Exchange 2010 is de opvolger van Exchange Server 2007. Het is één van de eerste producten die Microsoft klaar heeft van de 2010 producten in de Wave 14 serie. De speerpunten van dit product zijn lagere kosten in communicatie, productiviteitsverhoging voor de eindgebruiker en verbeterde mogelijkheden van e-mailarchivering. Ook is Exchange Server 2010 helemaal ontworpen voor zowel gebruik binnen bedrijven als in ‘the clouds’, als een Online Service. Omdat het nu nog een bèta product is, zijn wijzigingen in de toekomst te verwachten, maar dat zullen alleen nog kleine aanpassingen zijn. Begin 2010 wordt de definitieve release van Exchange Server 2010 verwacht. In dit artikel gaan we in op de gevolgen die deze nieuwe versie heeft voor het gebruik in bedrijven, bijvoorbeeld voor de lange termijnplanning.

Beheertools

Na het installeren van Exchange Server 2010 zullen veel Exchangebeheerders opgelucht ademhalen. De Exchange Management Interface is in de basis namelijk bijna hetzelfde gebleven als bij Exchange Server 2007, dit in tegenstelling tot de enorme veranderingen na Exchange Server 2003. De server rollen Client Access, Hub Transport, Mailbox en Unified Messaging zijn nog steeds aanwezig. Ook ongewijzigd is de visie van Microsoft op PowerShell. Exchange Server 2010 maakt wel gebruik van versie 2.0 van Powershell en die heeft de mogelijkheid om, net als de Exchange Management Console, Exchange op afstand te beheren.

Wat is er dan wel gewijzigd? In Exchange Server 2010 is een mogelijkheid aangebracht om meerdere forests zoals Microsoft Exchange Online toe te voegen binnen één Exchange Management Console. Dit alles past in de visie om Exchange Server zowel binnen als buiten organisaties toe te passen.

High-Availability

Op het eerste gezicht zijn er dus geen schokkende veranderingen in het beheer. Maar bij nader onderzoek van de server rollen blijkt dat de databases in de Exchange Management Console niet meer zichtbaar zijn in het server niveau. Deze zijn verplaatst naar het organisatie niveau. Ook zijn de Storage Groups verdwenen. Deze laatste aanpassing is niet echt verrassend, aangezien bij Exchange Server 2007 al het advies was om een Storage Group en een database één op één aan te maken. Bij een high-availability optie zoals Local Continuous Replication (LCR), Cluster Continuous Replication (CCR) en Single Copy Clusters (SCC) is dit namelijk vereist. LCR heeft een zeer kort bestaan gehad, want dat is niet meer aanwezig in Exchange 2010. CCR en SCC zijn samengevoegd tot een nieuw clustervorm, genaamd Database Availability Group (DAG). DAG heeft als grootste voordeel dat er met slecht twee servers al een high-availability oplossing gemaakt kan worden. Ter vergelijking: bij Exchange Server 2007 waren vier servers nodig voor een vergelijkbare oplossing. Daarnaast hoeft er bij de implementatie van een DAG, geen Failover Clustering meer te worden geïnstalleerd. De cluster wordt nu door Exchange zelf geconfigureerd. Het instellen van een DAG kan worden aangemaakt vanuit de Exchange Management Console en is dus erg eenvoudig geworden.

Storage

De vraag naar High-availability oplossingen voor Exchange en grotere mailboxen groeit, als gevolg van de explosieve groei in e-mailverkeer. Daarom is er meer opslagruimte nodig en dat is er weer behoefte aan goedkope opslag. Door een drastische vermindering in IO verkeer tot wel 50%, kunnen nu ook SATA schijven worden gebruikt voor opslag. Als deze gecombineerd worden met een Database Availability Group over meerdere servers, kunnen de harde schijven ook zonder RAID configuratie worden gebruikt. Een dergelijk gebruik van harde schijven wordt ook wel JBOD genoemd, oftewel Just a Bunch Of Disks. Met deze oplossing liggen de kosten voor opslag flink lager, zonder dat er compromissen gesloten hoeven te worden over de beschikbaarheid.

E-mail functies

Wat betreft de functionaliteiten voor de eindgebruiker kunnen we op dit moment alleen de nieuwe functionaliteiten bekijken in Outlook Web Access, aangezien Outlook 2010 nog niet beschikbaar is. Na het inloggen valt direct op dat de berichten zijn gesorteerd op basis van de conversatie in plaats van op datum. De manier van sorteren op conversatie is grondig verbeterd doordat de onderlinge samenhang van de berichten in één opslag duidelijk zichtbaar wordt gemaakt. Deze nieuwe weergave moet gebruikers helpen orde aan te brengen in een steeds groter groeiende Inbox. Een gebruiker kan zich ook afmelden van een conversatie, zodat eventuele replies op een bericht niet meer worden getoond.

Ook nieuw is dat bij het opstellen van een bericht MailTips worden weergeven. Dit zijn waarschuwingen dat bijvoorbeeld een geselecteerde mailgroep waar het bericht naar verzonden gaat worden een groot aantal mailboxen bevat. Of je wordt gewaarschuwd dat de ontvanger een Out of Office bericht heeft ingesteld. Voor verzending van het bericht ontvangt de zender dan een preview. Het is een goed waarschuwingssysteem om overbodige communicatie te voorkomen.

