Harde schijven hebben behalve veel voordelen ook een grote beperking, ze raken op een bepaald moment vol. Servers hebben hier meer last van dan desktops, doordat ze meer cachen en meer data te verwerken hebben. Bovendien zijn ze vaak, juist vanwege de benodigde hardwarekwaliteit, voorzien van snellere, robuustere, maar in opslagcapaciteit beperktere schijven.

Overzien en rapporteren

Omdat een volgelopen harde schijf zelfs het crashen van de server tot gevolg kan hebben, zijn door de meeste bedrijven beheermaatregelen genomen die het vollopen van een schijf vroegtijdig moeten detecteren. Bijna elke beheertool biedt hiervoor functionaliteit. Daarvoor is de Visio Add-in for Disk Space Monitoring geen alternatief. Wel is de uitbreiding die Microsoft gratis voor Visio ter beschikking stelt een mooie manier om de beschikbare vrije opslagruimte op meerdere servers in één keer te overzien en te rapporteren.

De add-in gebruikt de nieuwe visuele mogelijkheden van Visio 2010 en stelt de aanwezigheid van Visio 2010 Professional of Premium als eis aan het gebruik, evenals de aanwezigheid van minimaal .NET Framework 3.5. Na de installatie is in het menu New van Visio een Add-in categorie aanwezig met daarin de nieuwe Disk Space Monitoring-template.

Servers toevoegen en importeren

De Add-in komt met een eigen aanvulling op de Ribbon met opties om een of meer 'machines' (lees: servers) toe te voegen, de monitoring te starten of juist te stoppen. Ook heb je een knop om een statusvenster te openen, waarin live de voortgang van het monitoren en het genereren van de grafische weergave kan worden gevolgd, een knop om de gegevens te exporteren naar Excel en tot slot een Opties-knop.

Je kunt servers handmatig toevoegen, maar ook importeren op naam of IP-adres vanuit een Excel-lijst. Daarnaast kun je een koppeling maken met een Microsoft SCOM-beheeromgeving. Visio genereert dan automatisch een tekening met alle servers en dan kun je via de Options-knop de minimale en maximale waarden voor de statussen Healthy, Normal en Low Disk instellen. Standaard ligt de grens voor Healthy bij 60% vrije disk ruimte, voor Normal bij 15% en is alles onder de 15% voor de Add-in Low Disk.

Direct in Sharepoint

Daarna kun je gaan monitoren, en het uitvragen volg je in de Status Window. Zijn alle servers uitgevraagd, dan toont Visio in een tabel per server de naam, de totale capaciteit van de schijf, de vrije capaciteit en de gebruikte capaciteit en ook de bijbehorende percentages en formattering. Met deze gegevens update het daarna de automatisch gegenereerde tekening van alle servers en worden bij iedere server de schijven of partities weergegeven en via kleuren per schijf of partitie de status, Healthy, Normal of Low Disk.

Gebruikers kunnen de data exporteren naar Excel, direct in XLSX-formaat. Verder kunnen ze de Visio-diagram met alle servers en schijfstatussen direct in SharePoint publiceren. Door de diagram als .vdw-bestand te bewaren kan SharePoint bovendien zelf live de data vernieuwen en zo altijd een juist overzicht van de vrije schijfcapaciteit tonen op de SharePoint-site. Hiervoor is wel SharePoint 2010 nodig. Met oudere versies van SharePoint is de mogelijkheid tot het automatisch updaten van de gegevens in de gepubliceerde sitepagina niet beschikbaar.

Download

De Visio Add-in for Disk Space Monitoring is te downloaden via de Microsoft-website. Er is een x86 en een x64-versie, beide 2MB groot en beide zijn door VirusTotal op malware gecontroleerd en schoon bevonden. Behalve de add-ins zelf biedt Microsoft via de site ook een duidelijk handleiding voor installatie en gebruik van de Add-in, evenals voor het publiceren van de gegevens op Microsoft SharePoint.