Wij hebben al een keer uitgebreid geschreven over verschillende "verborgen" features van Google Keep, maar laten we vooral niet al die andere voor de hand liggende opties en functies vergeten. Wij kijken naar maar liefst 22 handige features en toepassingen van deze geweldige app.

Label je notities

Net als Gmail vertrouwt Keep op labels in plaats van op mappen of notebooks om je memo's beheersbaar te maken. Je kunt een label toevoegen aan een notitie door rechtsonder in het bewerkingsscherm van de app te tikken op het pictogram met drie punten in het menu en "Labels" te selecteren - of door een notitie in de hoofdlijstweergave aan te raken en vast te houden en vervolgens op het labelpictogram in de rechterbovenhoek van dat scherm te tikken. (je kunt ook meerdere notities tegelijk selecteren: Tik gewoon op een notitie en houd deze vast totdat deze wordt geschetst en tik vervolgens op andere notities om ze in de mix toe te voegen.)

Sneller nog, je kunt een label direct in een noot typen door het vooraf te voorzien van een hashtag - "#Personal", "#Web Projects" of "#Business Ideas," bijvoorbeeld. Keep zal zelfs suggesties voor bestaande labels opduiken zodra je begint te typen, en zodra je het gewenste label hebt geselecteerd, kun je ofwel je hashtagtekst in de notitie laten staan of wissen.

Werk met kleuren

Naast labels kan je ook notities op kleur organiseren. Misschien zijn al je werkgerelateerde notities groen en je persoonlijke notities blauw - of misschien zijn urgente notities rood terwijl alle andere grijs zijn. Je kan een willekeurig aantal systemen bedenken om de kleuren bruikbaar te maken, hetzij op zichzelf of in combinatie met de gewone tekstlabels.

Tik op de menu-knop rechtsonder en kies een kleur. Je kan ook elke notitie (of combinatie van notities) selecteren en vervolgens op het paletpictogram in de rechterbovenhoek van dat scherm tikken.

Pin je notities vast

Houd je belangrijkste notities gemakkelijk toegankelijk door de pinfunctie van Keep te omarmen: Tik gewoon op het punaise-pictogram in de rechterbovenhoek tijdens het bewerken van een notitie of na het selecteren van een notitie in de hoofdnotitielijst. De notitie verschijnt dan in een speciale "vastgepinde" sectie boven al je andere notities, zodat deze nooit buiten bereik is. (Om een notitie op elk gewenst moment uit te pakken, tik je nogmaals op het pictogram van de notitie.)

Agressief archiveren

Als een notitie niet langer je onmiddellijke aandacht nodig heeft, haal hem dan uit je hoofdnotitielijst door hem vanuit die weergave naar links of rechts te vegen - of door op het archiefpictogram (een map met een pijl naar beneden) in de rechterbovenhoek te tikken terwijl je hem bewerkt. Op welke manier je het ook doet, dat zal de notitie archiveren - en net als in Gmail blijft het dan gemakkelijk toegankelijk via zoeken of browsen, maar het zal geen je aandacht niet trekken als je met andere dingen bezig bent.

Zoeken als een pro

Over zoeken gesproken: de zoekfunctie van Keep kan veel meer doen dan alleen maar zoeken naar basistekst. Tik op het zoekvak boven aan het hoofdscherm van de app en scroll een beetje naar beneden. Je ziet onder andere hulpmiddelen voor het filteren van notities, zodat alleen die met herinneringen, lijsten, afbeeldingen of URL's en alleen notities die aan een bepaalde kleur of label zijn toegewezen, worden weergegeven.

Je kan ook door je notities bladeren door op het pictogram met drie regels in de linkerbovenhoek van de app te tikken en vervolgens het label te selecteren dat je wilt bekijken.


Herinneringen instellen

Een van de krachtigste functies van Keep is de native integratie met het platformoverschrijdende herinneringssysteem van Google. Als je een notitie op een bepaalde tijd of zelfs plaats moet bekijken - zoals thuis, op kantoor, op het vliegveld of in de kruidenierswinkel - tik je gewoon op het belpictogram in de rechterbovenhoek van het notitiescherm.

