Zelf ook wat meegemaakt dat je wilt delen? Mail ons op [email protected]

1. Altijd die wachtwoorden

Probleem: De IT-er die bij ons over de wachtwoorden gaat, krijgt een telefoontje. Een gebruiker, laten we hem voor het gemak even Peter noemen, had vorige maand zijn wachtwoord niet veranderd (wachtwoorden verlopen na 45 dagen en na 30 dagen worden er automatische herinneringen verzonden naar de mailbox van de gebruiker) en nu kan hij zijn email niet binnenhalen en geen servers mounten.

Gevolg: De IT-er zegt: “Oké, ik heb Peters wachtwoord veranderd naar “temp” zodat hij online kan om zijn wachtwoord te resetten.”

Zegt die kerel: “Zijn de aanhalingstekens onderdeel van zijn tijdelijke wachtwoord?”

Moraal: Sommige mensen zijn gewoon onnozel of hebben geen flauw benul van de wereld om zich heen. Ga er niet vanuit dat zo iemand zelf even nadenkt. Wees tegenover zulke mensen extra duidelijk, hoe moe je er soms ook van wordt, want uiteindelijk bespaar je er jezelf een hoop tijd en moeite mee.

2. Gestoorde klanten

Probleem: Een aantal jaar geleden, voordat ik het IT-onderwijs in ging, was ik een on-site computertechnicus. Op een dag/avond was ik bij een klant thuis aan het werk. Hij had een enorm trage computer met hopen malware en hij was zo iemand die de hele tijd over je schouder wil meekijken. Dat is altijd vervelend, maar deze meneer had daarbij ook nog eens een erg slechte adem. Dus ik probeer het werk zo snel mogelijk gedaan te krijgen. Dan kijkt die man ineens uit het raam en zegt “Daar heb je dat godvergeten konijn weer!” Hij stormt de kamer uit en komt terug met een JACHTGEWEER. Hij opent het raam, richt het geweer (ik realiseer me waar hij mee bezig is en houd mijn oren dicht), en schiet (geen idee of hij het arme beest geraakt heeft). Daarna doet hij het raam dicht alsof er niks aan de hand is!

Gevolg: Ik zat er een beetje verbouwereerd bij, maar later heb ik er met mijn vrienden smakelijk om moeten lachen.

Moraal: Soms krijg je te maken met vreemde situaties. Pas je maar een beetje aan, dan komt het vast goed.

3. Ik ben erg voorzichtig met mijn bestanden

Probleem: Ik zit achter mijn bureau als Wendy, het nieuwe hoofd HR, binnenstormt en zegt dat er een bestand van de gedeelde schijf verdwenen is en dat ze dat bestand meteen nodig heeft voor een vergadering met de voorzitter.

“Okay, wat is de naam van het bestand?”, vraag ik.

“Dat weet ik niet meer”, zegt Wendy, “ik weet dat ik het niet verwijderd heb, ik ben erg voorzichtig met mijn bestanden.”

Ik leg uit dat ik zonder de naam en de locatie het bestand niet kan herstellen.

Opnieuw legt ze uit dat zij het bestand niet verwijderd heeft, het moet iemand anders geweest zijn en ze moet het nu meteen hersteld hebben.

Ik herhaal dat ik moet weten om welk bestand het gaat.

Wendy wordt boos en stormt mijn kantoor uit, op zoek naar mijn baas.

Ze komt terug met mijn baas die mij een standje geeft omdat ik haar niet geholpen heb. Opeens komt de voorzitter binnenlopen en zegt tegen Wendy, “Waar is dat bestand met alle KPI’s van HR erin?”

Wendy zegt behulpzaam dat iemand anders het bestand verwijderd moet hebben, want zij is erg voorzichtig met haar bestanden en zou echt niks weggooien.

De voorzitter kijkt haar aan zo van “het zal wel”, en vraagt me dan of ik het bestand kan herstellen.

Tuurlijk, ik heb alleen maar een naam nodig.

Meneer de voorzitter zegt dat hij niet zeker weet wat de volledige bestandsnaam is, maar dat ik het makkelijk zou moeten kunnen vinden, omdat het om het Excel-bestand gaat met “niet weggooien Wendy” in de bestandsnaam!

