Maar als ik dezelfde vraag stel over internet en e-mail, dan denk ik dat de meeste mensen het roerend met elkaar eens zijn: Als alle messaging systemen van je bedrijf down gaan en de werknemers dus niet meer kunnen communiceren, niet intern met collega’s en niet extern met klanten, dan kun je ze net zo goed naar huis sturen.

In de afgelopen 15 jaar is de manier waarop men in bedrijven communiceert anders geworden, en dus is de functie ervan ook veranderd. Telefoons, faxen en brieven zijn allemaal belangrijk, maar ze zijn niet meer onmisbaar om je bedrijf in bedrijf te houden.

Maar het moge duidelijk zijn dat Microsoft Exchange wel degelijk onmisbaar is, daar is iedereen die het gebruikt het over eens. Daarom is het belangrijk dat beheerders deze server goed in de gaten houden, zodat ze storingen in een vroeg stadium kunnen opmerken. Beheerders moeten klaar zijn voor een probleem voordat het zich voordoet. Dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat zelfs de lagere admins het probleem kunnen herkennen, ook al mogen ze er niets aan doen.

Microsoft SCOM

Om je bedrijf in bedrijf te houden moet je dus een goede monitoring tool hebben. Als een echte Microsoft-aanhanger denk ik natuurlijk direct aan System Center Operations Manager, ofwel SCOM, dat voorheen bekend stond als MOM. Ondanks mijn slechte ervaringen met de System Center tools in het algemeen (praat me niet van mijn Data Protection Manager nachtmerrie), heb ik een lichte voorkeur voor SCOM, vanwege mijn positieve ervaringen met het werken met MOM. SCOM is een stevige monitor, en je kunt er managementpakketten van installeren voor je verschillende servers (zoals Exchange) waardoor je Exchange beter in het oog kunt houden.

Maar toch heb ik alleen maar een lichte voorkeur voor SCOM, omdat SCOM nog steeds veel te complex is. Eigenlijk wil ik een monitor waar je niet uitgebreid voor hoeft te hebben gestudeerd om hem te kunnen inzetten. En daarin sta ik niet alleen. Veel organisaties hebben moeite met SCOM als gevolg van die complexiteit.

Een typische uitrol van SCOM kan een paar weken, of zelfs langer duren, voor een organisatie met een paar honderd mailboxes. Dit is dan probleem voor de echt grote organisaties, maar in de kleinere heeft men daar over het algemeen geen tijd voor, geen geld, en geen personeel. SCOM mag dan erg aantrekkelijk lijken als je alleen kijkt naar de kosten van de software, maar je moet ook kijken naar de totale kosten die gemoeid zijn met het implementeren ervan en in de moeite die het kost om je personeel er mee te leren werken.

Op het eerste gezicht lijkt SCOM goedkoop, omdat je de Operations Manger server kunt inzetten voor iets meer dan 500 dollar. En voor iets minder dan 1500 dollar kun je SCOM 2007 R2 met SQL inzetten. Maar daarbij moet je wel bedenken dat SCOM 2007 R2 een Windows Server licentie vereist voor elke management server en een management licentie voor elke beheerd besturingssysteem; je moet ook betalen voor elke server die je monitort.

En elke keer dat ik met SCOM werk, vraag ik me weer af of het eerste lijns contact van je een organisatie – meestal de helpdesk – wel met SCOM overweg zal kunnen. Zal de gemiddelde helpdeskmedewerker in staat zijn om te werken met wat je gaat gebruiken? Mijn ervaring leert me dat dit niet geldt voor SCOM. SCOM is ontworpen voor de back-end beheerder. Zelf vind ik het een heel begrijpelijke en overzichtelijke tool, maar dat wil niet zeggen dat het makkelijk en recht uit de doos is in te zetten. En het is zeker niet de juiste tool voor die eerste lijns helpdeskmedewerkers, die monitoring nodig hebben om problemen met Exchange al in een vroeg stadium op te merken (net als problemen met andere servers trouwens).

Mailscape: veel simpeler en net zo goed

Onlangs kwam ik een product tegen dat een andere benadering heeft bij het beheren van de email servers. Deze Exchange managment tool heet Mailscape en wordt ontwikkeld door ENnow, een consutancy-bedrijf dat bedrijven helpt met het implementeren van of migreren naar de meest recente versie van Exchange.

Ik was blij verrast door Mailscape – hoewel ik moet toegeven dat een van de redenen daarvoor was dat het dashboard er heel mooi uitziet; het doet denken aan Star Trek met zijn rode en groene lichtjes. Je kunt nooit verkeerd gaan met rode en groene lichtjes, omdat daarmee iedereen direct weet als er dingen goed gaan (groen), als het minder gaat (geel) of als het echt verkeerd loopt (rood).

Naast dat mooie dashboard, waarop de beheerder snel kan zien of er een probleem is, waardeer ik dat Mailsscape een probleem direct identificeert. Je hoeft alleen op het lapmpje te klikken om meer details boven water te halen. Iedereen kan zien dat er een probleem is, en wat dat probleem precies behelst. ENow zegt dat Mailscape zelfs in de grootste organisaties binnen een paar uur is in te zetten.

De layout van het dashboard bevat de belangrijkste onderdelen van het mail-systeem, samen met een paar andere gebieden, zoals het besturingssysteem en Active Directory. Net als SCOM voert Mailscape transacties uit waarmee wordt bekeken of de belangrijkste taken van Exchange goed worden uitgevoerd. Dan heb ik het over taken als Outlook Web Access, ActiveSync, Outlook Anywhere, BlackBerry en het afleveren van mail. Als een van deze tests negatief uitvalt, dan gaan er gele of rode lampjes branden op het dashboard en kan de beheerder direct actie ondernemen.

Rapportage

Naast dat Mailscape eenvoudig en makkelijk is in het gebruik, heeft het ook nog een prima rapportage functie. Standaard wordt er op 165 manieren gerapporteerd, en die kun je aanpassen en op talloze manieren bij de gebruikers afleveren. Je kunt ze op allerlei manieren samenstellen, met vrijwel alle objecten uit Active Directory. Daarnaast kun je de Active Directory filters weer verbinden met andere objecten, zoals mailboxes, databases, servers en mobiele apparaten. Rapporteren over inactieve Blackberries aan een manager is bijvoorbeeld een fluitje van een cent.

Veel rapportageproducten maken het mogelijk om je rapporten te versturen via email. Dat kan ook met Mailscape, maar hierin kunnen mensen jouw rapportages ook nog bekijken in hun eigen dashboard. Die dashboards worden automatisch geüpdatet, zodat je nieuwe rapporten niet meer apart hoeft te verzenden. Op deze manier wordt iedereen voorzien van alle informatie die hij of zij nodig heeft.

We zijn natuurlijk benieuwd hoe jij je Exchange-omgeving monitort. Wat vind je van je huidige tools?

Bron: Techworld