Zo kan je de gewenste conditie instellen voor wanneer de notitie moet verschijnen als een melding op je telefoon. De herinnering verschijnt ook in Google Calendar en in het tabblad "Updates" van de Google Android-app (en dus ook in het Google-paneel dat links van het hoofdscherm op bepaalde Android-apparaten te vinden is). Op al deze plaatsen zie je je Keep Reminder gegroepeerd met herinneringen uit de Google-app, de Google Agenda-app en website, alle Google Home-toestellen en alle Google-zoekprompts.

Herinneringen zoeken

Weet je niet meer welke herinneringen je nog in behandeling hebt? De eenvoudige oplossing: Tik op het menupictogram met drie regels in de linkerbovenhoek van Keep en selecteer "Herinneringen". Daar zie je een lijst van elke notitie waaraan je een herinnering hebt gekoppeld. Daarnaast zie je precies wanneer of waar deze is ingesteld om je te waarschuwen. Je ziet ook notities waarvoor de herinneringen al verstuurd zijn, maar nooit gemarkeerd zijn als "klaar".

Gesproken notities

Maak gesproken notities terwijl je onderweg bent door tegen je smartphone te praten terwijl Keep open staat en je gesproken tekst wordt omgezet in geschreven tekst. Je kan op drie manieren beginnen met opnemen: tik op het microfoonpictogram in de onderste werkbalk van Keep, tik op het pluspictogram in de linkerbenedenhoek en selecteer "Opnemen" terwijl je een notitie bewerkt, of tik op het microfoonpictogram in de widget van Keep's home screen. Als je klaar bent, plaatst Keep de transcriptie ervan in de body van de notitie en voegt ook een audio-opname van je stem bij zodat je kan controleren of de software je wel goed heeft verstaan.

Foto's beheren

Heb je een document of andere visual die je wilt ophangen voor toekomstig gebruik? Tik tijdens het bewerken van een notitie op het plusteken in de linkerbenedenhoek van het scherm en selecteer "Foto maken". Je kan vervolgens een snelle foto maken om deze aan de notitie te bevestigen. Als je liever een bestaande afbeelding uit de galerij van je telefoon gebruikt, selecteer je in plaats daarvan "Afbeelding kiezen".

Hoe dan ook, wat vooral handig is, is het feit dat je woorden uit de afbeelding kunt selecteren en ze in gewone tekst kunt omzetten - en je kan dan naar die woorden zoeken om de informatie later te vinden. Om dat mogelijk te maken, tik je gewoon op een afbeelding in een willekeurige notitie, tik je op het pictogram met drie punten in de rechterbenedenhoek van het scherm en selecteer je "Beeldtekst pakken" in het menu dat verschijnt. Je kan ook een afbeelding bewerken, markeren of tekenen op een afbeelding door het verfkwastpictogram uit datzelfde menu te selecteren.

Zet handgeschreven tekst om in digitale tekst

Als je ooit een visueel idee hebt dat je wilt opschrijven, raak dan het penseelpictogram in de werkbalk of widget van Keep aan (of als je al een notitie aan het bewerken bent, tik dan op het pluspictogram en selecteer "Tekenen"). Je kunt schetsen of schrijven op je scherm - met een stylus of zelfs met je vinger - en dan je resultaat opslaan samen met andere notitie-elementen.

Het coolste deel: Net als bij de door de camera gemaakte foto's kan je alle woorden uit je tekening laten halen en ze vervolgens omzetten in doorzoekbare en kopieerbare tekst die klaar is om te kopiëren. Selecteer de tekening en kijk dan in datzelfde drie-punts menupictogram in de rechterbovenhoek van het scherm om de opdracht te vinden.

Maak van elke notitie een lijst

Je weet waarschijnlijk al dat je een nieuwe lijst kunt starten door op het vinkje te tikken in de werkbalk of widget van Keep - maar wist je ook dat je een bestaande notitie kunt omzetten in een lijst met een paar snelle tikken?

