Je kunt twee dingen doen: je de haren uit het hoofd trekken en voor of na je burn-out een andere baan gaan zoeken, of je vermaken met en leren van je fouten. Of bij voorkeur de fouten van anderen, natuurlijk, want die zijn niet alleen leuker, maar er zijn er ook meer van. Na het succes van deel 1 hebben we een nieuwe reeks inspirerende highlights voor je verzameld.

1. Slecht inkoopoverzicht

“Oliver, ken jij iemand met een palletwagen?” Op deze vraag zit je nou niet bepaald te wachten tijdens je Cruesli laat in de zaterdagochtend. Dit telefoontje voorspelt niet veel goeds. Je zou dus het beste instinctief “Nee” kunnen antwoorden en het daarbij laten. Maar je nieuwsgierigheid wint het altijd, dus stel je de onvermijdelijke vraag: “Waarom?”

Probleem: Het hoofdingrediënt van deze formule voor ellende is een offsite datacentrum, dat nog grotendeels onder constructie is. Een deel van de bekabeling is af, dus is het tijd om het skelet van het datacentrum uit te bouwen: rekken, UPS’en, kabelmanagement, elementair toezicht. Met andere woorden: vandaag verdient APC 300.000 dollar. Het probleem is dat het IT-personeel de aankopen niet kan doen. Ze kunnen alleen maar verzoeken indienen. Verzoeken worden goedgekeurd en geïmplementeerd door de inkoopleider, een bonenteller die toevallig even technisch is ingesteld als Birgit Schuurman (maar niet half zo sexy). De items worden gekocht op onderdeelnummer, en omdat de inkoopleider de bestelling veel te lang had laten liggen vroeg hij of het de volgende dag nog kon worden afgeleverd (waarmee hij nog wat extra duizendjes toevoegde aan een budget dat toch al te hoog was).

Dus: de inkoopleider heeft getekend voor de APC-levering voor de volgende dag. En wat doet APC? Nou, die stuurt een vrachtwagen die de volgende ochtend al op het bouwterrein arriveert – toevallig een zaterdag. Geen leidinggevenden, geen personeel, zelfs geen bouwvakkers. Alleen maar een beveiliger die iemand wist op te bellen die op zijn beurt weer mijn vriend had gecontacteerd. Deze vriend bevindt zich twee Amerikaanse staten verderop en belt nu iedereen die hij kent in New Jersey om een palletwagen te vinden die zijn IT-apparatuur ter waarde van $300.000 kan redden die nu buiten op een laadperron staat. In de regen.

Gevolg: Een nog groter gat in het budget doordat er met spoed lokale verhuizers aan te pas moesten komen om alle spullen naar binnen te brengen. De apparatuur werd gered, maar de budgetanalyse was geen pretje.

Moraal: Als je een flinke som geld aan gespecialiseerde apparatuur besteedt, zorg er dan voor dat de bestelling gevolgd wordt door iemand die begrijpt wat er wordt ingekocht – het maakt niet uit of die persoon de bestelling ook daadwerkelijk kan plaatsen. Begrijpt hij het niet, zorg dan dat hij het leert begrijpen – en dat mag best wat kosten.

2. De schoonmaker heeft het (weer) gedaan

Stof hoopt zich overal op. Zelfs in serverruimtes met kunststof vloeren, gladde zwarte rekken en hopen ventilatoren. Zelfs de beste mensen van DARPA kunnen het niet verklaren. Wat ze ook niet kunnen verklaren is waarom kantoren hun schoonmakers toegang verlenen tot kritieke serverruimtes tijdens uren waarop er geen toezicht is.

Probleem: Sommige schoonmakers begrijpen dat de zoemende, flikkerende dozen met rust moeten worden gelaten. Maar soms, zoals in dit geval dat door lezer D. Lartner werd ingestuurd, zien schoonmakers niet alleen stofnesten rond de serverrekken, maar ook erin. En dan maken ze de rekken open, zien servers met hun gedeeltelijk open kasten, en kleine op- en neerbewegende stofdeeltjes omdat de systeemadministrator meer interesse had in donuts dan in het schoonhouden van zijn machines.

Dus de schoonmakers doen wat schoonmakers doen. Ze maken schoon. Rond de rekken, in de rekken, en in de servers. Met Glassex. Floep.

Gevolg: Een nieuw schoonmaakteam (dat vond ik niet fair), een stevig woordje met de systeembeheerder, en een nieuw schoonmaakschema waarbij de serverruimte alleen wordt schoongemaakt als er ook andere mensen op kantoor aanwezig zijn.

