Hier zijn 19 tips voor een succesvolle onderhandeling die je kunt gebruiken om je infrastructuur goedkoper te maken, maar ook om tegengas te bieden aan een souvenirverkoper in Marokko.

Beperk de onderhandelingsruimte. Ga ervan uit dat je ergens tussen de twee openingsposities in de onderhandeling zult eindigen. Je eindigt niet altijd precies in het midden, maar ga ervan uit dat je daar wel in de buurt komt.

Gevaar: Jij doet het eerste bod. Vervolgens bepaalt de vertegenwoordiger van de tegenpartij de onderhandelingsruimte, jullie eindigen ergens in het midden, en in de praktijk trek jij daarmee aan het kortste eind.

Oplossing: Zorg dat je ze voor bent. Iedere suggestie dat jij ze een beter bod zou moeten doen, beantwoordt je meteen met: “Als jullie een voorstel willen doen, zal ik dat met alle plezier aan onze mensen voorleggen om te zien wat ik voor je kan doen.”

Opties geven je macht. Dit principe ligt ten grondslag aan alle macht in een onderhandeling. De kant die de meeste opties heeft, heeft de meeste macht in handen. Zorg dat je opponent weet dat je andere opties hebt. Zorg tegelijkertijd dat hij naar zijn gevoel weinig opties heeft door je nadrukkelijk te onderscheiden.

Gevaar: Je bent al helemaal verkocht aan de auto, het huis of de server waarover je onderhandelt. Je opponent merkt dat je eigenlijk helemaal geen opties hebt.

Oplossing: Zorg dat je (hoe dan ook) serieuze opties hebt, voordat je aan de onderhandeling begint.

Schrik van het bod van je opponent. Dit is de meest gemaakte fout van slechte onderhandelaars: ze vertrekken geen spier als de andere kant een bod doet. Reageer altijd geschrokken en verbaasd op het feit dat zij jou om een concessie durven vragen.

Gevaar: Je tegenstander zal vaak een bod doen waarvan ze zelf eigenlijk al weten dat je er niet mee akkoord zult gaan. Maar als je er niet raar van opkijkt, loop je het gevaar dat ze denken dat het misschien toch haalbaar is. Dat maakt de onderhandeling onnodig moeilijker.

Oplossing: Oefen je reactie voor je een onderhandeling in gaat. Veel concessies worden voorafgegaan door een goede schrikreactie.

Speel de koper-met-tegenzin. Als je iets wilt kopen, dan kun je de onderhandelingsruimte van de verkoper afknijpen met behulp van deze drietraps-tactiek:

• 1. Luister goed naar het voorstel van de vertegenwoordiger en stel alle vragen die je kunt bedenken.

• 2. Zeg dat je het waardeert dat ze zoveel tijd voor je hebben vrijgemaakt, maar dat het niet helemaal is waar je naar op zoek was.

• 3. Bel ze op het allerlaatste moment terug en zeg: “Omdat ik jullie toch de kans wil geven te reageren: wat is de laagste prijs die jullie nog zouden accepteren?”

Gevaar: Een verkoper kan met jou ook de verkoper-met-tegenzin spelen.

Oplossing: Ga er altijd vanuit dat jij meer macht hebt dan de ander. Laat duidelijk blijken dat je opties hebt. Dat geeft je macht.

Neem ze in de houdgreep. Luister goed naar het voorstel van de verkoper en zeg dan: “Het spijt me, maar je zult met iets beters moeten komen.” En houd daarna je mond! De eerste persoon die nu spreekt heeft verloren. Wie nu zijn mond open doet, komt met een concessie.

Gevaar: Verkopers kunnen deze tactiek ook tegen je gebruiken.

Oplossing: Doe een tactische tegenzet: “Hoeveel beter dan dit moet het precies worden?” Zorg dat ze een specifiek getal noemen.