Tik tijdens het bewerken van een notitie op het plus-pictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm en tik dan op "Checkboxes". Keep voegt een selectievakje toe aan het begin van elke nieuwe regel, en je kunt dan de geeky voldoening krijgen door items af te vinken terwijl je ze voltooit.

Notities kopiëren

Ooit gewild dat je een notitie als sjabloon of startpunt kon behandelen en eraan kon werken zonder je originele kopie te moeten wijzigen? Keep heeft een gemakkelijk over het hoofd geziene optie om dat te doen: Open een notitie, tik dan op het pictogram met drie punten in de rechterbenedenhoek en selecteer "Maak een kopie". Je wordt dan naar een exacte replica van de notitie gebracht terwijl de originele versie onaangeroerd blijft.

De boel ongedaan maken

We mogen ons dan wel vaak positief uitlaten over deze app, het was niet allemaal rozengeur en maneschijn. De applicatie miste namelijk veel te lang een (in onze ogen) zeer belangrijke functie: de undo-knop.

Gelukkig is dat niet langer het geval: De volgende keer dat je per ongeluk een heel stuk tekst verwijdert of andere ongepaste wijzigingen aanbrengt, zoek je naar de pijl die linksonder in het midden van het scherm cirkelt. Als je iets ongedaan hebt gemaakt, zie je ook een pijl die naar rechts cirkelt; die kun je opnieuw doen wat je ongedaan hebt gemaakt als dat nodig is.

Favoriete weergave instellen

Je notities staan standaard in meerdere kolommen, maar je hoeft dat niet zo te houden. Zie je dat pictogram met twee dikke horizontale lijnen aan de bovenkant van de zoekbalk van de app? Tik erop en de app schakelt over van de standaard multikolommenweergave (ook wel Grid View genoemd) naar een minder dichte configuratie met één kolom (List View).


Verwijder onnodige elementen

Wanneer je URL's in een notitie opneemt, zet je meestal een reeks voorbeeldvakken op de onderkant van de notitie met links naar die websites. Deze vakjes kunnen een handige manier zijn om snel naar je links te gaan, maar ze kunnen ook een hoop onnodige rommel creëren, zowel binnen de notities als in uw hoofdnotitie lijst - en vooral als je de neiging hebt om veel URL's in je memo's op te nemen, kan het snel uit de hand lopen.

Als je, net als ik, die vakjes eerder afleidend dan nuttig vindt, tik dan op het drie-regelige menupictogram van Keep in de linkerbovenhoek, selecteer "Instellingen" en deactiveer het schakelvlak naast "Toon rijke linkvoorbeelden". Je notitielijst ziet er daardoor netter uit.

Pas het gedrag aan

Standaard voegt Keep nieuwe items toe aan het einde van een lijst en stuurt de aangevinkte items naar de onderkant van een notitie, onder alle actieve items. Niet blij mee? Geen probleem, dit kan namelijk worden aangepast. Tik gewoon op het drie-regelige menupictogram, selecteer Instellingen en deactiveer vervolgens de schakelaars naast "Nieuwe items aan de onderkant toevoegen" en/of "Gecontroleerde items naar beneden verplaatsen". Hierdoor verschijnen nieuwe items en aangevinkte items respectievelijk bovenaan de lijst in plaats van onderaan.

Pas herinneringstijden aan

Als je een nieuwe notitieherinnering instelt, biedt Keep een reeks presets die je met één tik kan instellen, maar het zou zomaar kunnen dat de standaardinstellingen van de app voor 's morgens, 's middags en 's avonds mogelijk niet aansluiten bij jou. Je kan deze tijden aanpassen aan je eigen schema door te tikken op het drie-regelige menupictogram van de app en "Instellingen" te selecteren. Vervolgens pas je de tijden voor elk dagdeel aan onder de kop "Resterende standaardinstellingen". Let er alleen op dat de tijden die je in Keep instelt, ook worden overgedragen naar Gmail en gebruikt worden voor de standaard snoozetijden.

