Als voorproefje op een artikel waar we mee bezig zijn over de Vrije Universiteit die overgestapt is naar Microsoft Exchange en de Universiteit Utrecht die overgestapt is op Gmail, laten we twee specialisten aan het woord over de strijd tussen de twee grootmachten.

We bekijken het dilemma vanuit twee invalshoeken. Het eerste, pro-Exchange betoog, is afkomstig van Jonathan McCormick, COO bij Intermedia, een provider van hosted Exchange. Het tweede pleidooi is van Daniel Riley, vice president bij Gmail-leverancier Isos Technlogy.

McCormick: 'Hosted Exchange is het beste'

Voor veel bedrijven gaat het bij de keus voor een hosted e-mailprovider om features en functionaliteit. Gebruikers die vaak gebruikmaken van BlackBerry en Outlook kiezen voor Exchange vanwege de bewezen betrouwbaarheid en ondersteuning. Hoewel Exchange perfect is voor deze en andere klanten is het belangrijk verder te kijken dan enkel features en functies. Hoe is de totale beleving?

Hosted Exchange is beschikbaar via verschillende partners die het aanbieden via hun eigen datacenter of direct via Microsoft. Er zijn verschillen te noemen tussen beide aanbieders, maar wat ze meestal gemeen hebben is een schat aan ervaring.

De volgende criteria vind ik het belangrijkst wanneer je Exchange en Gmail tegen elkaar afweegt:

* Het gemak van datamigratie: e-mails, gebruikers en contacten. Dit is het voornaamste obstakel wat bedrijven tegenkomen als ze besluiten voor hosted services te kiezen. Het is gemakkelijker opnieuw te beginnen dan naar een nieuwe dienst te transformeren. Een leverancier van Exchange heeft al jaren te maken met zulke vraagstukken. Ze bieden een geheel geautomatiseerd migratieproces (vaak gratis) dat alles wat jij in jouw e-mailomgeving geïnvesteerd hebt overzet naar de nieuwe situatie. Als je rondkijkt naar wat Google op dit gebied te bieden heeft, kom je al snel uit bij iets dat “self-service” heet.

* Gecertificeerde 24x7 support voor de tools van jouw bedrijf is afhankelijk van de software van BlackBerry en Microsoft. Als jouw organisatie sterk leunt op deze fabrikanten (en dat ook in de toekomst wil blijven doen), dan kan een hosted Exchange leverancier jou garanderen dat hun personeel RIM en Microsoft gecertificeerd is. Daarnaast is Outlook ontworpen met Exchange in gedachten, niet met Google Apps.

* Bewezen betrouwbaarheid. Goede hosted Exchange providers bieden meerdere datacenters met redundancy en meerdere Tier1 internetverbindingen. Zij garanderen 99,999% beschikbaarheid. Dat vertaalt zich terug in minder dan zes minuten downtime per jaar. Google kent weinig tot geen historie met zakelijk gebruik. Met de verbeteringen die in Exchange 2010 zijn doorgevoerd kan een provider 100 procent bescherming van data garanderen – nooit meer e-mails verliezen – zonder extra kosten te hoeven rekenen.

* Controle over de omgeving. Organisaties die overwegen gebruik te maken van online tools van Microsoft, kiezen waarschijnlijk ook voor Microsoft on-premise. Geavanceerde providers kunnen single sign-on diensten leveren voor de verschillende situaties (onpremise/online) en andere diensten die gebruikmaken van Exchange Active Directory.

Wanneer je goed naar bovenstaande criteria kijkt, zie je vanzelf dat de meeste argumenten neerkomen op service. Dit vertaalt zich terug naar added value voor je onderneming. Voor de meeste bedrijven – vooral firma’s met kenniswerkers en andere gebruikers die moeten kunnen vertrouwen op communicatie – is Exchange de beste keuze.

Riley: 'Ondernemingen ruilen Exchange in voor Google'

Als je Exchange met Gmail vergelijkt, moet je niet vergeten dat organisaties die naar dergelijke communicatieoplossingen kijken ook een goede agenda en collaboration tools willen.

