In april kwam Google met het eerste grote nieuwe ontwerp van Gmail sinds 2013 en op veel fronten maakte de dienst een inhaalslag op andere aanbieders, die in de tussentijd niet hebben stilgezeten. Met 1,4 miljard gebruikers die minstens eenmaal per maand inloggen, is Google een beetje voorzichtig geworden met verandering.

Die langzame tred van Google heeft ervoor gezorgd dat third party e-mailsoftware weer booming business is met makers van Mailbox, Spark, Astro, Newton en meer die nieuwe features regelmatig introduceren. Een aantal van de nieuwe elementen van Gmail is duidelijk geleend van deze apps en van e-mailsoftware in het algemeen.

Google zelf experimenteert al jaren radicaler met de losse Gmail-gebaseerde app Inbox en brengt enkele features daarvan nu naar de gewone Gmail. Maar er zijn ook ideeën die we nog niet eerder zagen bij de concurrenten. Het resultaat is een gezonde mix waarmee Gmail de concurrentie weer achter zich laat en er hopelijk voor zorgt dat ook concurrenten weer meer proberen om e-mail minder pijnlijk te maken.

Als je de nieuwe interface nog niet hebt, kun je rechtsboven aan op het tandwiel klikken en de optie 'Probeer de nieuwe Gmail' selecteren om in de moderne interface uit te komen.

1. Vertrouwelijke modus

De vertrouwelijke modus is een data loss prevention-feature. Je stelt een vervaldatum in voor de verzonden mail en na die tijd kunnen ontvangers de e-mail niet meer openen. Je kunt die tijd ook nog na verzending inkorten. Daarnaast kunnen ontvangers de mail niet kopiëren, printen, downloaden of forwarden. Een laatste optie is om een tweefactor-authenticatiecode te eisen, zodat de ontvanger alleen de mail kan openen nadat de per sms ontvangen code is ingevoerd.

In het rijtje e-mailopties in een opstelvenster waar je ook opmaak bewerkt of bijlages toevoegt, zie je nu ook een pictogram met een slot en een klokje. Als je eroverheen zweeft zie je De vertrouwelijke modus in-/uitschakelen. De optie zie je ook terug in Outlook en Exchange en vervaltermijnen zijn al met klassieke Gmail in te stellen via third party-add ons als Vanishh of Snapmail. Maar met officiële toevoeging aan Gmail, wordt dit wellicht breder geadopteerd door gebruikers.

2. Snoozen

Dit is in de wereld van e-mail allang geen nieuwe feature meer. Met snoozen laat je Gmail een e-mail op een later moment nog eens onder de aandacht brengen. Deze functionaliteit was acht jaar geleden al beschikbaar in de Gmail-extensie Boomerang en daarna in Alto van AOL, die het 'snooze' noemde.

Het werd populair in de applicatie Mailbox in 2013 en werd vanaf toen een standaardfeature van vrijwel elke client. Google's eigen Inbox introduceerde de optie in 2014. Er is verder niks nieuws aan het concept - de mobiele app Newton heeft bijvoorbeeld een handige optie om te snoozen tot je weer op de desktop actief bent - maar het is er tenminste.

3. Het zij-paneel

Je kunt binnen Gmail een kleiner zijpaneel aan de rechterzijde uitklappen van Google-features Agenda, Keep en Tasks. Zo kun je snel een notitie maken naar aanleiding van een e-mail of een agenda-item aanmaken, zonder dat je van tab hoeft te wisselen. Je kent een soortgelijke feature wellicht van de Chromium-gebaseerde browser Vivaldi. Daar kun je een Web Panel openen van elke andere website. Ook Opera biedt dit aan via een browser add-on.

Maar in Gmail is het specifiek voor de dienst en het heeft nog een voordeel: je kunt een e-mailtje slepen naar een zijbalk met Tasks om een to do-item aan te maken. Ook dit is niet helemaal nieuw, want je zag het al in taakbeherende Gmail-extensies als Sortd en Yanado.

4. Prioriteitsmeldingen

Deze feature heeft nog niet zijn debuut gemaakt, maar komt er binnenkort aan. Google gebruikt AI om alleen notificaties te geven van belangrijkste e-mail. Het klinkt als de meldingsfeature van Prioriteit in Microsofts Outlook, wat op mobiele apparaten zorgt voor een notificatie alleen bij belangrijke mail.

Microsoft introduceerde dit na de overname van Acompli en hij zorgt er net als in Gmails prioriteitsinbox voor dat algoritmes bepalen welke e-mails voor jouw ven belang zijn. Hoe meer je het gebruikt, hoe meer je de AI traint op basis van jouw voorkeuren en hoe beter het systeem wordt. Dit soort filteren doet Gmail sinds 2014, maar de prioriteitsmeldingen zijn vorig jaar voor het eerst verschenen.

5. Zweefopties

Nog een feature die Google uit Inbox nu ook verhuist naar Gmail zijn de e-mailacties die je ziet als je over een regel zweeft. Door de cursor op een e-mailheader te parkeren, krijg je de opties Archiveren, Verwijderen, Markeren als ongelezen, en Snoozen om meteen die acties uit te voeren, zonder de mail te openen.

Zo kun je heel snel je postvak opruimen. Dit is geen feature die Google heeft bedacht. Een van de eerste diensten die deze functionaliteit introduceerde was AOL's Alto, dat in 2012 uitkwam en vorig jaar werd beëindigd. De versie van Newton gaat zelfs een stap verder en

6. Assistent voor uitschrijven

Je kunt in Gmail al makkelijk uitschrijven van e-mails die naar een grote gebruikersgroep worden gestuurd, maar een aankomende feature geeft suggesties tot uitschrijven als je een nieuwsbrief ontvangt die je steeds ongelezen laat. Dat is een functionaliteit die Astro al eerder introduceerde in zijn sectie 'Insights'. Hieronder zie je rechts dezelfde feature zoals hij in Astro bestaat, links de aangekondigde verbetering van Gmail.

7. Bijlages in het postvak-overzicht

Je kunt in de nieuwe Gmail bijlages meteen zien en aanspreken zonder de e-mail opnieuw te hoeven openen. Dat maakt het zoeken naar die ene bijlage makkelijker en als je een bijlage opnieuw wilt bekijken, scheelt het je weer een klik en inlaadmoment. Het ligt voor de hand dat andere e-mailapplicaties deze functionaliteit straks ook standaard voeren.

Sommige makers van third party-extensies of e-mailsoftware zullen niet zo tevreden zijn dat enkele van hun beste ideeën nu standaard in Gmail zijn opgenomen. Maar als het verleden enige indicatie is, hebben ze tot 2023 om de e-maildienst weer voorbij te streven.