1. Google Apps voor bedrijven

Voor organisaties met minder dan 50 medewerkers zijn Google Apps voor bedrijven ideale oplossingen. Je kunt gebruikmaken van gratis e-maildiensten onder de domeinnaam van je eigen organisatie. Als je nog geen eigen domeinnaam hebt, kun je die voor 10 dollar laten registreren door Google. Verder kun je een eigen Google Docs-systeem gebruiken met Google Calendar.

In het gebruik lijkt de e-maildienst op Gmail, behalve dat je eigen bedrijfsadressen worden gebruikt in plaats van je Gmail-adres. Zoals [email protected], in plaats van bijvoorbeeld [email protected] Je adresboek kan automatisch worden gedeeld door je gebruikers.

Alle mail komt op Googles computers, zodat je geen eigen mailserver nodig hebt. Hierdoor hoef je niets in te stellen of te onderhouden, terwijl de beschikbaarheid voor 99,9 procent is gegarandeerd. Google regelt dat allemaal voor je. Spam filtering werkt hetzelfde als in Gmail, zodat je medewerkers er weinig last van zullen ondervinden.

De gratis versie kent wel enige beperkingen. Behalve het maximum van 50 gebruikers kan per gebruikersaccount naar maximaal 500 ontvangers per dag worden gemaild. De meesten van ons zullen daaraan voldoende hebben, maar een enthousiaste salesmedewerker zal er nog wel eens boven zitten. Evenmin kun je attachments versturen die groter zijn dan 25Mb. Dat is vooral vervelend mediabedrijven die grote foto- of filmbestanden versturen.

Zelfs een betaalde upgrade naar de Premier Edition, waarmee je onbeperkt gebruikers kunt aanmaken, kost slechts 50 dollar per jaar. Sommige providers als Dreamhost bieden gratis one-click configuration van Google Apps voor alle domeinen die je bij hen hebt geregistreerd.

2. Dropbox

Deze synchroniseer- en backup-tool maakt gebruik van de cloud om je bestanden op afstand te bewaren. Zodra je de Dropbox software hebt geïnstalleerd, zie je een nieuwe Dropbox-map op je vaste schijf. Alles wat je hier opslaat, wordt verzonden naar het Dropbox cloud opslagsysteem. Dit gebeurt onzichtbaar en is niet anders dan het gebruiken van een andere map op je vaste schijf.

Daarna kun je Dropbox op een andere computer installeren, met dezelfde inloggegevens, en een nieuwe Dropbox-map. Alles wat je op computer A opslaat, verschijnt automatisch in de map van computer B en omgekeerd. Je kunt ook nog meer computers toevoegen en mobiele apparaten. Ook kun je toegang tot je bestanden krijgen met een webinterface.

Het grootste voordeel voor zakelijke gebruikers is dat bij diefstal of verlies van een notebook de verloren bestanden eenvoudig kunnen worden hersteld. Installeer Dropbox op een nieuwe computer, vul de gebruikersnaam in en synchroniseer de inhoud. Hiervoor is het wel essentieel dat je medewerkers hun bestanden altijd in de Dropbox-map hebben gezet.

Dropbox biedt gratis 2GB opslagcapaciteit per gebruiker: voldoende voor honderden eenvoudige kantoorbestanden. Ook zakelijke gebruikers hebben dus voldoende aan gratis accounts. Download de clientsoftware en schrijf je in tijdens het installeren met je mailadres.

En ja, Dropbox is veilig. De data wordt verstuurd langs SSL-verbindingen en wordt opgeslagen met AES-256 versleuteling.

Gebruikers kunnen 10 dollar per maand betalen om 50Gb te mogen opslaan, of 100Gb voor 20 dollar.

Mijn collega Rick Broida bespreekt de vergelijkbare dienst SugarSync, die 5GB gratis opslag aanbiedt: 3GB meer dan Dropbox. Mijn voorkeur gaat echter uit naar het reeds lang bestaande Dropbox.

3. Microsoft Security Essentials

Zakelijke Windows-gebruikers zijn veel geld kwijt aan licentiekosten voor antivirussoftware. We zouden liever niet betalen, maar je komt er niet onderuit. De meeste antivirusproducten, zoals AVG, zijn slechts gratis voor thuisgebruikers.

Recentelijk heeft Microsoft echter zijn Security Essentials vrijgegeven voor klein zakelijk gebruik, waar het voorheen slechts gratis was voor thuisgebruikers. Volgens de licentieovereenkomst mogen maximaal 10 computers het in een zakelijke omgeving gebruiken, maar dat is beter dan niets want het zijn tenminste 10 antiviruslicenties minder. Voor grotere ondernemingen heeft Microsoft Forefront, met verschillende licentiemodellen.

De nieuwe Security Essentials zien er goed uit. De software kan zeker prima virussen vangen, maar is scant wat traag vergeleken met concurrerende tools. Gezien de kosten van nul euro zullen we daar niet over zeuren. Security Essentials ondersteunt alle recente versies van Windows vanaf XP.

4. Linux

Maak je geen zorgen, ik zal niet adviseren om op Linux over te stappen voor je desktop computers. Vanuit financieel oogpunt is dit weinig zinvol voor kleinere bedrijven, aangezien ze meestal al betaald hebben voor Windows-licenties bij de aankoop van een nieuwe pc.

Wel kan ik Linux aanbevelen voor je bestandsservers. Hiermee ontloop je de kostbare Windows Server-licenties. Bij Ubuntu, de populairste Linux-versie, betaal je niets voor een systeem om een onbeperkt aantal clientcomputers te draaien. Ubuntu's andere grote voordeel is dat het eenvoudig is ondersteuning te krijgen. Je kunt je problemen googlen om te zien of iemand de oplossing weet, of je wenden tot de Ubuntu Forums.

Ubuntu maakt gebruik van Samba, dat toegang verschaft tot gedeelde Windows-bestanden en printerinstellingen. Zowel Macs als Windows computers kunnen ermee verbonden worden zullen niet eens merken dat ze niet met een Windows server te maken hebben.

Op een oude pc kun je prima experimenteren met Ubuntu Server om het programma eens uit te proberen. Als je je niet alle Unix 101 commando's kan herinneren, dam is er voldoende gratis informatie beschikbaar om te beginnen.

5. Go-OO office suite

Tenzij je de afgelopen jaren onder een steen hebt gelegen, zul je hebben gehoord van OpenOffice.org, het open source - en dus gratis - kantoorsoftwarepakket. Dit blijft beter worden met iedere nieuwe versie en is nu uitstekend geschikt voor lichte kantoortaken. Probeer het maar eens.

OpenOffice.org is handig voor gebruikers die moeten upgraden van de oudere Office-versie en in verwarring raken door de nieuwe interface van recentere versies van Microsofts kantoorsoftware.

Rond OpenOffice.org is veel te doen geweest, sinds Oracles overname van eigenaar Sun. Het LibreOffice-project heeft het beheer overgenomen maar is nog slechts in bèta testfase, zodat ik momenteel de huidige versie van Go-OO aanbeveel als beste, gratis kantoorsoftwarepakket. Dit is gebaseerd op OpenOffice.org maar hier en daar aangepast en verbeterd. Een groot voordeel is de ondersteuning van Microsofts xml-gebaseerde bestandsformaten (zoals de extensies docx, xlsx en pptx), die standaard zijn opgenomen in recente versies van Microsoft Office.

Bron: Techworld