een ingesproken bericht als transcriptie, en hiervan zou ik echt helemaal uit mijn dak gaan, als Google Voice een paar dagen geleden niet hetzelfde had gebracht.

De gedelegeerde verantwoordelijkheden zijn voor de gebruiker te vinden in de Exchange Control Panel (ECP). Daarmee kunnen zelfs standaardgebruikers wijzigingen doorvoeren in hun persoonlijke informatie, bijvoorbeeld hun telefoonnummers. Ze kunnen ook zelf instellen wie bij de kalender kan en in welke mate. De leidinggevende kan zo bijvoorbeeld wel bij de informatie dat je een afspraak hebt met de huisarts, maar directe collega's hoeven alleen maar te zien dat je niet beschikbaar bent.

Exchange 2010 maakt het mogelijk om een mail-federatie op te zetten tussen verschillende organisaties. Dit is vooral handig voor het plannen van afspraken, en gebruikers kunnen net zo makkelijk afspraken maken met zakenpartners als met directe collega's. Hiervoor is dezelfde, precieze, bediening beschikbaar als voor de interne kalenderfunctie. Nog een verbetering is dat het regelen van overlegruimtes kan worden afgestemd met de eventuele deelnemers.

Tot slot kan Exchange 2010 je nog precies vertellen wat er met je e-mail is gebeurd, uiteraard binnen de grenzen van de interne of federale Exchangeserver. De reply- en forwardstatus wordt nu ook door de server bewaard, en niet door de client, zodat je niet per ongeluk twee keer reageert op hetzelfde mailtje (een keer van de desktop, een tweede keer van een mobiel apparaat).

Het is al bekend dat Windows Server 2003 niet langer ondersteund zal worden door Exchange 2010. Dit maakt het upgraden wat moeilijker als je wat oudere servers hebt draaien. Bedenk dan wel dat deze gedwongen upgrade niet zo'n grote stap is vergeleken met de upgrade naar 64-bits hardware die Exchange 2007 vereiste.

We weten nog niets over de prijs. Als we naar de eerste bèta kijken, dan lijkt het een veelbelovende update te worden, en alle verbeteringen die zijn doorgevoerd zouden veel bedrijven nopen tot het zo snel mogelijk migreren naar de nieuwe versie.

Bron: Techworld