Samenwerken met collega's

Je wilt brainstormen over ideeën of samen met een collega een to-do list aanpakken? Of misschien zelfs een evoluerende boodschappenlijst bijhouden met je partner - een lijst die je allebei altijd en overal kunt bijwerken? Simpel: open een notitie, tik dan op het pictogram met drie punten in de rechterbenedenhoek en selecteer "Collaborator". Begin met het typen van de naam of het Gmail-adres van de persoon, en Keep toont je een lijst met suggesties van je contactpersonen terwijl je typt; je kunt ofwel op een van de suggesties tikken of doorgaan met het handmatig invoeren van een e-mailadres. En als je meer medewerkers wilt toevoegen, kan je gewoon doorgaan met het invoeren van namen of Gmail-adressen als dat nodig is.

Zodra je contactpersonen voor het maken van notities zijn aangesloten, kan je de notitie op je eigen apparaten bewerken - of het nu gaat om Android, iOS of een ander desktopplatform - en zie je alle wijzigingen en toevoegingen in realtime.

Eenvoudig van account wisselen

Als je meerdere Google-accounts gebruikt - zoals één voor je werk en één voor persoonlijke doeleinden - maakt Keep het super eenvoudig om te schakelen tussen verschillende gebruikers vanuit de app. Tik op het cirkelvormige profielpictogram in de rechterbovenhoek van de app (het pictogram dat je persoonlijke profielfoto of de eerste letter van je naam weergeeft) en je kunt overschakelen naar een ander account dat bij je telefoon hoort. Je kunt zelfs een nieuw account aan je telefoon toevoegen vanaf dezelfde plek, als dat nodig is.

Laat andere apps informatie toevoegen aan Keep

Vergeet niet dat je dingen uit elke andere app op je telefoon rechtstreeks in je Keep-notities kan laten plaatsen, of het nu gaat om een web-URL, een foto, een screenshot of zelfs een stukje gemarkeerde tekst. Je hoeft alleen maar te zoeken naar de "Delen"-knop vervolgens Keep te selecteren. De inhoud die je op dat moment bekijkt, wordt direct geplaatst in een nieuwe notitie.

Switchen naar Google Docs

Laten we eerlijk zijn: Keep mag dan wel veel basis notitiefeatures aan boord hebben waarmee je veel kan, de app heeft wel z'n grenzen. Begint je notitie steeds meer op een document te lijken met erg veel tekst en bekruipt je de behoefte om met geavanceerde bewerkingstools aan de slag te gaan? Dan is Keep waarschijnlijk niet langer de app waarmee je wilt werken.

Gelukkig kan je dat op een uitstekende manier afvangen: Als een notitie de mogelijkheden van Keep overtreft, tik je gewoon op het drie-punts menupictogram in de rechterbenedenhoek van het bewerkingsscherm, selecteer je "Verzenden" en vervolgens "Kopiëren naar Google Docs. Zo dump je je hele notitie in een nieuw Docs-document, waar je de inhoud naar hartelust kunt bewerken.

Als Google Docs niet je ding is, kun je de optie "Verzenden via andere apps" in hetzelfde menu gebruiken om de volledige tekst van je notitie te verzenden naar een andere app die het kan verwerken - of het nu een andere Android-tekstverwerker, een e-mail- of sms-app is of een samenwerkingstool zoals Trello of Slack.

Keep benaderen vanaf andere Google apps

Als je aan het werk bent op een computer en je wilt je notities die je op je telefoon hebt gemaakt benaderen, kijk dan gewoon naar het onlangs toegevoegde rechter zijpaneel in een van die apps - of als het paneel niet zichtbaar is, zoek dan naar een klein wit tabblad met een pijl naar links in de rechterbenedenhoek van het scherm. Zodra het paneel is geopend, kan je op het pictogram "Bewaren" in het paneel klikken en je notities in datzelfde browsertabblad bekijken, zoeken of zelfs bewerken.

Elke notitie die je in Docs maakt bevat automatisch een link naar het document waaraan je op dat moment werkte. En misschien wel het nuttigst van allemaal: In het paneel Bewaren kan je op het pictogram met drie punten in een willekeurige notitie klikken om de volledige inhoud ervan rechtstreeks in je document te kopiëren.