Wacht even, is dat niet het bestand dat ik deze maand al drie keer heb moeten herstellen? Natuurlijk is het dat.

Ik heb nog nooit een manager met zo’n rood hoofd gezien.

Gevolg: Het bestand werd hersteld, en hopelijk heeft Wendy haar lesje geleerd.

Moraal: Het heeft geen zin om te doen alsof iets jouw schuld niet is. Men komt er meestal toch wel achter en dan sta je helemaal voor schut. Je kunt maar beter toegeven dat je een fout hebt gemaakt, dan is men ook een stuk behulpzamer.

4. Geld besparen? Nee joh!

In deze moeilijke tijden zijn we op zoek naar manieren om geld te besparen. Een honderdje hier, een paar honderdjes daar – het loopt flink op. Dus zijn we gestopt met Adobe Acrobat Pro en hebben de “leemte” opgevuld met drie gratis alternatieven: Split and Merge, CutePDF, en FoxitReader. Iedereen in het bedrijf kon er prima mee omgaan, tot gisteren.

Probleem: Ik kreeg een telefoontje van de afdeling Engineering dat een admin assistent van één van de executives een project heeft dat het gebruik van Acrobat Pro “vereist”.

Dus ik neem eens een kijkje, bespreek het met de gebruiker, en kom erachter wat haar behoeften zijn. Er kan ongetwijfeld gemakkelijk aan voldaan worden met de gratis softwarepakketten (en ze heeft het bovendien niet erg druk, dus al zouden de pakketten traag zijn – wat niet het geval is – dan nog is tijd geen probleem). Ik leg uit dat we Acrobat Pro niet langer aanschaffen om geld te besparen, en dat wat ze heeft gratis is. Ik laat haar zien hoe haar project met de freeware kan worden uitgevoerd.

Haar reactie? “Oh, dat gebruik ik niet.”

Gevolg: We hebben een weeksalaris uitgegeven (nou ja – minimumloon dan) om Acrobat Pro voor haar aan te schaffen – voor eenmalig gebruik!

Moraal: Sommige mensen zijn enorm koppig. Het geld wat je met een nieuwe maatregel bespaart kan in één klap ongedaan worden gemaakt door één persoon die niet mee wil werken. Als je goed beleid goed wilt doorvoeren, moet je soms hard zijn.

5. Een cent bespaard... kost later meer

Ik houd van het bedrijf waarvoor ik werk, maar wanneer het om projecten gaat, zit er zeer zeker een fout in het denkproces. Elk project, zonder uitzonderingen, wordt twee keer uitgevoerd.

Probleem: Toen we ons kantoor en magazijn verplaatsten wist de manager dat we niet voldeden aan de energie- of netwerkvereisten, maar hij hield vast aan zijn originele plan.

We hadden een server/telecomruimte gebouwd, maar om geld te besparen hadden we gekozen voor een kleine airconditioningunit voor de ruimte.

Ook voerden we een nieuw inventarisatiesysteem in. En wat denk je? We hebben het twee keer kunnen doen omdat het de eerste keer niet goed ging.

Gevolg: Wat de bouw betreft... we moesten de energie en het netwerk toevoegen nadat de muren waren gebouwd en tegen de tijd dat we erin konden hadden we twee keer zoveel geld uitgegeven.

Drie jaar later moesten we de kleine airconditioningunit vervangen door een grotere omdat we apparatuur hadden toegevoegd en de oude airconditioningsunit kon de temperatuur niet langer op peil houden.

Wat het inventarisatiesysteem betreft... We lieten de leidinggevenden weten dat de processen niet goed waren, maar ze moesten het per se op hun eigen manier doen (goedkoop). Het kostte meer dan drie keer zoveel om het uiteindelijk goed te laten werken.

Moraal: Bespaar op de juiste dingen. Goedkoop is vaak duurkoop. Als iets helemaal overnieuw moet, betaal je uiteindelijk veel meer dan wanneer je in eerste instantie voor de betere optie gekozen had.

Bron: Techworld