Bijna iedereen gebruikt Microsoft Office. Er zijn ook niet zoveel alternatieven. OpenOffice is gratis en redelijk compatible met de bestandsformaten van Word. WordPerfect Office X8 is nog steeds op de markt, onder de vlag van het Canadese Corel. Maar WordPerfect, ooit de onbetwiste marktleider in Nederland, was destijds te laat met een Windows versie en toen die versie er eenmaal was bleek het een zeer buggy versie te zijn. Word versloeg WordPerfect, Excel versloeg Quattro Pro en de andere onderdelen die geleidelijk aan de Office suite werden toegevoegd maakten Office 2016 vrijwel onverslaanbaar.

Toch ben ik nooit een fan geworden van de latere Office versies. Ik heb nog steeds Office 2003 op mijn PC staan en werk er liever mee dan met Office 2016, waarvoor ik ook een licentie heb. Zo starten Word en Excel 2003 veel sneller op. Met Excel 2003 kun je meer bestandsformaten exporteren. Office 2003 heeft in tegenstelling tot Office 2016 een help-bestand dat werkt zonder internetverbinding. De traditionele menu's zijn logischer en sneller door te bladeren dan de indeling in de ribbon in Office 2016.

Een voorbeeld van dat gebrek aan logica: in Excel verwacht ik dat je onder de tab Invoegen (net als in het Office 2003 menu Invoegen) een regel of kolom kan invoegen. Niet dus. Dat zit ergens verborgen onder de Start tab, vond ik na lang zoeken. Office 2016 en ik zullen dus niet gauw goede vrienden worden. Maar hierop heb ik nu een uitzondering gevonden en die heet OneNote 2016.

Weg met het papieren kladblok!

Ik werk al jaren als volgt (ik ben benieuwd of mijn werkwijze min of meer herkenbaar is). Veel aantekeningen maak ik op papier dat het dichtst bij ligt. Een gebruikte envelop bijvoorbeeld (ik ben erg tegen verspilling van papier....). Van tijd tot tijd gooi ik weer wat beschreven papier bij het oud papier en af en toe realiseer ik me dat ik ergens in de marge nog iets gekrabbeld had waar ik nog iets mee moest. Dan vis ik die envelop weer even uit de oud papierbak. Klanten waar ik op bezoek ben gebruiken daarvoor vaker een schrijfblok, maar het idee is hetzelfde. Gezien mijn handschrift is deze werkwijze niet de handigste. Daarom probeer ik zo vaak mogelijk er voor te kiezen om aantekeningen te maken in een computerbestand. En daar begint het probleem.

Het meest voor de hand liggend is het software-neefje van het kladblok, schrijfblok of de oude enveloppen. Bij mij is dat Textpad, een teksteditor met veel extra mogelijkheden. Dus staat een aantal mappen op mijn PC vol met .txt bestandjes met uiteenlopende onderwerpen. Andere aantekeningen staan in Excel spreadsheets, vooral als het een vergelijking betreft, bijvoorbeeld als ik een product wil gaan kopen en de mogelijkheden (prijzen, hyperlinks naar specificatie en zo) bij elkaar wil zien.

Soms zijn het ook afbeeldingen. Of bewaarde html pagina's. Voor wat meer opmaakmogelijkheden zou ik ook losse Word bestanden kunnen gebruiken. Maar het blijft rommelig - of veel bestanden, of 1 bestand waarvan de indeling altijd onlogisch blijft. Je zou eigenlijk de Excel tabs in Word willen om in te delen. En dat zullen de ontwerpers van OneNote waarschijnlijk ook gedacht hebben want dat is nu precies wat je met OneNote kunt doen.

OneNote 2016 is gratis

Voor Microsoft is Office een van de cash cows. Tot Office 2013 mocht een met een nieuwe PC aangekochte Office (zogenaamde OEM) licentie niet worden overgedragen op een andere PC. Office 2013 mocht één keer worden overgedragen en dan nog alleen aan de originele koper. Nu kun je Microsoft Office 2016 voor Thuisgebruik en Zelfstandigen kopen (voor tussen de 200 en 250 euro inclusief BTW) of Microsoft Office 2016 voor Thuisgebruik en Studenten, als je in die doelgroep valt, voor iets meer dan de helft. Bij de installatie van Office 2016 krijg je een doosje met daarin slechts een kaartje waarop de unieke 25 cijferige productcode staat.