Alle macht is subjectief. Je hebt macht als je denkt dat je macht hebt, zelfs al heb je het niet. Je hebt geen macht als je niet gelooft dat je macht hebt, ook al heb je het wel. De realiteit doet er niet toe in een onderhandeling. De perceptie doet ertoe, omdat percepties realiteit worden. De Japanners gaven zich over in 1945 omdat ze geloofden dat Amerika een heel arsenaal atoombommen klaar had staan waarmee ze het hele land konden platgooien. Dat hadden ze niet – ze hadden helemaal geen atoombommen meer. Het waren er twee, en die waren op. Maar de Japanners dachten dat het er meer waren, en die perceptie werd realiteit.

Gevaar: Je hebt het gevoel dat je helemaal geen macht hebt in de onderhandeling omdat het er op lijkt dat de mensen aan de andere kant van de tafel opties hebben, en jij niet.

Oplossing: Zoek uit of hun opties reëel zijn. Misschien hebben zij je wel doen geloven dat ze opties hebben, terwijl dat niet zo is. Vervolgens is het aan jou hen ervan te overtuigen dat jij opties hebt. De perceptie van opties geeft je macht.

Vergroot je macht door straf en beloning te negeren. Als je merkt dat je opponent je kan belonen door je voorstel te accepteren of kan straffen door je af te wijzen, dan heb je ze macht gegeven doordat je je laat intimideren. Draai dat om door uit te stralen dat je opties hebt. Maak ze duidelijk dat je je zakelijke partners heel zorgvuldig selecteert en dat ze zichzelf gelukkig mogen prijzen dat je bereid bent zaken met ze te doen.

Gevaar: Ze doorzien misschien dat je bluft als je zegt dat je opties hebt.

Oplossing: Zorg dat je daadwerkelijk opties hebt voordat je aan onderhandelingen begint. Dat is het belangrijkste wat je kunt doen, want opties geven je macht.

Stel ook de lastige vragen. Informatie verzamelen is cruciaal als je een onderhandeling met succes wilt afsluiten. Wees niet bang lastige vragen te stellen. Zelfs als mensen weigeren antwoord te geven, krijg je nog informatie doordat je hun reacties op die vragen kunt beoordelen.

Gevaar: Je stelt alleen de vragen waarvan je denkt dat ze er op zullen antwoorden.

Oplossing: Stel de lastige vragen. Misschien krijg je toch antwoord, omdat informatie die eerder nog vertrouwelijk was dat nu niet meer is. Maar zelfs als ze geen antwoord geven, dan nog krijg je informatie.

Rond alle details tijdig af. Tijdsdruk is een factor die altijd invloed heeft op de uitkomst van een onderhandeling. Mensen worden flexibeler naarmate de tijdsdruk toeneemt en gaan concessies doen. Probeer alle punten ruim voor de deadline afgehandeld te hebben.

Gevaar: Je opponent zegt: “Dat is geen probleem. Dat werken we later wel uit.”

Oplossing: Realiseer je dat het waarschijnlijk inderdaad geen groot probleem is als je het nu oplost, maar dat het wel degelijk een groot probleem zou kunnen worden als je er tot het laatste moment mee wacht: je bent nu eenmaal kwetsbaar als je onder tijdsdruk staat.

Maak het je opponent makkelijk te accepteren. Soms loopt een onderhandeling op het laatste moment helemaal vast. Als dat gebeurt, is het waarschijnlijk het ego van je opponent dat in de weg zit. Hij wil je voorstel wel accepteren, maar heeft geen zin het gevoel te krijgen dat hij de onderhandelingsstrijd van je heeft verloren. Maak acceptatie makkelijker door op het laatste moment nog een heel kleine concessie te doen.

Gevaar: Zonder dat jij het weet heeft je opponent bij zijn baas zitten opscheppen over een grote concessie die hij bij je gedaan dacht te krijgen. Nu dat er niet in lijkt te zitten, heeft hij nog maar weinig zin je tegemoet te komen.

