Ik had niet verwacht midden op een meer een belangrijke les voor op de werkvloer te leren, maar zo’n omgeving, weg van de bureaus en computers, bleek wel heel geschikt om mijn IT-team te confronteren met het harde feit dat communicatie minder te maken heeft met praten dan met begrijpen.

Tijdens het jaarlijkse tweedaagse bedrijfsuitje met mijn team, wilde ik me afgelopen jaar concentreren op het basale maar cruciale onderwerp Communicatie. Dat had ik besloten nadat ik een auteur had ontmoet die een lieve boterham verdiende door ondernemingen de stap te laten nemen van goed naar geweldig. Ik vroeg me af hoe ik dat kon vertalen naar mijn IT-groep en mijzelf; ik denk dat we goed zijn en dat we een heleboel dingen heel aardig doen, maar ik vind ons niet geweldig.

Ik begon ermee eens te kijken hoe er binnen mijn groep op elkaar werd gereageerd, en vervolgens vroeg ik feedback van de business. Mensen zijn nooit helemaal tevreden over het communicatieniveau in wat voor organisatie dan ook, maar nadat ik de boel eens had aangekeken en met een aantal mensen had gepraat, begreep ik dat we echt beter moeten leren communiceren als we een effectief team willen zijn dat de business bij ons werk weet te betrekken.

Waterfietsen

Het lukt nooit om iedereen zomaar meteen mee te krijgen in een idee als dit; we hebben allemaal gezonde ego’s, en toegeven dat je iets zo basaals aan jezelf moet verbeteren is moeilijk. Het bedrijfsuitje moest de eerste stap worden. Tijdens de voorbereidingen vroeg ik alle 17 leden van mijn team hun persoonlijkheid te laten testen bij een plaatselijk assessment bureau, waaruit naar voren kwam wat voor type communicator en teamspeler iemand is. Op basis van de resultaten zette ik tegengestelde types bij elkaar, en toen stuurde ik ze allemaal het meer op voor een waterfietsrace.

Degene die fietste kreeg een blinddoek voor; de ander kon zien en hoefde niet te trappen, maar moest voor de navigatie zorgen. In één boot raakte de navigator zo gefrustreerd doordat de fietser zijn gesproken aanwijzingen maar niet wilde begrijpen, dat hij opstond in de boot en begon te wijzen: “Daarheen! Dáárheen!” De conflicterende communicatiestijlen, en hoe die leiden tot verwarring en frustratie en zelfs ruzie, waren voor iedereen pijnlijk duidelijk.

Verbetering

Die oefening zette het probleem in het juiste perspectief, op een manier die ik zelf nooit voor elkaar had gekregen. In plaats van te concentreren op een algeheel gebrek aan communicatie, begonnen we te praten over wat individuele personen nodig hebben om iets te begrijpen, en wat er ontbrak aan onze communicatie. De eerste de beste dag na het avontuur op het meer was mijn team al bezig die nieuwe inzichten toe te passen op oude problemen. Een voorbeeld was de neiging van onze mensen om hun urenregistratie te laat in te leveren, wat een gevoelig punt voor me was. Er kwamen altijd weer mensen te laat mee aanzetten, hoe vaak ik ook benadrukte dat het belangrijk is die dingen op tijd in te leveren. Nu stonden er mensen op die zeiden dat we het probleem met de urenregistratie op verschillende manieren moesten uitleggen zodat iedereen de boodschap begreep en zich aan de afspraken zou gaan houden. De details van dat idee hebben we later uitgewerkt en nu is de urenregistratie geen probleem meer.

Sindsdien zie ik voortdurend resultaten van onze verbeterde communicatie in alle projectbesprekingen. Als een team nu vastloopt, begrijpen de leden dat er een bepaald perspectief ontbreekt, een afwijkend stemgeluid, en ze gaan dan op zoek naar anderen die kunnen bijdragen aan een oplossing, in plaats van te vervallen in eindeloze discussies die nergens toe leiden.

We zullen wel altijd aan onze zachte vaardigheden zoals communicatie moeten blijven werken, maar ik denk dat, door te focussen op begrijpen in plaats van praten, we een heel goede basis hebben om ons te kunnen ontwikkelen tot een geweldige IT-organisatie. Als we komend jaar weer op het meer zitten, verwacht ik dat we met zijn allen in recordtijd over de streep gaan. Bron: Techworld