Maar om het zoveel mogelijk uit de nieuwe technologie te halen, moet je er wel verstandig mee omgaan. Veel start-ups kunnen zich geen voltallige IT-afdeling veroorloven en vertrouwen bij het opzetten van het netwerk op consulenten. En daar zit hem het venijn, zeker in de beginfase als er nog allerlei keuzes moeten worden gemaakt die later ook nog impact zullen hebben. Als er dingen verkeerd gaan (en dat gebeurt, daar kun je op vertrouwen), dan zullen die vroege beslissingen het verschil maken tussen een snel herstel en een klap waardoor je bedrijf zowat wordt wegvaagt. Hier een checklist van dingen waar je op moet letten als je gaat investeren.

Virtualiseer

In bijna alle kleine en middelgrote bedrijven is servervirtualisatie goed genoeg. Als je vindt dat je een moderne dual cpu-quad-core server helemaal nodig hebt voor een simpele taak, dan doe je of iets verkeerd, of je bent geen klein bedrijf. Welke hypervisor je vervolgens moet kiezen hangt helemaal af van het budget, maar blijf zo mogelijk weg bij besturingssysteemgebaseerde virtualisatie als VMware Server en Hyper-V. Zet je geld in op een solide oplossing en zie af van de high-end features. Op de lange termijn heb je daar het meeste plezier van.

Koop alleen Microsoftproducten die je echt nodig hebt

Als je zaak klein genoeg is, dan is Microsoft Small Business Server misschien een goede optie. Maar ben je van plan om te gaan groeien, dan kun je daar niet heel lang mee toe. Als SMB je te veel beperkt in je mogelijkheden, koop dan licenties voor twee Domain Controllers (ze zijn immers virtueel) en een licentie voor Exchange. Probeer licenties te pakken te krijgen voor oudere versies van Microsoft Office – waarschijnlijk is dat toch meer dan je nodig hebt. Als alternatief kun je ook nog kijken naar OpenOffice.org

Investeer in software pbx en SIP trunk

Of je nu open source wilt of commercieel, met pbx’en die zijn gebaseerd op Asterisk kun je heel veel geld besparen. SIP of IAX gebaseerde telefonen zijn goedkoop en hebben toch veel mogelijkheden, terwijl de pbx zelf kan draaien als een virtuele machine, afhankelijk van de hypervisor die je gebruikt. Als je afziet van een telefoonabonnement en een SIP trunk neemt, dan heb je geen maandelijkse kosten voor elke zakenlijn die je gebruikt, en je hoeft je ook geen zorgen te maken over al die uitgaande gesprekken. Faxen kun je naar je e-mail leiden. Maar ga geen virtuele pbx server inzetten in combinatie met een vaste lijn. In dat geval zul je een fysieke server moeten aanschaffen om PBX op te draaien.

Storage is goedkoop

Wat verkopers je ook wijs proberen te maken, opslag is goedkoop. Je hebt geen Fibre Channel nodig en waarschijnlijk ook geen iSCSI. De meeste storage-apparaten voor het mkb bundelen meer dan genoeg mogelijkheden, betrouwbaarheid en capaciteit in een klein goedkoop doosje. Natuurlijk moet je ook voor een dubbeltje op de eerste rang willen zitten, maar je hebt zeker geen storage unit nodig van 20.000 euro.

Koop een zo goed mogelijke backupoplossing

Nee, je hebt geen dual-drive robot nodig, maar je kunt niet zonder een high capacity tape drive en een paar tapes. Het belangrijkste wat je hebt is je beschikbaarheid en je data. Als klein bedrijf zijn die tapes je enige zekerheid en ze maken het verschil tussen goed functioneren en de vergetelheid. Neem die tapes elke week, of zelfs elke dag, mee naar een andere locatie (naar huis). Ben je echt ijverig, koop dan een aantal externe harde schijven van een paar TB en schrijf daar maandelijks ook een backup naartoe.

Twee servers, meer niet

Natuurlijk hangt dit ook af van de grootte van je bedrijf, maar als je voorlopig nog onder de 100 werknemers blijft en een moderne hypervisor gebruikt, dan zijn twee dual-CPU quad-core servers met genoeg RAM en storage voldoende voor je hele server infrastructuur. Als je nog een fysieke server toevoegt om voor de backups te zorgen, dan kun je volstaan met een instapmodel dat de tape drive aanstuurt.

Waarschijnlijk kun je zonder Cisco

Je moet switches en firewalls hebben, maar daarvoor heb je geen Cisco nodig. Wij hebben bijvoorbeeld al vier jaar zonder problemen Dell PowerConnect switches in een paar netwerken hangen. Die kosten zo ongeveer een kwart van hun Cisco tegenhangers en ze doen toch wat ze moeten doen. Als het om firewalls gaat, blijf dan uit de buurt van consumentenapparaten, maar ook daarvoor hoef je niet heel diep in de buidel te tasten. Voor een paar honderd euro heb je al prima firewalls, compleet met VPN tunnels.

Desktops zijn goedkoop

Een standaard desktopsysteem, met misschien een Core 2 Duo processor en 1 of 2GB aan RAM, is waarschijnlijk genoeg voor de meeste gebruikers. Daar hoef je bij de meeste leveranciers niet vreselijk veel geld voor neer te tellen en dan krijg je toch een systeem waar je nog jaren mee vooruit kunt.

Besturingssystemen zijn duur

Kijk goed uit als je nu een desktopsysteem gaat kopen. Meestal krijg je daar Vista Home Edition bij, terwijl je de Business Editie nodig hebt. Dan komt er nog zo’n 25 procent bovenop de prijs. Jammer genoeg valt daar weinig aan te doen.

Host je website elders

Ga je website niet zelf hosten. Zelfs als je offline bent is het essentieel dat je aanwezig bent op het web. Dus trek een paar centen per maand uit voor een goede hosting provider en laat hen zorgen voor de nodige bandbreedte, stroom en servers.

Verwar gebruikers niet met werknemers

Als een werknemer niet het grootste deel van de tijd achter een computer zit, dan is het geen gebruiker, dan is het een werknemer. Als je hardware en software gaat kopen, ga dan uit van het aantal mensen dat echt achter de computer zit, niet van het aantal mensen dat je op de loonlijst hebt staan.

Neem een competente consulent in de arm

Als je geen voltallige IT-afdeling hebt, laat al die apparatuur niet aansluiten door je handige neefjes. Zoek een consulting bureau die ook voor grotere bedrijven werkt. Al die apparatuur moet zo lang mogelijk soepel draaien, en dat kan alleen maar als het goed is opgezet. Je bent waarschijnlijk net iets meer kwijt per uur, maar dat is het meer dan waard.

Natuurlijk zitten aan elk bedrijf specifieke haken en ogen, waardoor bepaalde regels in dat specifieke geval niet opgaan. Maar over het algemeen kun je deze regels goed toepassen voor bedrijven met minder dan 100 werknemers op een enkele locatie. Er is een dunne scheidslijn tussen kosteneffectief zijn en je zaak in gevaar brengen met brakke hardware en software, maar je moet die problemen nu eenmaal oplossen als je een bedrijf operationeel wilt krijgen. Sommige delen van IT kun je redelijk ver oprekken, terwijl je met andere geen risico’s moet nemen. Je zult je dus eerst in de materie moeten verdiepen voor je het goed kunt aanpakken. Bron: Techworld