Oplossing: Bewaar een kleine concessie voor het laatste moment. Zeg dan iets als: “Aan de prijs kan ik niets meer doen, maar als je me hierin tegemoet komt, beloof ik je dat ik persoonlijk de leiding over de installatie op me neem zodat je zeker weet dat het goed verloopt.” Dat was je misschien toch al van plan te doen, maar je bent nu in elk geval zo attent geweest hem het gevoel te geven dat hij nog iets van je gedaan heeft gekregen.

Maak gebruik van een hogere autoriteit. Laat je opponent niet merken dat jij een besluit kunt nemen in deze onderhandeling. Vertel hem dat je te maken hebt met een hogere autoriteit die het uiteindelijke besluit moet nemen. Dat stelt je in staat de andere kant flink onder druk te zetten zonder gelijk in conflict te komen, doordat je altijd de hogere autoriteit de schuld kunt geven. “Met deze prijs gaan mijn mensen nooit akkoord. Je zult echt met iets beters moeten komen.”

Gevaar: Zorg dat je ‘hogere autoriteit’ geen individu is, want dan zullen ze altijd proberen om je heen te gaan, om rechtstreeks met de beslissingsbevoegde te onderhandelen.

Oplossing: Houd je ‘hogere autoriteit’ vaag en schijnbaar onbenaderbaar – noem het bijvoorbeeld een stuurgroep, een comité, of een raad van bestuur.

Laat anderen hun problemen niet bij jou neerleggen. Internationale onderhandelaars zullen je meteen vertellen dat, als de andere kant jou probeert op te zadelen met wat in feite hun probleem is, je onmiddellijk het waarheidsgehalte moet controleren.

Gevaar: Ze zeggen: “Ons budget is daar gewoon niet groot genoeg voor.”

Oplossing: Controleer of dat echt zo is. Vraag ze wie de autoriteit heeft om het budget te verhogen.

Zet impasses op een zijspoor. Als je over een bepaald onderwerp erg ver uit elkaar ligt, schuif dat onderwerp dan even aan de kant en zorg voor momentum door overeenstemming te zoeken over kleinere onderwerpen.

Gevaar: Nog voor de onderhandeling begonnen is, vertellen ze je dat ze al twee goede voorstellen hebben liggen van anderen. En dat, tenzij jij een beter voorstel hebt, verder doorpraten weinig zin heeft.

Oplossing: Vertel ze dat er nog veel zaken duidelijk moeten worden voordat je over een prijs kunt praten. Zorg voor momentum door eerst overeenstemming te zoeken over kleinere onderwerpen.

Alleen een mediator of bemiddelaar kan vastgelopen onderhandelingen weer vlot trekken. Een onderhandeling zit vast als geen van beide partijen het nog zinnig vindt door te praten, omdat uit eerdere ontmoetingen al is gebleken dat geen van beide zijden zijn standpunt nog wil veranderen. In zo’n geval kan alleen een mediator of bemiddelaar nog uitkomst bieden. Dat betekent dat je een derde partij in de arm moet nemen. Om tot een oplossing te komen moet die derde partij neutraal overkomen.

Gevaar: Je probeert als bemiddelaar op te treden in een onderhandeling, maar een van de partijen betwijfelt je neutraliteit.

Oplossing: Doe een kleine concessie aan die partij, zodat de perceptie van neutraliteit weer wordt hersteld.

Als ze je vragen om een kleine concessie, zorg dan altijd dat daar iets tegenover staat. Als je gevraagd wordt op een klein punt in de onderhandelingen toe te geven, vraag ze dan altijd daar iets tegenover te zetten. Zeg simpelweg: “Als we dat voor je doen, wat kunnen jullie dan voor ons doen?” Als in zo’n geval een concessie volgt, is die vaak verbazingwekkend groot.

Gevaar: Een nieuwe klant vraagt je om een kleine concessie, en je bent zo blij met zijn klandizie dat je zegt: “Natuurlijk, geen probleem.” Een week later bellen ze je voor een nieuwe concessie. Vanaf dat moment houden ze niet meer op met zeuren.

