Werken met PDF's is bijna net zo gebruikelijk als met Word-documenten, maar de volledige software om ze te bewerken in Adobe Acrobat is vrij prijzig. Er zijn meerdere softwarepakketten om PDF's te bewerken, maar er is eentje die vrijwel iedereen al gebruikt: Microsoft Word.

In vorige versies was het al mogelijk om PDF'jes te bewerken, maar sinds Word 2016 is dit sterk verbeterd en kun je documenten van het Adobe-formaat openen, bewerken en opnieuw opslaan als PDF zonder Acrobat te gebruiken. Microsoft noemt deze feature PDF Reflow en we laten in dit artikel zien hoe je een PDF met beeld en tekst bewerkt.

Lees ook: 5 gratis tools om over het pdf-formaat te heersen

1. Importeren

Open een Word en selecteer Bestand > Openen om te navigeren naar de map die je PDF'je bevat. Selecteer het bestand en klik op Openen.

Daarna verschijnt het volgende dialoogvenster dat je waarschuwt dat je een groot document opent en de lay-out er anders uit kan zien dan de originele PDF.

Microsoft wijst erop dat de feature beter werkt met documenten die vooral tekst zijn dan documenten die doorspekt zijn met afbeeldingen, tags, bladverwijzingen, voetnoten en andere functionaliteiten. Zulke aanvullende tekstblokken worden vaak op het eind van het document geplaatst of middenin. Wees je ervan bewust dat dit kan gebeuren.

Maar veel van de lay-out-elementen zijn wel compatibel en worden zonder problemen vertaald van PDF naar Word. Dit is bijvoorbeeld een afbeeldingrijke PDF met grafieken en achtergrondafbeeldingen die zich prima vertaalde naar Word:

Je kunt hier nieuwe alinea's tikken, tekst bewerken en verwijderen, terwijl het document automatisch wordt geschikt tijdens het typen. Je kunt afbeeldingen verwijderen, vervangen of verplaatsen en de tekstomloop wordt automatisch op dezelfde manier verwerkt op de nieuwe locatie. Je kunt hier handmatig dingen wijzigen, zoals de regelafstand, marges, afbeeldingsgrootte, lettertypes en nog veel meer.

Word als DTP-software

De compatibiliteit is beter dan je zou denken en je kunt afbeeldingen behoorlijk bewerken, met onder meer het aanpassen van de grootte, positie, cropping, bijschriften en zelfs het toevoegen van snelkoppelingen. Word gebruik je zo als DTP-programma om de uiteindelijke PDF direct te versturen naar de drukker. Dat is vooral een pre voor MKB's die geen gespecialiseerde software in het budget hebben voor deze klussen.

Het voordeel voor de rest van ons is dat je gegevens van één document kunt kopiëren naar een andere tussen documenttypen die voorheen incompatibel waren. PDF's zijn kleiner, makkelijker te e-mailen en efficiënt voor drukkers omdat het een mobiel formaat is, zodat alle elementen om een product af te maken zijn verzameld in een enkel bestand.

Beveiligen document

Het nadeel van Word's Reflow-feature is dat sommige organisaties nou juist PDF gebruiken om enige bescherming te bieden tegen bewerking/kopiëren voor de documenten die ze uitgeven. Maar daar is ook een oplossing voor: bescherm het document in Acrobat tot Alleen-lezen tenzij je een wachtwoord geeft, zodat het bestand niet kan worden gekopieerd of geconverteerd.

Als je een document weer wilt opslaan zijn daar twee manieren voor. De eerste is door het simpelweg op te slaan als PDF bij Bestand > Opslaan als en kies bij Opslaan als onder de bestandsnaam voor bestandstype PDF.

De andere optie is om het bestand te exporteren als PDF. Kies Bestand > Exporteren en kies voor PDF- of XPS-document maken.

Als je elementen wilt wijzigen en blokken zijn niet naar wens versprongen, kun je met de hand ingrijpen. Bij toevoegingen zou de omloop automatisch verwerkt moeten worden, maar mocht dat niet het geval zijn: op de laatste pagina gaan we nog even in op zulke aanpassingen.

Als de tekstomloop niet meer klopt, zorg er dan voor dat je de alinea's scheidt, zodat de tekst stopt voor de afbeelding en een nieuw tekstblok wordt dan gestart onder de afbeeldingen. Als je hem in stukken hebt gehakt, kun je de positie van de afbeelding verwerken door er op te rechtsklikken en te kiezen voor Tekstterugoop > Meer indelingsopties. Dan krijg je het volgende scherm te zien:

Kies een nieuwe positie en klik op OK. Als de tekst is verplaatst en opnieuw ingesteld, is het waarschijnlijk beter om te kiezen voor Relatieve positie, zodat de tekst meebeweegt met de afbeelding. Kies Absolute positie om het element op een vaste plek op de pagina weer te geven. Je hoeft de positie niet te raden: zodra je de afbeelding verplaatst, wordt de nieuwe positie in de veld gezet.

Als je tevreden bent over de opmaak van de bewerkte versie, kun je de methode van de vorige pagina volgen om het document opnieuw op te slaan als PDF.