Altijd blijft er wel iets instaan waar ik nog wat mee moet. Wat precies, dat weet ik zelf vaak ook niet meer als ik eens in de zoveel tijd in een bui van opruimwoede probeer het aantal mails in mijn inbox tot een aanvaardbaar niveau probeer terug te brengen.

Het kan ook anders. Begin vorige maand luisterde ik naar Tros Radio Online en daar zat een man die er wel regelmatig in slaagde zijn inbox op te schonen. Die man heet Taco Oosterkamp en hij schreef het boek 'Elke dag je hoofd en inbox leeg'.

"Ik heb nu nul mailtjes in mijn inbox", vertelde Oosterkamp in de uitzending. Zijn doelstelling is om elke dag minimaal één keer een lege mailbox te hebben. Drie tips hoe je dat voor elkaar krijgt.

1. Lees je e-mail niet de hele dag door

Zelf mag ik graag elke minuut mijn mail checken (een dwangneurose? hoe kòòòm erbij?). Maar wie effectief met zijn e-mail wil omgaan, kan het lezen van nieuwe berichten beter beperken tot een aantal (twee, drie, vier) keer per dag. Bijvoorbeeld: 's ochtends als je begint met werken, meteen na de lunch en aan het eind van de werkdag – vlak voordat je naar huis gaat.

In de praktijk is dit natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Moet je als sysadmin niet de hele dag klaar zitten om vragen van gebruikers te beantwoorden? Misschien. Maar je kunt ook denken: als het echt dringend is, dan bellen ze me wel. De drempel om te bellen ligt immers toch wat hoger dan voor het sturen van een mailtje.

Ook als je er een dergelijk beleid op na houdt, is het natuurlijk heel verleidelijk om de op een verloren ogenblik eens even te kijken wat voor mail er binnenkomt. Wie zichzelf niet vertrouwt, kan gebruikmaken van Kukoo, een dienst die je mail opspaart en op gezette tijdstippen naar je doorstuurt. Of dat professioneel overkomt is natuurlijk een tweede.

2. Doe meteen wat met een binnengekomen bericht

Eén van de redenen waarom mijn inbox altijd volloopt, is omdat ik de binnengekomen berichten wel lees maar er vervolgens niets mee doe. Ja, ik denk na over een antwoord (dat ik in veel gevallen misschien ook wel meteen had kunnen tikken). Het gevolg: langzaam maar zeker hoopt de mail zich op.

Helemaal fout. Je moet snel een beslissing nemen, zegt Taco Oosterkamp. Hij legt in een video uit hoe het ook anders kan. Maak een aparte map voorvoor mails die misschien wel interessant zijn, maar waarvoor je nu even geen tijd hebt. Dump daar alle berichten in waarmee je nu even niets wilt. Maak verder een takenlijst aan en zet afspraken meteen in je agenda.

3. Kijk af en toe kritisch naar wat er binnenkomt

De mails waarin staat dat je (alweer) een miljoen dollar hebt gewonnen in de Microsoft-loterij gooi je natuurlijk routinematig weg. Maar er zijn ook van die mails die je uiteindelijk niet gaat lezen, maar die je toch een tijdje in je inbox laat staan.

Nieuwsbrieven bijvoorbeeld. Als je het advies van Oosterkamp opvolgt, kun je die in je 'later misschien'-mapje deponeren, maar je kunt ook besluiten om je abonnement op de betreffende nieuwsbrief eens op te zeggen.

Net zoals je af en toe moet wieden in je RSS-feeds, zo moet je dat ook doen met de e-mailabonnementen die je hebt. Als je een mailinglist of nieuwsbrief al een paar maanden niet meer volgt, is het tijd om 'm eruit te knikkeren.

Bron: Techworld