Gmail versus Exchange

Als voorproefje op een artikel waar we mee bezig zijn over de Vrije Universiteit die overgestapt is naar Microsoft Exchange en de Universiteit Utrecht die overgestapt is op Gmail, laten we twee specialisten aan het woord over de strijd tussen de twee grootmachten.

We bekijken het dilemma vanuit twee invalshoeken. Het eerste, pro-Exchange betoog, is afkomstig van Jonathan McCormick, COO bij Intermedia, een provider van hosted Exchange. Het tweede pleidooi is van Daniel Riley, vice president bij Gmail-leverancier Isos Technlogy.

Voor veel bedrijven gaat het bij de keus voor een hosted e-mailprovider om features en functionaliteit. Gebruikers die vaak gebruikmaken van BlackBerry en Outlook kiezen voor Exchange vanwege de bewezen betrouwbaarheid en ondersteuning. Hoewel Exchange perfect is voor deze en andere klanten is het belangrijk verder te kijken dan enkel features en functies. Hoe is de totale beleving?

Hosted Exchange is beschikbaar via verschillende partners die het aanbieden via hun eigen datacenter of direct via Microsoft. Er zijn verschillen te noemen tussen beide aanbieders, maar wat ze meestal gemeen hebben is een schat aan ervaring.

De volgende criteria vind ik het belangrijkst wanneer je Exchange en Gmail tegen elkaar afweegt:

* Het gemak van datamigratie: e-mails, gebruikers en contacten. Dit is het voornaamste obstakel wat bedrijven tegenkomen als ze besluiten voor hosted services te kiezen. Het is gemakkelijker opnieuw te beginnen dan naar een nieuwe dienst te transformeren. Een leverancier van Exchange heeft al jaren te maken met zulke vraagstukken. Ze bieden een geheel geautomatiseerd migratieproces (vaak gratis) dat alles wat jij in jouw e-mailomgeving geïnvesteerd hebt overzet naar de nieuwe situatie. Als je rondkijkt naar wat Google op dit gebied te bieden heeft, kom je al snel uit bij iets dat "self-service" heet.

* Gecertificeerde 24x7 support voor de tools van jouw bedrijf is afhankelijk van de software van BlackBerry en Microsoft. Als jouw organisatie sterk leunt op deze fabrikanten (en dat ook in de toekomst wil blijven doen), dan kan een hosted Exchange leverancier jou garanderen dat hun personeel RIM en Microsoft gecertificeerd is. Daarnaast is Outlook ontworpen met Exchange in gedachten, niet met Google Apps.

* Bewezen betrouwbaarheid. Goede hosted Exchange providers bieden meerdere datacenters met redundancy en meerdere Tier1 internetverbindingen. Zij garanderen 99,999% beschikbaarheid. Dat vertaalt zich terug in minder dan zes minuten downtime per jaar. Google kent weinig tot geen historie met zakelijk gebruik. Met de verbeteringen die in Exchange 2010 zijn doorgevoerd kan een provider 100 procent bescherming van data garanderen - nooit meer e-mails verliezen - zonder extra kosten te hoeven rekenen.

* Controle over de omgeving. Organisaties die overwegen gebruik te maken van online tools van Microsoft, kiezen waarschijnlijk ook voor Microsoft on-premise. Geavanceerde providers kunnen single sign-on diensten leveren voor de verschillende situaties (onpremise/online) en andere diensten die gebruikmaken van Exchange Active Directory.

Wanneer je goed naar bovenstaande criteria kijkt, zie je vanzelf dat de meeste argumenten neerkomen op service. Dit vertaalt zich terug naar added value voor je onderneming. Voor de meeste bedrijven - vooral firma's met kenniswerkers en andere gebruikers die moeten kunnen vertrouwen op communicatie - is Exchange de beste keuze.

De rubriek Tips & Tools biedt praktische informatie die IT-professionals in hun dagelijkse werk kunnen toepassen.