De CIO Executive Board stelt dat je het IT-budgetproces juist als een manier moet zien om meer grip op uitgaven te krijgen. De organisatie reikt acht manieren aan om dat doel te bereiken.

De wijze waarop tegen het invullen van budgetten wordt aangekeken, is mede bepalend voor de efficiëntie in de daadwerkelijke uitgaven. Organisaties die ICT-budgettering zien als een tijdrovende bezigheid met weinig strategische waarde, zullen door een combinatie van verspilde energie en gemiste kansen veel geld verliezen.

Daarbij zijn ict-budgetten, meer nog dan andere budgetten, zowel intern als vanaf buiten beïnvloedbaar. ict-budgetten worden blootgesteld aan externe veranderingen (zoals een economische crisis) en interne veranderingen (zoals een verandering van strategie). Deze veranderingen zijn onvermijdelijk en onvoorspelbaar. Daar kun je maar beter direct al rekening mee houden. Het is dus beter budgettering snel en flexibel te maken (zonder transparantie op te offeren) dan een budgetproces te ontwikkelen dat verandering kan voorspellen en beheersen.

De kern van de acht tips die de CIO Executive Board geeft in de studie ‘Fixing IT Budgetting’ is dan ook dat het proces zo flexibel en transparant mogelijk ingericht moet worden, om sneller op veranderingen in te kunnen spelen en zo geld en tijd te besparen.

Verbeter procesefficiëntie

1. Ga bij budgettering uit van strategische aannames op het hoogste niveau, om zo de budgetcyclus te verkorten. Die aannames geven een heel duidelijk beeld van wat er moet gebeuren. Stel verder duidelijke tijdslimieten in. Daardoor wordt budgettering geen eindeloos proces en worden er niet allerlei wilde plannen bedacht. De kwaliteit van de onderlinge communicatie over de invulling van het IT-budget is veel belangrijker dan de hoeveelheid vergaderingen of e-mailverkeer.

2. Hak knopen door en ga niet steeds opnieuw naar de complete roadmap kijken om die op kleine punten aan te passen. Die roadmap hoef je alleen te updaten daar waar ict moet reageren (of proactief moet zijn), bijvoorbeeld als de businessprocessen veranderen.

Reageer sneller op verandering

3. Maak diverse budgetscenario’s om de reactiesnelheid van budgettering te verbeteren. Door op basis van uiteenlopende marktontwikkelingen diverse scenario’s te maken met verschillende prioriteiten, wordt het makkelijker om de financiële planning aan te passen aan eventuele veranderingen. Maak een raamwerk waarbij zowel groei als krimp van het budget worden meegenomen om op elke ontwikkeling snel in te kunnen spelen. Gebruik vooraf gedefinieerde omzetgerelateerde triggers die bepalen wanneer er tussen scenario’s gewisseld moet worden.

4. Vergroot je reactiesnelheid door een dossier van strategische ideeën aan te leggen. Daardoor houd je kennis van de ontwikkelingen op peil. Bovendien is het handig om direct gestandaardiseerde beschrijvingen van potentiële investeringsmogelijkheden achter de hand te houden. Als je denkt dat een techniek goed past op een probleem of behoefte van een afdeling, dan kun je zulke beschrijvingen snel tevoorschijn halen. Je loopt zo op de ontwikkelingen vooruit, en je hoeft niet steeds snel te onderzoeken wat er op ICT-gebied aan mogelijkheden zijn.

Kostenbesparing

5. Maak gebruik van het concept zero-based budgettering (budget definiëren aan de hand van te maken kosten) om alle ict-kosten vanaf de grond te herevalueren. Zo kun je uitvinden waar onnodige kosten worden gemaakt. Maak gebruik van de gedetailleerde kostenanalyse die mogelijk is op basis van zero-based budgetting om de afdelingen de mogelijkheid te geven kosten versus risico’s af te wegen.

6. Wanneer je een kostenplaatje maakt, zorg dan dat je kosten groepeert in termen die je collega’s begrijpen. Die kunnen dan beter nagaan wat de gevolgen zijn van bepaalde verschuivingen of verminderingen in het toewijzen van budget. Het gebruik van technische termen, waar je zelf beter bekend mee bent, maakt het kostenplaatje juist minder begrijpelijk voor voor algemene managers, financieel verantwoordelijken, marketeers enzovoorts.

Maak investeringen beter zichtbaar

7. Maak van de evaluatie van het IT-budget een regelmatig terugkerend fenomeen, niet een gebeurtenis die eens in de zoveel tijd een keertje terugkomt. Door bijvoorbeeld op kwartaalbasis bepaalde onderdelen van het budget tegen het licht te houden, weet je zeker dat het complete budget elke twee tot drie jaar volledig de revue passeert. Zo ben je sneller in staat om waar nodig het budget te herverdelen.

8. Gebruik een continu budgetteringsproces om sneller en met minder impact aan de veranderende behoeften van de business op ict-gebied tegemoet te komen. Vergelijk verwachte versus behaalde resultaten van afdelingen om waar nodig met het budget te schuiven.

Bron: Infoworld Bron: Techworld