4 Valkuilen bij de upgrade naar Office 2010
Gepubliceerd: Maandag 24 januari 2011
Auteur: Shane O'Neill
Een upgrade van Microsoft Office kan vervelende gevolgen hebben, vooral voor bedrijven die nog Office 2003 gebruiken. Forrester geeft tips waarmee beheerders het leed kunnen verzachten.
Systeembeheerders zullen vooral wakker liggen van het verschil tussen Office 2003 en Office 2010, dat bij upgraden onder andere compatibiliteitsproblemen kan opleveren. Toch gaan die upgrades er wel komen, zeker als er wordt overgestapt op Windows 7 of als er nieuwe hardware wordt aangeschaft. Dit blijkt uit het recente onderzoeksrapport van Forrester 'Pitfalls To Avoid When Upgrading To Microsoft Office 2010'.
Risico beperken
Het recept voor een succesvolle upgrade van Office voor bedrijven bevat 'een aanzienlijke hoeveelheid planning, een ruime zakelijke bijdrage, een fikse portie opleidingen en precies de juiste hoeveelheid aanpassingen om het risico te beperken', aldus Forrester.
Veel organisaties die onlangs zijn overgestapt naar Office 2007 zullen wachten met de upgrade naar versie 2010, zo voorspelt Forrester. Maar de talloze bedrijven die Office 2007 en Windows Vista hebben overgeslagen, zullen in 2011 zowel Office als Windows upgraden, zodat de medewerkers er zo min mogelijk van zullen merken.
De uitdagingen van de upgrade naar Office 2010 gaan gepaard met enkele valkuilen. Hier zijn er vier die je maar beter kunt vermijden, zo meent Forrester.
1. Onderschatten van compatibiliteitsproblemen
Bij upgrades van Office zijn compatibiliteitsproblemen van bestanden en toepassingen de grootste plaaggeesten, zo schrijf Forrester. Hieraan moet dan ook de meeste aandacht en de beste planning worden besteed. De voornaamste problemen zijn het verlies van de ondersteuning van VBA (Visual Basic for Applications) syntax, verborgen commando's, gebroken links naar bestanden, ongeldige bereiknamen en 64-bit compatibiliteit.
Deze problemen zullen heftiger zijn als je moet overstappen van Office 2003 naar Office 2010. Forrester adviseert it-afdelingen om zich te richten op compatibiliteitsproblemen die invloed hebben op Office-bestanden en -sjablonen van het bedrijf en op add-ins die meer functionaliteit aan Office toevoegen. Daarnaast is de integratie met niet-Office applicaties van belang, zoals contentmanagement en crm-toepassingen.
Volgens Forrester kun je het beste tools van Microsoft en derde partijen gebruiken om deze compatibiliteitsproblemen op te lossen en code te corrigeren. Daarbij waarschuwt het onderzoeksbureau wel dat het inzetten van add-ins van derden betekent dat je bij deze leveranciers moet blijven.
2. Training van medewerkers
Een tweede probleem bij de overstap naar Office 2010 heeft volgens Forrester te maken met het instrueren van de medewerkers. Als je upgradet van Office 2003, dan is er bijvoorbeeld bijscholing nodig over de Ribbon interface van Office 2010. Medewerkers mogen in geen geval aan hun lot worden overgelaten, schrijft Forrester.
Er kunnen bijvoorbeeld online veelgestelde vragen en andere gidsen voor troubleshooting worden aangeboden. Die worden geleverd door Microsoft en andere bedrijven. Mensen die Office 2003 of nog eerdere versies gewend waren, hebben ongeveer 45 minuten nodig om gewend te raken aan de nieuwe versie. Bij de overstap kan gebruik worden gemaakt van online informatie, webconferencing, gezamenlijke lessen in een lokaal en persoonlijke online training.
Medewerkers die nog nooit van de Ribbon interface gehoord hebben, zullen langer nodig hebben. Zij hebben twee of drie dagen nodig om ermee vertrouwd te raken, als ze tenminste een goede opleiding krijgen, aldus Forrester. Intensieve gebruikers van Office 2003 hebben zelfs nog meer tijd nodig om de specifieke eigenschappen van dat programma af te leren. Het kan enkele weken duren voordat zij terug zijn op hun oude niveau.
3. Aannemen dat medewerkers alle functionaliteiten zullen gebruiken
Veel van de nieuwe functionaliteiten in Office 2010 kunnen voordelig uitpakken voor het bedrijf. Toch moeten bedrijven niet denken dat al hun medewerkers direct zullen gaan uitzoeken hoe zij de verbeteringen kunnen gebruiken.
Forrester moedigt it-afdelingen daarom aan om medewerkers te informeren over de voordelen van nieuwe functionaliteiten, zoals het gelijktijdig werken aan bestanden, Quick Steps waarmee je met één klik verschillende commando's kunt uitvoeren, de 'sparklines' waarmee je data kunt visualiseren in Excel, en 'slicers' waarmee je data uit PivotTable in Excel kunt filteren en onderverdelen.
4. Verzuimen om medewerkers te laten leren van collega's
Abonnees van Software Assurance kunnen online veelgestelde vragen en eLearing tools raadplegen, zodat zij minder hoeven uit te geven aan interne opleidingskosten. Maar volgens Forrester is er nog een andere goedkope methode die bedrijven niet over het hoofd moeten zien: gebruikmaken van andere medewerkers.
It-afdelingen kunnen wiki's en discussiegroepen opzetten om medewerkers te ondersteunen bij het delen van kennis over en ervaring met Office 2010, schrijft Forrester. "Bij de gewone trainingen leren medewerkers hoe zij een bepaalde tool moeten gebruiken, maar dankzij advies van hun collega's komen ze te weten hoe ze die kennis moeten toepassen bij hun werkzaamheden", zo meent Karcher, een van de auteurs van het Forrester-onderzoek.
De rubriek Tips & Tools biedt praktische informatie die IT-professionals in hun dagelijkse werk kunnen toepassen.