Gmail is, als voornaamste component van Google Apps, onderdeel van een suite die inmiddels door meer dan een miljoen bedrijven wereldwijd gebruikt wordt. De opkomst van Google Apps is een van de redenen dat Microsoft zijn Business Productivity Online Standard Suite (met Exchange SharePoint, Office Live Meeting en Office Communications) heeft uitgebreid.

E-mail vormt de basis van beide producten, dus kom je automatisch weer uit bij de strijd tussen Gmail en hosted Exchange.

Het Exchange-kamp zal zeggen dat het Gmail-platform niet dezelfde features biedt, weinig support kent en überhaupt geen ondersteuning biedt voor mobiel gebruik. Maar laten we ons, voordat we beter gaan kijken naar deze halve waarheden, eerst eens richten op een nog onbesproken aspect van Exchange, namelijk kosten.

Gmail kost (samen met het gehele Google Apps-assortiment) per gebruiker veel minder dan een vergelijkbare Exchange 2010-oplossing. Gemiddeld kost Exchange 80 euro per gebruiker, terwijl Google maar 40 euro per account rekent. Als je dit vertaalt naar een grote organisatie met vijfhonderd gebruikers, kost een hosted Exchange Server je bijna 40.000 euro per jaar. In de tijden waarin we nu leven is dat voor een CFO veel geld.

Ik hoor nu al de Exchange-fans krijsen dat ‘kosten niet de bepalende factor zijn’. Natuurlijk is dat waar. Als dat zo zou zijn, zouden we allemaal in een Fiat Panda rijden en nooit meer dan 50 cent voor een kop koffie willen betalen. Het gaat niet enkel om de financiële waarde bij deze overweging. Je zult zien dat Gmail wel degelijk ook andere waarde vertegenwoordigt.

Laten we eens kijken naar de factor innovatie. Vorig jaar heeft Google 40 nieuwe features aan Gmail Premium Edition toegevoegd, bovenop de 45 verbeteringen in Google Docs en Sites. Dit is enorm, vergeleken met Exchange, waar gebruikers drie jaar moeten wachten op een enkele verbetering in het platform.

Een vaak gehoorde beschuldiging is het 'gebrek aan enterprise support'. “Wat moet je doen als een Gmail-gebruiker met problemen kampt? Er is zelfs geen telefoonnummer!” Dat is raar, want ik heb gisteren nog een ondersteuningsmedewerker van Google Apps aan de telefoon gehad. Het aanklikken van het tabje ‘Support’ in het configuratiescherm van Google Apps was een hels karwei, net als het intoetsen van de 10 cijfers op mijn telefoon, maar het is me wel gelukt.

Alle zakelijke klanten van Google Apps Premium Edition hebben toegang tot een telefoonnummer waarmee ze ondersteuning kunnen krijgen voor problemen die spoed vereisen. Ook is er een grote community en uitgebreide support site boordevol vragen en antwoorden over de dienst. Niet te vergeten, de meeste leveranciers van Google Apps hebben ook directe kanalen voor support over telefoon en e-mail.

Een andere veelgehoorde klacht over Gmail is het gebrek aan support voor mobiele apparaten, vooral de BlackBerry. In werkelijkheid is deze claim aan sterke erosie onderhevig of zelfs al helemaal niet meer van toepassing.

Gmail, de Google agenda (Calendar) en contactinformatie zijn via een tweeweg synchronisatie met native applicaties beschikbaar of kunnen synchroniseren met een geïnstalleerde client op de smartphone. Dit geldt ook voor de samenwerking met Google’s eigen mobiele Android-platform waarmee Gmail naadloos integreert.

Voor RIM-apparaten en de bijbehorende BlackBerry Enterprise Server (BES) heeft Google een connector waarmee via native applicaties gebruik kan worden gemaakt van Gmail, de kalender en contactinformatie. Google’s connector voor BES stelt beheerders ook in staat het toestel op afstand schoon te vegen, net zoals Exchange dat kan.

Ik geef toe, Microsoft doet het nodige werk om Exchange naar een hosted omgeving te brengen, maar Google is degene die via innovatie Gmail en Apps naar een hoger plan brengt. Kijk je naar de prijs, dan is het niet gek dat miljoenen Exchange inruilen voor Gmail en Google Apps. Bron: Techworld