Exchange Control Panel

Onder de knop Options komt de gebruiker terecht in het Exchange Control Panel (ECP). Het ECP is bedoeld als Self Service Tool. De gebruiker kan hier veel zaken zelf regelen, waar voorheen de Administrator of Outlook voor nodig was. Het ECP is onderverdeeld in zes logische categorieën. De onderdelen Account, Groups en Phone hebben de meeste nieuwe functionaliteiten gekregen. Bij Account kan de gebruiker nu zijn eigen contactinformatie bijwerken zoals adresgegevens en contactgegevens. In het onderdeel Groups kan de gebruiker zich aan of afmelden van distributiegroepen. Vanuit Exchange kan per groep worden aangegeven of hier nog een acceptatie voor nodig is en wie die mag geven; bijvoor beeld een afdelingshoofd.

De grootste aanpassingen komen voor in het onderdeel Phone. Het is met Exchange 2010 nu mogelijk om een persoonlijke Auto Attendant in te stellen in het onderdeel voicemail opties. Hiermee kan de gebruiker bepalen wat er met binnenkomende telefoontjes gebeurt wanneer hij of zij deze niet beantwoordt. Op basis van tijd en nummerherkenning worden telefoontjes dan bijvoorbeeld automatisch doorgeschakeld naar een mobiele telefoon, voicemail of collega.

Nieuw in het onderdeel Phone is verder Text Messaging. De gebruiker kan sms-berichten versturen vanuit Outlook of Outlook Web Acces. Deze berichten worden dan door Active Sync via de eigen mobiele telefoon verzonden. Er kunnen ook sms notificaties worden ingesteld op basis van afspraken in de agenda of binnengekomen voicemail-berichten.

Spraakherkenning

Er is in Exchange 2010 duidelijk verder gewerkt aan de spraakfunctionaliteiten. De mogelijkheid in Exchange 2007 om te bellen en spraakgestuurde e-mail berichten te laten voorlezen of agenda items te verplaatsen, was al verbluffend. In Exchange 2010 is spraakherkenning ook in het Nederlands beschikbaar. Nog een nieuwe functionaliteit is dat voicemailberichten nu ook omgezet kunnen worden naar tekst, een handige functionaliteit die het mogelijk maakt om tijdens een vergadering ongemerkt alvast een preview te krijgen van wat er is ingesproken. Als Exchange is gecombineerd met Office Communications Server, worden er bij een naar tekst vertaald spraakbericht ook Smart Tags zichtbaar. Door een Smart Tag bij een naam in het bericht aan te klikken, kan bijvoorbeeld direct een conversatie worden opgebouwd. De Smart Tags geven ook de beschikbaarheid van collega’s aan en dus op welke manier de conversatie het beste kan worden gevoerd, zoals per e-mail, chatbericht of gewoon door te bellen. Deze en overige functionaliteiten van Communicator worden ook weergegeven in Outlook Web Access. Het voordeel hiervan is dat een mobiele werknemer slechts een browser nodig heeft voor e-mail en chatfunctionaliteiten.

Archiefmailbox

Naast de mogelijkheden die nu al zichtbaar zijn in Outlook Web Access, zijn er nog andere nieuwe functionaliteiten te verwachten in Outlook 2010. Het gebruik van een archief mailbox is hiervan de belangrijkste. In plaats van gebruik te maken van PST bestanden, die bij de gemiddelde ICT medewerker de nodige nachtmerries veroorzaken, kan de gebruiker nu zelf zijn e-mails archiveren in een aparte e-mailbox. Deze archief e-mailbox wordt in Outlook op dezelfde wijze weergegeven als bij gebruik van een PST bestand. In plaats van lokaal, staat de data nu echter op de server. Reeds bestaande PST bestanden kunnen zowel door de gebruiker of automatisch worden verplaatst naar de archief mailbox.

De archief e-mailbox is gekoppeld aan de reguliere e-mailbox en heeft bijna dezelfde functionaliteiten. Beide e-mailboxen worden gebruikt bij een zoekopdracht zowel in Outlook als in Outlook Web Access. Het verschil is dat de archief e-mailbox niet gecached wordt en dus niet offline is te gebruiken. Een gemiste kans bij dit nieuwe concept om van PST bestanden af te komen, is dat beide e-mailboxen in één database staan. Hierdoor kan er geen onderscheid worden gemaakt in snelheid en mate van beschikbaarheid.

Outlook Protection Rules

Bij het versturen van e-mailberichten kan gebruik worden gemaakt van Outlook Protection Rules. Twee functionaliteiten hiervan is dat ten eerste een e-mail zondanig wordt beveiligd dat deze niet door een administrator is te lezen. Dit is vooral interessant als er gebruik wordt gemaakt van hosted service zoals Exchange Online. Ten tweede kan worden aangeven dat een e-mailbericht niet mag worden doorgestuurd. Exchange zorgt er voor dat dit daadwerkelijk niet gebeurd en dat het bericht binnen de organisatie blijft. Deze service is ook te gebruiken met voicemail berichten.

Deze en nog veel beveiligingsopties zijn beschikbaar geworden omdat RMS (Right Management Service) is geïntegreerd in Exchange 2010.

Doelen gehaald

Met al deze nieuwe functionaliteiten in Exchange 2010 (Beta) heeft Microsoft zijn doelen ruimschoots gehaald. De lagere kosten in communicatie worden gerealiseerd door goedkopere opslagcapaciteit en efficiënter gebruik van de voicemail functionaliteit. De productiviteitsverhoging wordt met het Exchange Control Panel gehaald en de e-mail archivering wordt verbeterd met de archief e-mailbox.

Na installatie van Exchange 2010 zijn niet direct schokkende veranderingen te zien. Pas bij nadere beschouwing is een geheel nieuw product te zien. Wil je op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen van Exchange 2010? Kijk dan regelmatig op het blog van het Microsoft Exchange ontwikkelteam.

Yvo Verbeek is productmanager en trainer besturingssystemen en netwerken bij ICT-opleider Compu’Train Bron: Techworld