Bij het installeren van het programma (op een nieuwe PC is dat meestal het activeren van een al voorgeïnstalleerde Office) moet je inloggen met een Microsoft account. Dat is best lastig. Wij moeten nog al eens een installatie voor een klant doen en moeten dan toegang hebben tot het mailadres van de gebruiker (wat we ook gebruiken om daarop een nieuw Microsoft account te maken), want de registratie moet via een ontvangen mail worden bevestigd. Soms moet je ook een telefoonnummer opgeven waarop dan een SMS komt met een code die dan weer moet worden ingetypt. Maar het heeft ook een voordeel want je mag Office 2016 de-installeren en daarna weer installeren op een andere PC.

Microsoft verkoopt ook steeds meer Office 365 abonnementen. Die mogen op maar liefst 5 apparaten worden geïnstalleerd en je krijgt altijd de laatste Office versies, maar je betaalt er wel een maandbedrag voor, nou ja, in de advertenties staat een maandbedrag, want je betaalt per jaar. Zo'n 60 euro is dat, en ruim 100 euro per jaar voor het eenvoudigste zakelijke abonnement. En nu komt de verrassing. Ondanks deze prijzen voor een volledige Office is OneNote 2016 helemaal gratis, met slechts enkele beperkingen. Wat krijg je dan en wat kun je er mee?

Windows 10 gebruikers zullen de OneNote app prominent op het Windows startmenu hebben zien staan. Over deze app kan ik kort zijn: in een PC omgeving is deze app in ieder opzicht

de mindere van de bureaublad versie. Je kunt vrijwel niets instellen en de mogelijkheden zijn beperkt. Misschien dat je op een kleine tablet zonder toetsenbord net iets beter de grotere knoppen kunt kiezen. Dus snel door naar de bureaubladversie die OneNote 2016 heet. Deze is hier te vinden.

De download kan je hier vinden. De "gratis downloaden" link wijst naar de 64 bits versie en er staat bij dat voor de beste compatibiliteit de 32 bits versie wordt aangeraden. Waar die te vinden is staat er dan helaas weer niet bij. Dat blijkt een halve pagina hoger te zijn, onder het kopje "Ook beschikbaar op"; kies daar Windows bureaublad.

Verder is er een smartphone versie (Windows, Android, iPhone) plus een Mac en webversie. De installatie is een feite een Office 2016 installatie. Als je een oudere versie van Office gebruikt blijft deze gewoon werken. Maar toch kan het problemen geven. Mijn Office 2003 versie geeft foutmeldingen bij het openen van diverse bestanden. Het gaat dan (vooral) mis bij .docx bestanden. Zelfs in de daarvoor ontworpen WordViewer.

Verplicht gebruik van Onedrive?

De gratis versie heeft enkele beperkingen. OneNote notebooks worden opgeslagen op de Onedrive. Als je probeert deze ergens anders op te slaan, op je PC, krijg je te lezen dat je hiervoor een Office 365 abonnement moet hebben. Dat is niet waar. Met een gewone Office 2016 licentie werkt dat ook. Voor wie de Onedrive opslag niet zo ziet zitten: er is een eenvoudig alternatief. Allereerst klik je op de naam van je notebook en zet het handmatig synchroniseren (met die Onedrive) uit. Je kunt het OneNote bestand vervolgens wissen van de Onedrive.

Omdat de inhoud van Onedrive bestanden op je PC ook altijd ergens op je PC opgeslagen staat, voor als je niet on line bent, kun je gewoon blijven doorwerken met OneNote en worden de gegevens opgeslagen op je "off line" Onedrive. De locatie is dan C:\Users\Gebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\cache en ziet er uit als niet herkenbare .bin bestanden. Daarnaast kun je vanuit de Bestand tab bestanden exporteren. Een pagina of sectie kan je als .one bestand exporteren (wat ook te openen is door gebruikers van de gratis versie) en formaten als .doc. .docx, .pdf, .xps of een /mht (web) bestand.

