Compacte besturingselementen gebruiken

Als je Google Docs op een kleinere laptop of tablet gebruikt, is het misschien handig de compactere controls te gebruiken. De meeste opties zitten in een kleinere menu bar en alles is vindbaar onder het pijltjes-icoon uiterst rechts. Ga naar weergeven en kies voor de optie compacte besturingselementen. Deze optie kan ook worden ingeschakeld met de toets combinatie: ctrl + shift + F.

Additionele menu-opties vinden

Als je op zoek bent naar contextuele menu-opties, open een document, houd de Alt-knop ingedrukt en druk op de /. Er verschijnt een "zoeken in de menu's"-schermpje. Typ in waar je naar op zoek bent en de menu-optie komt tevoorschijn. Via dit venster kan je ook zoeken naar hulpteksten en sneltoetsen.

Veel voorkomende woorden (uit)schrijven

Als je regelmatig dezelfde teksten schrijft, bijvoorbeeld een stuk HTML of juridische documenten, is dit een handige tip. Open een document en navigeer naar Extra > Voorkeuren. Vink "Automatisch vervangen" aan als deze optie nog niet is aangevinkt en vul de woorden in die je wilt vervangen voor iets korts.

In dit voorbeeld kiezen wij voor de woorden "Google Docs Tips". Vul onder het kopje "Vervangen" GDT in en vul onder het kopje "Door" Google Docs Tips in. De eerstvolgende keer dat je "GDT" intypt en daarna op de spatiebalk drukt, wordt deze vervangen door Google Docs Tips.

Maak je eigen woordenboek

Ook dit is een handige functie voor schrijvers die regelmatig dezelfde woorden schrijven die niet in de Dikke van Dale staan. Vakjargon bijvoorbeeld. Ga naar Extra > Persoonlijk woordenboek en voeg de woorden in die je niet steeds handmatig wilt verbeteren.

Met z'n allen tegelijk in 1 document

Deze feature is waarschijnlijk iets bekender, maar we noemen 'm toch even. Meerdere mensen kunnen tegelijk werken aan hetzelfde document. Zonder versiebeheer kan dat al gauw een probleem worden, maar gelukkig heeft Google daar rekening mee gehouden.

Je kan commentaar toevoegen aan je document en een collega taggen zodat je er zeker van bent dat het gezien wordt. Je collega ontvangt netjes een e-mail notificatie en er kan direct gereageerd worden op het commentaar in de mail.

Navigeer naar Invoegen > Opmerking en gebruik het "+"-symbool om het adres van de persoon waar het om gaat toe te voegen. Mocht je opmerkingen willen uitschakelen, open dan een document, klik op het opmerkingen drop-down-menu (rechtsboven) en selecteer notificatie-instellingen.

Versiegeschiedenis

Als je met meerder mensen tegelijk werkt aan een document, klik dan op Bestand > Versiegeschiedenis en er verschijnt een balk aan de rechterkant waarin je alle wijzigingen ziet staan met de naam van de persoon die deze wijzigingen gemaakt heeft.


Spraakopdrachten

Als je geen zin hebt om te typen, kan je natuurlijk ook gaan dicteren. Ga naar Extra > Spraakgestuurd typen. Je moet wel even oefenen natuurlijk.

Zoekfunctie

Waarom zou je nog (oldschool) bladeren door allerlei bestanden als je ook gewoon die zoekkracht van Google kan gebruiken? Je hoeft geen bestandsstructuren aan te maken. Je kan namelijk niet alleen zoeken op bestandsnaam, maar ook op woorden in de documenten.


Extra tabs

Klik op de grote menuknop (hamburgermenu linksboven) om naar het keuzescherm te gaan en klik op de drie puntjes achter de documentnaam. Je krijgt onder andere de optie het document in een aparte tab te openen terwijl het hoofdmenu open blijft.

Offline werken

Google Docs mag dan wel een online tool zijn, toch is deze ook heel goed te gebruiken als je geen internetverbinding hebt. Als je op de Docs homepage bent, klik dan op het hamburgermenu linksboven (de drie streepjes boven elkaar), klik op instellingen en schakel de optie "offline" in.


Afbeeldingen toevoegen

Het invoegen van afbeeldingen is slechts een kwestie van de bestanden slepen naar de plek in je document waar je die wilt hebben.


Bonus: bewerk platte tekst

Soms komt het wel eens voor dat tekstdocumenten niet goed worden geïmporteerd in Google Docs. Mac- en Linux-gebruikers herkennen dit misschien wel omdat de standaard tekst-editors regelmatig de bestandsextensies weglaten. Dit is gelukkig makkelijk op te lossen door het bestand te hernoemen en alsnog de extensie (.txt) toe te voegen.