Stride

Stride host chatrooms, gedeelde bestanden, voice- en video chats voor jou en je collega's. Het is een gloednieuwe dienst, maar is al jaren gratis beschikbaar. Dat klinkt tegenstrijdig, maar het is gelukkig goed te verklaren. Stride is namelijk een nieuwe versie van HipChat, een online chatroom en file sharing dienst, die gelanceerd werd in 2010.

Atlassian biedt deze dienst aan als freemium-product sinds 2014 en het bedrijf kwam in september 2017 met een "nieuwe" dienst die voortborduurt op de features van HipChat.

Stride Free biedt gratis ongelimiteerde spraak- en videobel-features aan en gebruikers kunnen 5 GB aan bestanden online plaatsen en een chatgeschiedenis van 25.000 berichten maken.

Andere mooie features van Stride zijn de Actions and Decisions collaboration-tools. Gebruikers kunnen bepaalde berichten taggen met deze labels om zo makkelijk een overzicht te krijgen van belangrijke beslissingen die zijn genomen.

De normale versie kost je ongeveer 3 dollar per gebruiker per maand. Je krijgt dan de mogelijkheid gebruikers te managen en computers op afstand te besturen. Het delen van bestanden en het aantal berichten dat wordt onthouden is ongelimiteerd.

Appear.in

Wil je gratis chatten met acht collega's tegelijk zonder je te hoeven registreren? Dan is Appear.in dé tool voor jou. Houd er wel rekening mee dat je een pittig apparaat moet hebben om al die videostreams tegelijk te decoderen.

De dienst werkt vanuit je browser, maar er zijn ook stand-alone applicaties voor de desktop/laptop en smartphones (Android/iOS).

Als je betaalt voor deze dienst wordt het aantal gebruikers dat tegelijk in een chatsessie kan zitten verhoogd naar 12 dollar per maand. Het verkeer verloopt via een centrale server en wordt dan als een enkele videofeed aangeboden aan elke client waardoor je niet zo'n krachtige computer hoeft te hebben.

Appear.in richt zich vooral op videochats. Voor features als het delen van bestanden of werken met tekst zal je een andere tool moeten gebruiken.

Trello

Deze dienst heeft alle chat en document-management features aan boord die je kan verwachten van een collaboration-tool, maar dit zijn allemaal secundaire functies. Trello richt zich vooral op projectmanagement. Boards zijn projecten, Cards zijn taken en daar kan je weer berichten aan hangen. Voor het opslaan en delen van bestanden kan Google Drive, Dropbox, Box of OneDrive gebruikt worden.

Je kan de dienst zo instellen dat je notificaties op je mobiele app en/of webbrowser krijgt of per mail. Zo kan je makkelijk en snel zien of er iets is veranderd aan het project waarmee jij bezig bent. Daarnaast heeft de dienst ook een API die je kan gebruiken om Trello te integreren met Salesforce, Github, Evernote, Google Drive en meer. Deze worden Power-Ups genoemd.

De gratis versie geeft gebruikers de mogelijkheid oneindig veel boards, cards en leden toe te laten voegen. De bestanden mogen alleen niet groter zijn dan 10 MB en er wordt slechts één Power-Up per board meegemaakt.

De betaalde versie verwijdert deze limieten en geeft de gebruiker meer ondersteuningsopties en mogelijkheden om in te loggen. Denk aan single sign-on en two-factor authentication.

Asana

Geen fancy namen of metaforen in de terminologie van Asana. Groepeer taken in projecten en laat gebruikers teksten en bestanden toevoegen. Gebruikers kunnen zelf instellen waarover zij notificaties willen krijgen. Ten slotte kan je via Dashboards makkelijk en snel de status van een project bekijken.

Bestanden kunnen worden gelinkt vanuit Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive of kunnen zelf worden geüpload vanaf je eigen computer.

De gratis versie van Asana geeft gebruikers de mogelijkheid oneindig veel taken, projecten en conversaties aan te maken, maar met een maximum van 15 gebruikers. Voor 9,99 dollar per gebruiker per maand (of via een enterprise contract) kan dit aantal worden verhoogd en levert de dienst geavanceerdere dashboards, zoekfuncties, gebruikersmanagement en rapportages.

Google

Het is natuurlijk ook mogelijk om Google's gratis tools te gebruiken om zo een bonte verzameling collaborative tools te maken. Je begint met een persoonlijk Gmail-account voor elke gebruiker. In Hangouts kan je met 10 mensen tegelijk videochatten en zelfs met 100 mensen tegelijk chatten.

De Google Agenda kan gebruikt worden door verschillende mensen om afspraken te maken en bij te houden en in de office-applicaties van Google kunnen meerdere mensen tegelijk in het zelfde document (samen)werken. Het managen van toegang tot deze documenten is misschien wat lastig aangezien elke gebruiker z'n eigen lijsten en bijbehorende rechten moet bijhouden.

