Natuurlijk is het belangrijk om elkaar af en toe in de ogen te kunnen kijken en met een grote groep mensen afspraken te maken over zaken die er op de planning staan. Maar veel vaker lijken vergaderingen meer op een soort rituele dansjes waaraan vooral de deelnemers die eigenlijk niet zoveel te doen hebben, het nodige plezier lijken te beleven.

Ook als systeembeheerder moet je ongetwijfeld wel eens bij een meeting of vergadering zitten. En misschien moet je er ook wel eens eentje organiseren. Daarom vier wenken waarmee je het vergaderleed tot een minimum kunt beperken.

1. Een goede voorbereiding is het halve werk

Er zijn nogal wat vergaderingen waarbij de nodige tijd verloren gaat doordat niemand van tevoren de stukken heeft gelezen. Het kan daarom geen kwaad in aanloop naar de bijeenkomst alvast een online vergadering te laten plaatsvinden. Mail bijvoorbeeld de agendapunten door en vraag iedereen daar op te reageren.

Ook via een wiki kunnen de deelnemers aan de bijeenkomst natuurlijk al van tevoren hun input geven. Stel concrete vragen waarop ze moeten reageren. Soms blijken die antwoorden al zo goed dat een irl vergadering niet meer nodig is.

Doorgaans is dat natuurlijk niet het geval, maar dan zorgt zo'n online discussie voorafgaande aan de vergadering er wel voor dat de echte discussie een stuk gestructureerder en vlotter kan verlopen: alle deelnemers aan de bijeenkomst hebben immers al nagedacht over de onderwerpen die op de agenda staan.

2. Plan de afspraak

Een datum prikken waarop iedereen kan, is niet altijd even eenvoudig. Veel organisaties maken natuurlijk gebruik van een gemeenschappelijk agendasysteem (zoals Outlook) dat het plannen van dergelijke afspraken vereenvoudigt.

Zit je zelf bij een organisatie waar niet een dergelijk systeem bestaat of heb je de vergadering met mensen van buiten de organisatie, dan kan een site als Datumprikker.nl uitkomst bieden. Geef via de site op op welke data je kunt, nodig de andere deelnemers aan de vergadering uit om aan te geven op welke van de genoemde dagen en tijdstippen zij kunnen. Erg handig. En het scheelt een hoop vruchteloos heen en weer mailen.

3. Nodig niet te veel mensen uit

Hoe meer mensen er bij de vergadering aanwezig zijn, hoe langer de bijeenkomst duurt. Veel mensen hebben immers de neiging om hun mening te willen geven. Dat iemand anders dezelfde mening zojuist ook al heeft vertolkt, hoeft daarbij geen beletsel te zijn. Gehoord worden is voor menige vergadertijger immers belangrijker dan luisteren. Daarom: beperk het aantal deelnemers aan de vergadering. Alleen de mensen die echt betrokken zijn bij een project of onderwerp moeten aanwezig zijn.

4. Houd het kort

Sommige vergaderingen duren eindeloos. En denk maar niet dat er bij dergelijke ellenlange bijeenkomsten echt meer wordt besloten. We zouden natuurlijk in het vervolg al onze vergaderingen onderwater kunnen houden – de ministers van de Malediven deden dat onlangs en ze hielden het er maar een half uur uit – maar als je kantoor niet in de buurt van de kust of een meer ligt, is dat natuurlijk weinig praktisch.

Zorg voor duidelijke doelstellingen: een vergadering zonder doel heeft geen zin. Zorg dat iedereen op de hoogte is van het doel van de bijeenkomst. Stel daarom een heldere agenda op en hamer punten tijdig af. Laat niet iedereen overal eindeloos over dooremmeren zonder dat er een conclusie in zicht is. Leid de deelnemers met zachte doch besliste hand terug naar het onderwerp wat op de agenda staat als de discussie dreigt te verzanden.

Bron: Techworld