Wie kent het niet? Er hijgt een deadline in je nek, maar je bent met van alles bezig, behalve met die deadline. Je zit bijvoorbeeld wezenloos naar je scherm of een leeg vel papier te kijken – en dat terwijl je een kwartier geleden toch echt had besloten om nu te beginnen.

Of: telkens als je je voorneemt om nu toch eens echt dat project of die belangrijke opdracht af te maken, bedenk je wel weer iets wat je eerst kunt doen. Er komt bijvoorbeeld een mailtje binnen. Er staan sowieso nog de nodige e-mails in je inbox: is dit niet een mooi moment om die eens te beantwoorden? Staat er al een nieuwe grap van Fokke en Sukke online? En wacht, je zou ook nog wat gaan eten. Zou er nog wat gebeurd zijn in de wereld? Even op Nu.nl kijken. Je bureau moet trouwens ook hoognodig worden opgeruimd. Als je dat nou eens eerst doet, dan kun je daarna al je aandacht op dat project richten…

Gemoedsrust

De vraag is: is al dat uitstelgedrag erg? Ja, voor je gemoedsrust zou het wellicht een stuk prettiger zijn als dat project ruim op tijd (in ieder geval enige tijd voor het verstrijken van de deadline) af zou zijn. Maar in de praktijk werkt het vaak niet zo.

Zelf kom ik doorgaans pas in actie als het echt niet anders meer kan. Het verklaart wellicht mijn haat-liefde-verhouding met deadlines. Aan de ene kant komen die deadlines namelijk altijd net iets te vroeg: als ik nog iets meer tijd zou hebben gehad, zou ik beter werk kunnen afleveren. Aan de andere kant kan ik niet zonder deadlines: er komt niets uit mijn handen als ik niet het idee heb dat er iemand op me zit te wachten.

Tips geven voor hoe je een eind kunt maken aan al dat gelummel, kan ik niet. Anders had ik ze natuurlijk allang zelf toegepast en haalde ik elke deadline zonder probleem. (Mocht je zelf tips hebben: ze zijn meer dan welkom in de reacties of per mail!)

Potloden slijpen

Ik heb wel een advies hoe je je tijd effectief kunt verlummelen. Je tijd effectief verlummelen, klinkt wellicht nogal raar, maar dat hoeft het helemaal niet te zijn, zo ontdekte ik onlangs toen ik via Twitter – de uitstel-tool bij uitstek! – terechtkwam op de site Structuredprocrastination.com.

John Perry, de eigenaar van Structuredprocrastination.com, heeft procrastineren tot kunst verheven. De belangrijkste wijsheid van Perry is dat al dat gelummel niet per se hoeft te betekenen dat je helemaal niets doet. De meeste mensen die een belangrijke klus lopen uit te stellen, doen immers wel degelijk wat: potloden slijpen of in de tuin werken bijvoorbeeld.

De truc van Perry is dat je een lijst maakt met zaken die moeten gebeuren. Bovenaan zet je natuurlijk het belangrijkste – de opdracht die aan het eind van deze week af moet zijn. Verder zet je zaken op de lijst die ook belangrijk zijn (potloden slijpen, onkruid wieden), maar niet zo belangrijk als De Belangrijke Opdracht.

Onder normale omstandigheden zou je geen onkruid gaan wieden of potloden gaan slijpen, maar omdat er iets belangrijkers te doen is, worden die klusjes opeens een stuk aantrekkelijker. Door dergelijke taken uit te voeren, wordt iemand met uitstelgedrag opeens een nuttige burger, schrijft Perry.

Perry verhaalt hoe hij deze tactiek zelf toepaste als docent aan Stanford. Als hij 's avonds papers moest nakijken of colleges moest voorbereiden, ging hij in plaats daarvan langs bij de studenten die naast hem woonden. Hij ging er de krant lezen, speelde een potje tafeltennis en praatte met hen. Op die manier kreeg hij de reputatie van een docent die zeer begaan was met studenten. En dat alleen maar omdat hij de echt belangrijke taken probeerde uit te stellen.

Inbox uitmesten

De les van Perry is zonder problemen toe te passen op het werk van de systeembeheerder. Oké, je hebt natuurlijk geen studenten waarmee je een potje kan gaan tafeltennissen, maar in de tijd die je verlummelt terwijl je je mentaal aan het voorbereiden bent op dat project dat nu eindelijk af moet, kun je natuurlijk wel allerlei nuttige zaken doen. Zaken die je anders zou laten liggen, maar die je nu – met een naderende deadline voor iets heel anders – wel wilt voltooien. Al was het maar om even niet aan die deadline / dat project te hoeven denken.

Die nuttige zaken kunnen van alles zijn: je bureau opruimen, een lastige vraag van een eindgebruiker beantwoorden, een monotoon klusje doen waarin je normaal geen zin hebt, je inbox uitmesten, koffie halen voor je collega's et cetera.

Als je ze hebt gedaan, zul je tevreden zijn dat je ze hebt afgehandeld. En je kunt jezelf er aardig populair mee maken (wie is er nu niet blij met een collega die drinken gaat halen?) Bonus: je voelt jezelf een stuk minder schuldig over je uitstelgedrag.

En die Heel Belangrijke Opdracht dan? Het is heel gek, maar op de één of andere manier komt die toch altijd wel (bijna) op tijd af.

Bron: Techworld