10 tips voor het maken van een goede autoresponder

Als je op een mailinglijst zit dan heb je dit ongetwijfeld meegemaakt. Er gaat een bericht over de lijst, er komt een automatisch bericht dat iemand er niet is terug naar de lijst, iemand anders is daar boos over en stuurt daarover een bericht naar de lijst, waardoor er weer een automatisch bericht komt, enzovoort enzovoort.

Heb je zelf een autoresponder dan zul je dit proberen te voorkomen door zoveel mogelijk mails niet te beantwoorden. Mails die je niet beantwoord wilt zien, zijn onder andere spamberichten, nieuwsbrieven van bedrijven, of automatisch gegenereerde mail van systeemprocessen zoals cron. Helaas is niet elke autoresponder even goed. In dit artikel willen we je een aantal tips geven voor als je een autoresponder schrijft, maar ook wat je moet doen als je zelf mails verstuurt die niet beantwoord hoeven te worden.

Een belangrijke eerste observatie om te maken: het is erger om een antwoord te sturen op een mail die niet beantwoord had moeten worden, dan om geen mail te sturen op een mail die wel een antwoord had moeten krijgen. Als er enige twijfel is of het bericht automatisch is gegenereerd, dan antwoord je niet.

Als eerste controleer je op alles wat door je spamfilter als spam herkend is, maar niet direct is weggegooid. Sommige spamfilters, zoals Spamassassin kunnen mails aanmerken als 'mogelijk spam' ('spammy'). In de meeste gevallen is dit gewoon spam, dus ook daar hoeft niet op te worden gereageerd. Als de spam eruit gevist is kun je op zoek gaan naar specifieke headers.

Om te bepalen of een mail wel of niet beantwoord moet worden moet die eerst bekeken worden. Een mail bestaat uit twee gedeeltes: header en body (inhoud). Voor een autoresponder is het vrijwel altijd voldoende om alleen naar de headers te kijken.

Een aantal jaar geleden is RFC 3834 opgesteld, waarin beschreven wordt hoe automatische antwoorden op email gestuurd moeten worden. In deze RFC wordt een speciale header geïntroduceerd genaamd Auto-Submitted, die een paar mogelijke waarden heeft: auto-generated, auto-responded en none. De laatste wordt gebruikt als een mail door een persoon verstuurd is. Als een van de eerste twee waarden gezet is, dan weet je dat je autoresponder er niet op hoeft te reageren. Zorg ervoor dat je autoresponder op deze header controleert.

Er zijn wel eens mensen die bang zijn om deze header op te nemen in hun mails, omdat ze denken dat hun mails dan eerder worden aangemerkt als spam. Wat ze daarbij vergeten is dat spammers er belang bij hebben om juist zoveel mogelijk op gewone mails te lijken. In je spamfilter hoef je deze header dan ook geen rol te laten spelen. Als je zelf automatisch mails stuurt (bijvoorbeeld een nieuwsbrief, of bevestigingsberichten in een webapplicatie) zorg dan dat je mails altijd zijn voorzien van een fatsoenlijke RFC 3834 header. Op deze manier weten autoresponders op andere systemen dat ze deze mail niet hoeven te beantwoorden.

Veel mailinglijstimplementaties gebruiken standaardheaders, zoals gedefinieerd in RFC 2369. Die is speciaal voor mailinglists. Als je deze ziet, dan weet je dat je niet moet antwoorden.

Tip 4: Noreply en systeemaccounts

Is de envelope sender van de mail 'noreply' (of een spellingsvariant daarvan), of een van de standaard Unix-systeemaccounts, dan kun je er vanuit gaan dat er aan de andere kant niemand luistert en hoeft er dus geen antwoord gestuurd te worden.

Van oudsher wordt op Unix-systemen vaak de 'Precedence' header gebruikt om aan te geven of een mail automatisch is gestuurd of niet. Gebruikelijke waarden zijn 'list', 'bulk' en 'junk'. Als een van deze waarden gezet is, dan kun je de mail negeren. Overigens is niet iedereen erg van deze header gecharmeerd, omdat 'bulk' en 'junk' de laatste paar jaren een erg negatieve bijbetekenis hebben gekregen.

Erg vaak zie je in mails een header genaamd X-Mailer. Er zijn veel programma's die dit zetten, inclusief allerlei nieuwsbriefsystemen. Jammer genoeg is deze header niet goed automatisch te herkennen en zul je hem dus echt moeten bekijken. Daarna kun je hem toevoegen aan je lijst met mogelijke waarden van X-Mailer. Een groot nadeel is dat er gigantisch veel varianten in omloop zijn en het veel moeite kost om de lijst met mogelijke waardes van X-Mailer op te stellen en bij te houden.

Behalve alles wat hierboven staat zijn er nog vele vele anderen headers die door allerlei programma's gebruikt worden. Je zult altijd alert moeten blijven en je mail moeten blijven monitoren om je lijst zo compleet en up-to-date mogelijk te houden

Als een mail eenmaal door al je controles heen is, ben je nog niet klaar. Je hoeft niet iedere keer naar dezelfde afzender dezelfde auto reply te sturen. Na het eerste bericht weet men wel dat degene die men probeert te bereiken op vakantie is. Eén keer in de paar weken is meestal genoeg. Je zult dus bij moeten houden naar wie je al een autoresponse hebt gestuurd.

Een laatste handige tip is om van elke autoresponse die gestuurd wordt een kopie te sturen naar degene die afwezig is. Hiermee voorkom je dat mensen hun autoresponder nodeloos aan laat staan.

Kijk op de Wiki van de Exim mailserver. Daar staan nog meer tips om je autoresponder goed op de rails te krijgen. Deze zijn dan wel niet compleet, maar alle beetjes helpen.

Bron: Techworld