Een volledig notitieblok kun je als OneNote pakket (.onepkg) , PDF, XPS of MHT bestand exporteren. Tenslotte kun je bestanden exporteren. In de Opties van het pakket kun je daarvoor een locatie opgeven (wel even opnieuw opstarten voordat het werkt). Je exporteert dan periodiek automatisch of handmatig in de submap 16.0\Backup\ Gebruiker's Notitieboek (waarbij "Gebruiker" de naam is die je in je Microsoft account hebt opgegeven).

Let op als je het Onedrive bestand verwijdert: dat laat zich niet zomaar herstellen. Ook als je b.v. synchronisatie uit en aan zet genereert OneNote het Onedrive bestand niet opnieuw en je ooit gesynchroniseerde notitieboek krijgt nu 2 verschillende versies als je er mee op 2 verschillende apparaten aan de slag gaat. Met de app kreeg ik het in ieder geval niet hersteld zonder het gewiste bestand terug te halen, maar zoals geschreven: de app kan lang zoveel niet als de bureaubladversie.

De beperking dat je in principe Onedrive moet gebruiken in de gratis versie houdt ook in dat je maar 1 Notebook in gebruik kunt hebben. Het inschakelen van de Onedrive heeft natuurlijk wel als voordeel dat er synchronisatie plaatsvindt met eventuele andere apparaten die op hetzelfde account werken met een OneNote versie. Het duurt vaak maar een paar seconden voordat een wijziging op de ene app in de andere wordt bijgewerkt, zag ik toen ik de app op zowel de PC als mijn Windows Phone opende. Je kunt ook de .One bestanden van anderen inlezen, ook vanuit een bestand. Dat is een bestand met de individuele pagina van 1 tab. Maar je kunt niet een volledig bewaard notebook via de schijf inlezen. Hiervoor moet je een licentie voor Office 2016 of 365 hebben.

Basiswerking

De indeling van een kladblok is bijzonder effectief. Linksboven kies je het notebook, in een volledige Office versie kan je er zo veel aanmaken als je wilt en kun je ook kiezen waar je die opslaat. Ik heb er een gemaakt voor zakelijk en een voor privé gebruik. Direct daarnaast kun je tabbladen aanmaken. Ieder tabblad krijgt een (aanpasbaar) kleurtje al is de keuze beperkt tot 16 kleuren plus een ongekleurde versie.

In dat zakelijke notebook maak ik een tabblad per klant plus een aantal algemene onderwerpen. Je kunt de tabs, net als in Excel, door slepen van plaats verwisselen. Rechts in het scherm kun je op + Pagina toevoegen (Add page) klikken. Iedere pagina begint met de actuele datum en tijd (door in die datum resp. tijd te klikken kun je dat aanpassen, of gewoon weghalen) en er staat een kop boven. Alle koppen vindt je rechts terug en ook die kun je simpel door slepen van volgorde veranderen. Je hebt dus heel veel overzicht en kunt met een minimum aan muisklikken een bepaalde notitie openen. Je klikt een pagina of bladert door de pagina's binnen een tab met Ctrl PgUp en Ctrl PgDown. Vanuit de Start tab kun je ook een tag in de kantlijn aanbrengen, die je zelf kunt definiëren: een symbool er voor en een onderwerp, zoals Taak of Belangrijk.

Nadat je een notitie hebt gestart, dat kan op een blanco pagina of een van de standaard of zelfgemaakte sjablonen, zal de meest gebruikte tab de Invoegen (Insert) tab zijn. Daar zit de kracht van OneNote in. Je kunt natuurlijk gewoon tekst typen, maar je kunt heel eenvoudig andere informatie invoegen. Bijvoorbeeld:

