5 Stappen om datablunders te voorkomen

"Never attribute to malice that which is adequately explained by stupidity', aldus Hanlons Scheermes. Soms verlies je geen gegevens door aanvallen, maar door stomme fouten of pech.

Sterker nog, dat komt misschien wel vaker voor dan een bezoekje van de nieuwe Kevin Mitnick. Als beheerder baal je tenminste net zo hard: Jij moet immers de verloren data zien terug te krijgen. Als je dat niet lukt, dan is dat op zijn minst werk dat overnieuw moet worden gedaan, en in het ergste geval is een compleet project naar de knoppen.

"Helemaal voorkomen kan niet", zegt Jasper Geraerts, distribution manager en technisch consulent bij CA. "Maar als het dan toch gebeurt, dan moet je ervoor zorgen dat de schade beperkt blijft. Technologisch is er zoveel mogelijk op dit gebied dat daar vaak het probleem niet zit." Volgens Geraerts zit 'het' hem in de mindset: "Er is een discrepantie tussen wat het bedrijf wil en wat ICT kan leveren. Stel je voor dat iemand een mailtje wist en een week later erachter komt dat hij dat mailtje toch nodig heeft. En vervolgens gaat hij er klakkeloos vanuit dat de beheerder dat mailtje wel weer terug kan krijgen."

Niet alle beheerders krijgen dat voor elkaar, bijvoorbeeld omdat het niet de afspraak is dat gedelete mailtjes na een week direct moeten kunnen worden opgevist, aldus Geraerts. "Maar het kan erger, als bijvoorbeeld een systeem voor facturatie down gaat. Dat is één-op-één uit te drukken in geld." Per jaar, zo schat CA, is een Nederlands bedrijf 275 duizend euro kwijt aan dit soort grappen. Maar je wilt, met de beperkte middelen op de afdeling, ook weer niet overdrijven. Daarom de volgende 5 stappen om het allemaal goed te regelen.

Klassificeer je data

De eerste stap is direct de klassificatie van wat je in huis hebt. "Grosso modo heb je drie types data. Ten eerste heb je de files, de gegevens an sich", zegt Geraerts. "Denk aan mails, of de data in databases." Daarnaast noemt Geraerts de systemen (Windows, Apple, Linux enzovoorts). "En de derde groep zijn de applicaties." Het zal iedere beheerder bekend in de oren klinken.

"Bij al die gegevens moet je vaststellen hoe belangrijk ze voor je zijn", stelt Geraerts. "Dat kun je bij wijze van spreken doen met een soort punten-scoresysteem." Een word-document dat al vijf jaar lang niet meer is geopend, zou bijvoorbeeld heel laag scoren, dingen die dagelijks worden opgevraagd juist weer heel hoog. "Welke applicaties zijn voor jouw bedrijf van levensbelang? Dat kunnen applicaties zijn waarvan je zegt, als ik daar een dag geen beschikking over heb dan ben ik failliet."

Hoe precies moet de uiteindelijke restore zijn?

Een volgende stap die Geraerts beschrijft: hoe ver terug in de tijd mag een verzameling gegevens gaan? "Sommige applicaties mogen niet verder dan minuten terug in de tijd gaan. Maar bij andere bestanden mag het best een paar dagen zijn", stelt Geraerts. "Daar moet je rekening mee houden in de keuze voor de technologie die je inzet." Eigenlijk dus: wat ga je backuppen en hoe precies moet dat?

Richt je de backup in

Op basis van hoe precies de restore moet zijn per gebied, moet je keuzes gaan maken: welke backuptechnologie gebruik je? "Daar heb je drie mogelijkheden voor", zegt Geraerts. "Je kunt kiezen voor een file backup: bestandje voor bestandje alles opslaan." Dat kost veel tijd en systeemkracht, maar het is wel precies en je kunt afzonderlijke bestanden relatief snel terughalen. "Een andere methode is snapshotting van alles dat op de disk staat, dus OS, applicatie en gegevens." De derde is replicatie. "Daar moet je bij opletten dat je het risico loopt dat corrupties mee worden gerepliceerd", waarschuwt Geraerts. "Dat hoeft geen ramp te zijn als de veranderingen ook worden bijgehouden." Bovendien kun je daarmee volgens Geraerts dataverlies zo goed als elimineren, omdat iedere verandering die is bijgehouden een recoverypoint vormt.

Toch is het zaak niet te overdrijven. Altijd alles willen backuppen kan een je budget snel leegeten. "Als het een mkb-bedrijf is met 200 gigabytes, dan is het best te overzien. Maar een midmarketbedrijf met meerdere terabytes kan behoorlijk in de papieren lopen."

Waar gaat de backup naartoe?

Waar zet je de giga- of terabytes aan gegevens neer? Doe je dat volledige on-premise of gaat het naar een externe? Of misschien een combinatie van beide?

"Heel veel bedrijven kiezen nog steeds voor het oude vertrouwde tape daarvoor", zegt Gerearts. "Het wordt steeds meer gezien als archiveringsproduct." Het is relatief robuust. "En het is relatief goedkoop, maar je moet er wel efficiënt mee omgaan." Disk is veel sneller, zowel qua wegschrijven als weer terughalen, "en als je daar een techniek als deduplicatie op loslaat, kun je een veel meer recoverypoints op disks bewaren: je kunt verder terug in de tijd. Als je ervoor zorgt dat je maar één keer per maand een full backup van disk naar tape hebt, heb je ook veel minder tapes nodig." Die methode heet Staging.

"Maar cloud begint enorm op te komen als backup-doel. Dat is eigenlijk gewoon diskruimte op het internet", zegt Geraerts. Je moet dan wel een nieuwe keuzetraject in. Uiteindelijk zijn er volgens Geraerts drie hoofdpunten waar je op moet letten: betrouwbaarheid van de partij, de kosten ("alles boven 1 TB is eigenlijk al niet meer interessant om in de cloud te backuppen. Dat is simpelweg te duur") en tijd. "De ervaring leert dat recoveren vanuit de cloud niet altijd even snel gaat", aldus Geraerts.

Knoop het aan elkaar en beheer centraal

Na al die keuzes, verschillende soorten bestanden en methodes, afhankelijk van het belang van de gegevens, kan het ondertussen zijn dat je een redelijk complexe omgeving bij elkaar hebt gelego'd. In sommige gevallen is het ingewikkelder dan nodig. "Wat je vaak ziet is dat bedrijven een apart backuppakket hebben draaien voor virtuele servers, en een apart pakket voor fysieke servers. Dat kan ik dus niet volgen", stelt Geraerts "Je kunt verschillende omgevingen prima combineren, het is alleen wel handig om een goed beheersysteem eroverheen te leggen." Dus snij het overtollige vet weg en zorg ervoor dat het draait als een zonnetje. Murphy zal dan van goede huize moeten komen.

De rubriek Tips & Tools biedt praktische informatie die IT-professionals in hun dagelijkse werk kunnen toepassen.