Moraal: Twee, deze keer. Ten eerste: schoonmakers krijgen altijd de schuld omdat iedereen een zondebok nodig heeft. Ten tweede: verwacht niet dat iedereen evenveel van elektronica af weet als jij – ook al lijkt het allemaal zo logisch.

3. Boegbeelden kunnen je schaden

Weer een kwestie van leidinggeven. Volgens een lezer die liever anoniem wil blijven was er ooit een vice-president informatietechnologie, van het type MBA, niet zo’n technische. Hij is een fan van vergaderingen, maar weet nooit wat er op deze vergaderingen gezegd wordt omdat je aan geeks niet veel hebt tenzij je de juiste vragen stelt – en suiker en Red Bull meebrengt, of een stripper. Dus besluit hij de boel zelf in de hand te nemen en schrijft hij zich in voor een aantal online Exchange-beheerlessen. Niks mis mee, behalve dat hij het voor zichzelf houdt omdat hij geen gezichtsverlies wil lijden. Slim hoor.

Probleem: Dit is waar de echte Exchange-admin de fout inging. Hij had een spreadsheet met toegangswachtwoorden in zijn bureaulade liggen en had dat aan zijn baas verteld – dat kon geen kwaad, toch? Fout. Nadat hij zich een weg door Exchange Management 201 had gebaand, gebruikte de VP een wachtwoord uit het bureau van de admin en nam eens een kijkje in de serverstatistieken. Daar zag hij dat de berichtenopslag van Exchange op meer dan 65 procent draaide. Een groot probleem, besloot hij, want zijn leraar zei dat de best practices altijd 50 procent of minder voorschrijven.

Zich niet realiserend dat het huidige Exchange-team routinematig de berichtenopslag tot 70 procent laat oplopen (dan krijgen ze een automatische waarschuwing en beginnen ze in bestanden te snoeien), besluit meneer de VP dat hij dit probleem helemaal zelf op gaat lossen en ze er dan tijdens de volgende personeelsvergadering op zal wijzen. Allereerst snoeit hij alleen op datum, waardoor hij een aantal gig aan e-mails verwijdert die mensen nog steeds nodig hebben. Dan verschaft hij zich toegang tot de mailboxen van een aantal senior executives en kan hij zich niet bedwingen om eens rond te snuffelen waar hij beter weg zou kunnen blijven. Blijkbaar hadden ze het in zijn huidige Exchange-curriculum nog niet over audit trails gehad.

Enfin – dit alles doet natuurlijk alle alarmbellen afgaan in de auditlogs die het echte Exchange team gebruikt om uit te vinden wat er met die 2GB aan zoekgeraakte e-mails is gebeurd. Ze kwamen even vast te zitten, doordat hij gebruik maakte van de inloggegevens van iemand anders, maar een beetje social engineering leidde later op de dag alsnog naar de VP.

Gevolg: De VP werd ontslagen – niet voor het kwijtmaken van de e-mail, maar voor het rondsnuffelen buiten zijn loongroep. De senior Exchange-administrator werd berispt vanwege de spreadsheet met wachtwoorden. De volgende VP technologie had zowel een MBA als een informaticadiploma op zak.

Moraal: Een senior IT-executive moet veel bedrijfskennis hebben, maar ook wat technische kwaliteiten – en misschien ook wat integriteit.

4. Datacentrum op slot?! Laat mij maar even

Hier een geval van brutale hardwarediefstal, ingestuurd door een andere anonieme lezer. Volgens de lezer werden “we opgeroepen om een volledig datacentrum vanaf tape te herstellen omdat de klant zei dat zijn harde schijven verdwenen waren.” Verdwenen ja. Het lijkt erop dat het management had besloten dat de kantoormanager toegang moest hebben tot elke ruimte in het kantoor. Dat wil zeggen: de kantoormanager had net zo lang gezeurd dat het management haar gemopper uiteindelijk zat werd en akkoord ging.

Probleem: Dit bedrijf maakte een aantal overuren aan de oostkust van Amerika omdat het klanten had aan de westkust en in Azië. De nacht voordat onze ongelukkige lezer bij deze herstelpoging werd betrokken, liep er een reparatietechnicus het kantoor binnen met een gereedschapskist en een golfshirt met daarop het logo van het vaste support-bedrijf van de organisatie. Hij zei dat hij een van de servers moest upgraden en had zelfs een “werkopdracht” bij zich met daarop de handtekening van één van de bazen. De kantoormanager keek vluchtig naar de werkopdracht en maakte de serverruimte voor deze meneer open zodat ze snel haar telefoontje af kon maken. Ze maakte zich geen zorgen omdat de werkzaamheden buiten vaste kantooruren meestal om de telefoon draaiden, en niet de pc’s. Au.