  • Screen clipping: hiermee kun je (net als bij de Snipping Tool in Windows) een rechthoek trekken over je scherm(en) en wordt de inhoud van het geselecteerde deel direct ingevoegd als afbeelding.
  • Links: Hier voeg je een hyperlink mee in. Als je bijvoorbeeld een link toevoegt naar een Youtube filmpje wordt onder de link ook het filmpje getoond (en dat kan je ook weghalen, als je dat wilt). Je kunt het zelfs direct afspelen vanuit je notities, alleen niet volledig scherm. Maar dat heb je zo weer voor elkaar door op de hyperlink te klikken, waarmee het filmpje gewoon in je browser wordt getoond. Kopieer je een kop uit een webpagina, bijvoorbeeld een artikel uit een webwinkel, dan wordt (indien mogelijk) die kop in je tekst gezet en de hyperlink eronder. Dit is echt heel praktisch. Ik heb een groot aantal bookmarks in Firefox, ingedeeld in diverse (sub)categorieën. Een deel daarvan betreft links naar filmpjes. Door deze nu in OneNote te zetten heb ik veel meer mogelijkheden te zien (plus te beschrijven) waar het filmpje over gaat.
  • Vergelijkingen. Er staat al een aantal standaard (wiskundige) vergelijkingen, maar je kunt deze zelf uitbreiden met stap voor stap opgebouwde vergelijkingen.
  • Eigen opgenomen videobeelden en geluid.

Enkele andere bijzonderheden

Je hebt nu een inzicht in de belangrijkste mogelijkheden en werking van het programma. Er zit zoveel in dat ik hieronder vooral nog een aantal bijzonderheden zal behandelen.

• Vanuit de Tekenen tab kun je diverse tekengereedschappen gebruiken. Het in de afbeelding gemaakte "diagram" kan ook een echt professioneel diagram zijn: als je Microsoft Visio hebt geïnstalleerd kun je direct een daarmee gemaakt diagram invoegen. Dat kan ook met een spreadsheet als je Excel hebt.

• Je kunt je notitieboek delen met contacten via een toegang naar je Onedrive bestand. Heb je geen contacten ingevoerd, dan blijft deze functie overigens eindeloos "synchroniseren" zag ik. Je kunt ook een pagina mailen. Je kunt direct een link mailen of een link genereren en later mailen of op een andere manier aan derden laten toekomen. Daarbij kun je bepalen of de gebruiker voor de toegang wel of niet moet inloggen in een Microsoft account en of het document mag worden bewerkt door "de genodigden". De synchronisatie zorgt dan weer voor het bijwerken van de wijzigingen door de oorspronkelijke auteur. Er kan ook op wijzigingen door bepaalde auteurs worden gezocht.

• Zoeken werkt prima, zowel door je hele notitieboek als een pagina. Vervangen kan niet, maar dat staat op de "te doen" lijst van Microsoft.

• OneNote bewaart vorige versies van aantekeningen en weggegooide pagina's in een eigen prullenbak. Via de tab Geschiedenis kun je die terughalen of inzien. Recente wijzigingen zijn er ook meer op te sporen.

• Een aardige mogelijkheid is om notitie te koppelen. De koppeling toont als een hyperlink die de notitie opent waarnaar verwezen is. In diezelfde Controleren tab zitten de van Word bekende opties zoals Spelling, synoniemen, vertalen

• Privacyliefhebbers moeten even bij de tab Bestand, Opties, bij Vertrouwenscentrum (Trust Center) kijken. Via de knop "Instellingen voor het Vertrouwenscentrum" volgt een scherm waarin onder Privacyopties te zien is dat standaard aanstaat "Laat Office verbinding maken met onlineservers van Microsoft om functies te leveren die relevant zijn voor uw gebruik en voorkeuren". Dat is nu weer jammer. Diep verborgen in het programma en standaard aan, waarom nu toch? Wel staat "Stuur persoonlijke gegevens naar Microsoft om Office te verbeteren" uit.

• Er is geen mogelijkheid om zelf gegevens op te slaan. Dat voelt onwennig. Ik heb daar zelf graag controle over. Maar op zich werkt de automatisch opslag (op Onedrive of een bestandlocatie) goed, al krijg je regelmatig onderstaand venster als je OneNote afsluit en direct weer opent.

Conclusie

Echt handig, dit programma. Het zit logischer in elkaar dan de meeste andere onderdelen van Office 2016. Voor wie dat wil kunnen de notities ook nog eens gesynchroniseerd en/of gedeeld worden, met andere PC's maar ook smartphones (Windows, iPhone, Android). Het is de moeite waard om het eens te proberen. Bevalt het toch niet: de-installatie is ook zo gebeurd.