Als iemand van een Excel werkboek een list maakt in SharePoint, kan vanuit Excel worden gekozen voor de optie ‘Export Table to Sharepoint List’. Er is dan een list in SharePoint gemaakt, maar het probleem dat nu slechts eenzijdig gesynchroniseerd kan worden. Wijzigingen in SharePoint worden gesynchroniseerd naar Excel, maar wijzigingen in Excel worden niet gesynchroniseerd naar SharePoint.

Add-in

In SharePoint 2003 bestond wel de mogelijkheid om naar beide kanten toe te synchroniseren. Microsoft heeft het probleem erkend, en om het in SharePoint 2007 te verhelpen heeft het bedrijf een gratis add-in beschikbaar gesteld voor Excel, waarmee in SharePoint 2007 wel beide kanten op gesynchroniseerd kan worden. Deze add-in is beschikbaar op de downloadsite van Microsoft.

De procedure voor het installeren van de add-in heeft op zich niets om het lijf, maar er zijn wat dingen waar je gebruikers tegenaan kunnen lopen. Hier is de procedure om de add-in te installeren en vervolgens in Excel te gebruiken:

1. Installeer de add-in.Tijdens de installatie van deze add-in kan het gebeuren dat Microsoft Office Excel een Security notificatie geeft, waarin wordt gevraagd of de gebruiker Macro’s wil activeren. Kies hier voor de knop [Enable Macros].

2. Maak vervolgens een tabel van de data in Excel door te kiezen voor ‘Invoegen’, ‘Tabel’

3. Een extra tabblad verschijnt met de naam ‘Ontwerpen’. In dit tabblad staat de optie ‘Publish and allow Sync’. Deze functie bestaat niet in het Nederlands.

4. Als de gebruiker op op de knop ‘Publish and allow Sync’ klikt, krijgt hij een dialoogscherm, waarin het adres van de site moet worden ingevoerd, de naam van de nieuwe list en een omschrijving.

5. Nadat de gebruiker op ‘Publish’ heeft geklikt wordt een nieuwe list gemaakt. In zowel SharePoint als in Microsoft Office Excel kunnen nu wijzigingen worden doorgevoerd. Excel en SharePoint kunnen worden gesynchroniseerd door in de table in Excel met de rechter muisknop te kiezen voor ‘Tabel, Synchroniseren met SharePoint’.

Waardering

Door deze add-in wordt tweezijdig synchroniseren mogelijk gemaakt. Wijzigingen in excel kunnen nu eenvoudig worden gesynchroniseerd naar SharePoint en andersom. Dit is een mogelijkheid die je gebruikers zeker op prijs zullen stellen.

Raymond Huisman, productmanager en trainer bij Compu’Train Bron: Techworld