De ‘techniscus’ wandelt zo’n drie kwartier later weer naar buiten, glimlacht en verzekert de kantoormanager dat alles nu in orde is. Dan vertrekt hij. Een paar minuten later probeert iemand toevallig zijn e-mail binnen te halen en komt erachter dat de server plat ligt. De kantoormanager belt boos het support-bedrijf om te eisen dat ze de technicus terugsturen. Zo komt ze erachter dat bedrijf helemaal geen technicus heeft gestuurd. Het werk wordt stilgelegd omdat support zegt dat ze pas de volgende ochtend iemand langs kunnen sturen. Het ziet er somber uit.

Voordat dat gebeurt besluit een handige medewerker die ook wel de interne desktopondersteuningsgoeroe wordt genoemd ’s ochtends zelf eens een kijkje te nemen. Geen wonder dat de boel plat lag: de harde schijven, CPU’s, en in sommige gevallen het RAM waren netjes uit elke server verwijderd, en blijkbaar in de gereedschapskist van de dief geplaatst.

Dat is een groot probleem wanneer de echte technicus van het ondersteuningsbedrijf uiteindelijk langskomt, want 1) zonder vervangende hardware kan hij niet veel doen, en 2) de kantoormanager en de baas beginnen zich af te reageren op de technicus, ook al was de “werkopdracht” overduidelijk een vervalsing met een handtekening die niet eens leek op die van de baas – iets wat de kantoormanager zou hebben opgemerkt als ze beter had gekeken. Die conversatie escaleert in een telefoongesprek met de baas van de technicus, wat meteen leidt tot een ontbinding van de support-overeenkomst. Vervolgens deed men een beroep op het ondersteuningsbedrijf van onze lezer, omdat het een van de weinige in de omgeving was dat reserve-onderdelen en servers op voorraad had.

Gevolg: Twee dagen storingstijd, terwijl de servers opnieuw werden gebouwd of vervangen en dan vanaf tape werden hersteld. Er gebeurde niets met de kantoormanager, behalve dan een hartig woordje. Maar het bedrijf stelde een streng beleid op waarin werd aangegeven wie toegang mag hebben tot de serverruimte en waarom.

Moraal: Als je iets van waarde moet beschermen, heb je meer nodig dan alleen een slot. Je moet de sleutels beheren.

5. Groen is geweldig, behalve in je gezicht

Dit kwam van een systeembeheerder die voor één van onze consulterende klanten werkte. Een senior exective ging helemaal op de groene toer. Alles moest worden gerecycled, waaronder oude pc’s. Helaas liet hij in plaats van met alle afdelingsvertegenwoordigers te overleggen een team van vriendjes de taakverdeling doen. Dit betekende dat een niet-IT-er de baas was over pc-hardwarerecycling.

Laten we eerlijk blijven: de man deed zijn werk. Hij belde een lokaal bedrijf dat degelijk geconfigureerde gebruikte pc’s in lokale scholen plaatst. Ze worden zelfs opgehaald; het enige verzoek is dat de harde schijven volledig gewist zijn zodat hun vrijwilligers studentenversies van Windows kunnen installeren.

Probleem: Het plan ziet er goed uit. Zodra een lading computers te oud wordt, worden er nieuwe aangeschaft en gaan de oude de recyclebak in. Helaas zijn de IT-ers van het bedrijf met hun aandacht bij een aanstaande hardwaremigratie, en daardoor meer geïnteresseerd in de nieuwe computers dan in het wissen van de oude. Dus stapelen ze de oude op in de opslagruimte beneden, naast een laadperron met een bordje waarop staat “Recyclemateriaal”. Wat er eigenlijk op had moeten staan is: “Afblijven totdat wij het zeggen, of anders...”

De niet-IT executive ziet de lading pc’s staan en vraagt of ze in het weekend kunnen worden opgehaald. Op maandag zijn alle pc’s verdwenen, maar de IT-ers zijn zo druk met de nieuwe spullen dat ze het pas dinsdagmiddag opmerken.

Gevolg: Deze arme zielen moesten de pc’s helemaal tot aan het verwerkingscentrum opsporen, ze terugvinden tussen een paar honderd andere computers, en daar alsnog de harde schijven wissen. Dat, of er volgt ontslag.

Moraal: Als je je zorgen maakt over lokale gegevensbeveiliging, stamp je prioriteiten dan ook in de hoofden van je IT-personeel. Misschien moet je zelfs wat koppen laten rollen om het duidelijk te maken.

Heb je zelf ook horrorverhalen, stuur ze op naar [email protected] Bron: Techworld