Google vraagt 5 dollar per gebruiker per maand voor G Suite, een combinatie van Gmail, Documenten, Drive, Hangouts en Agenda voor Bedrijven met een verzameling tools waarmee je wel makkelijk gebruikers, apparaten en data kan managen.

FramaCloud

Framasoft heeft een hoop online collaboration-tools gebouwd die allemaal gratis zonder registratie gebruikt kunnen worden.

Framacloud bestaat uit een tekst editor (Framapad), Spreadsheet (Framacalc), survey tool (Framaforms), een gedeelde agenda (Framagenda), een mind mapper (Framamindmap), Project planners (Framaboard en Framaestro), een lightbox voor het maken en delen van presentaties (Framaslides), een team chatroom (Framateam), een mailing list manager (Framalistes), een videoconferencing tool (Framatalk) en een plek om je bestanden te beheren en te delen (Framadrop).

Deze diensten zijn niet alleen gratis te gebruiken, maar ze zijn ook nog eens gratis als in freedom/open source. Dat betekent dat je de code kan downloaden en installeren op je eigen server en helemaal naar wens kan aanpassen.

Niet alle onderdelen van Framasoft zijn beschikbaar in het Frans, dus het helpt wel als je een klein beetje kennis hebt van de Franse taal, al kunnen wij melden dat je ook zonder deze kennis de tools goed kan gebruiken gezien er een standaard UI-ontwerp wordt aangehouden en wellicht dat je met de collaborative vertaaltool (Framalang) ook een heel eind komt.

Mochten deze tools je nou allemaal heel erg bekend voorkomen (veel overeenkomsten met Google), zou dat kunnen omdat de organisatie achter dit project ook verantwoordelijk is voor de "ontgoogle het internet"-campagne.

Dropbox

Dropbox, een collaboration-tool? Jazeker, vooral nu Dropbox Paper om de hoek komt kijken. Dropbox begon als dienst om bestanden in de cloud op te kunnen slaan en deze te synchroniseren op andere apparaten of met andere mensen.

Dropbox Paper voegt daar de mogelijkheid aan toe om notities aan deze bestanden te kunnen koppelen die door derden bekeken kunnen worden. Gebruikers kunnen notificaties krijgen als er wijzigingen worden gemaakt.

Het bedrijf biedt verschillende templates aan die kunnen worden toegevoegd aan de bestanden, van tekstuele commentaren tot audio- en videonotities.

Dropbox biedt gratis 2 GB opslagruimte aan en voor 9,99 per maand kan dit worden verhoogd naar 1 TB. Ook kan er een zakelijk abonnement worden afgesloten voor 12,50 dollar per gebruiker per maand.

InvisionApp

Een collaboration-tool voor designers. Maak wireframe-ontwerpen voor webpagina's en apps en visualiseer hoe deze functioneren. Deel ze met klanten en collega's en lees daarna de door hun toegevoegde feedback en commentaren.

Samenwerken gebeurt via een webcast waarin alle deelnemers kunnen tekenen op het scherm en hun feedback in het chatscherm ernaast kunnen plaatsen. Alleen de eigenaar van het originele ontwerpbestand kan uiteindelijk wijzigingen maken.

De gratis versie ondersteunt standaard een bord of prototype. Voor de betaalde versie moet 99 euro per gebruiker per maand worden betaald. Er zit dan geen limiet op het aantal boards en prototypes dat gebruikers kunnen maken waar vijf mensen tegelijk aan kunnen werken.

Twiddla

Twiddla is een supersimpele whiteboard-tool die kan worden uitgebreid met een serie complexe extensies. Maak diagrammen, voeg notities toe aan afbeeldingen en chat met collega's.

Je moet wel snel zijn, de gratis versie kan maar 20 minuten gebruikt worden met maximaal 10 mensen tegelijk. Vanaf 14 dollar per maand worden al deze limieten verwijderd en krijg je extra features als wachtwoordbescherming, voice conferencing en vanity URLs.

Slack

Slack is een echte hub geworden voor online collaboration-tools. Veel van de andere tools die wij genoemd hebben ondersteunen Slack-integratie als een extra feature en Slack zelf ondersteunt ook weer andere applicaties.

Slack is in de kern een serie groeps-chatrooms met tools waarmee men kan bepalen wie welke room kan afnemen. Daarnaast kan de chatgeschiedenis worden doorzocht evenals toegevoegde documenten.

Deze tools kunnen worden gebruikt in de vorm vaneen mobiele app of webinterface, en het is mogelijk samen te werken met andere organisaties die ook met Slack werken. Daarnaast kunnen er ook telefoon- en videogesprekken worden gevoerd en 5 GB aan data opslaan.

De gratis versie kan met maximaal 10 3rd-party diensten overweg en er kunnen maximaal 10.000 chatberichten worden doorzocht. Betalende klanten kunnen andere bedrijven uitnodigen in hun Slack rooms, single sign-on en two factor authentication-tools gebruiken. Tot slot kunnen betalende leden videochatten met z'n vijftienen en kan er 10 GB per persoon aan data worden opgeslagen.

Lees ook: 7 slimme trucs voor Slack