Oplossing: Zodra ze je om een concessie vragen, vraag je altijd om tegenprestatie. Dat voorkomt dat ze blijven schaven.

Wees bedacht op de ‘good guy/bad guy’ tactiek. Als je met twee mensen in onderhandeling bent, wees er dan op bedacht dat ze deze tactiek bij je gaan uitproberen. De een lijkt dan keihard, gemeen en volledig tegen jouw voorstel, en de ander is warm, vriendelijk en juist heel genegen met je mee te gaan.

Gevaar: Psychisch neig je in zo’n geval naar de ‘good guy’, en zul je geneigd zijn hem eerder concessies te doen.

Oplossing: Maak die tactiek onschadelijk door te laten blijken dat je ze door hebt. Het is zo’n overbekende tactiek dat je rustig kunt zeggen: “Oh kom op nou! Gaan jullie good guy/bad guy met me spelen?” Dat is zo beschamend voor ze dat je er vervolgens vanaf bent.

Pas op voor knabbelaars. Je bent het meest kwetsbaar als je denkt dat de onderhandelingen al zijn afgelopen. Op zo’n moment slaan de knabbelaars toe. Je probeerde bijvoorbeeld een boot of een auto te verkopen, en de druk en spanning van de onderhandeling glijdt van je af. En net als de koper zijn cheque wil uitschrijven, zegt hij: “Dat is toch inclusief een volle tank hè?”

Gevaar: Je bent kwetsbaar om twee redenen. Je hebt net een deal gesloten, en als je je goed voelt, ben je geneigd toe te geven op punten waar je dat normaal gesproken niet zou doen. En bovendien denk je: ‘Oh nee! Ik dacht dat we al rond waren. Ik heb helemaal geen zin om weer opnieuw te gaan onderhandelen. Straks raak ik het allemaal nog kwijt!”

Oplossing: De tegenzet die je hier moet doen is er op een vriendelijke manier voor zorgen dat de ander zich heel goedkoop voelt. Je zit op een gevoelig punt in de onderhandelingen, dus doe het vooral met een grote grijns. “Oh kom op nou. We hebben een geweldige deal voor je geregeld. Moet ik er nou ook nog een tank benzine bij doen? Dat doe je me toch niet aan?”

Ga altijd voor dat beetje extra. Misschien is de tegenpartij akkoord met de kern van je voorstel, maar hebben ze moeite met de extra’s. Probeer te begrijpen wat er omgaat in hun hoofd als ze zo’n beslissing nemen. Ze worstelen ermee tot het moment dat ze hem genomen hebben. Daarna draait het helemaal om en zullen ze juist geneigd zijn dingen te doen die de beslissing bekrachtigen die ze zojuist hebben genomen.

Gevaar: Je hebt een overeenkomst liggen voor de kern van je voorstel, maar je aarzelt om nog over de extra’s te beginnen omdat je bang bent dat je daarmee alles alsnog verpest.

Oplossing: Wacht totdat ze de overeenkomst hebben getekend, en zeg dan: “Kunnen we nog even naar de extra’s kijken? Ik zou het niet iedereen aanraden, maar in jullie geval heb ik sterk het gevoel dat het verstandig zou zijn.” Omdat ze in hun hoofd graag de bevestiging krijgen dat ze eerder de juiste beslissing hebben genomen, is de kans groot dat ze er nog eens over na willen denken.

Zorg dat je concessies steeds kleiner worden. De grootte van de concessies die je doet, vormt mogelijk een patroon in het hoofd van je opponent. Als elke volgende concessie groter is dan de vorige, dan moedig je de tegenpartij aan almaar door te blijven onderhandelen.

Gevaar: De tijdsdruk neemt toe, en je wilt graag tot een overeenkomst komen. Je concessies worden groter en groter.

Oplossing: Begin met een redelijke concessie, en zorg dat de volgende concessies elke keer wat kleiner zijn. Neem desnoods een kleine concessie op het laatste moment van tafel.

Bron: Techworld