Gmail heeft een verscheidenheid aan ingebouwde tools om berichten beter beheersbaar te maken. Sommige zijn een beetje anders dan wat je gewend bent van de traditionelere e-mailclients (Outlook of Thunderbird, bijvoorbeeld) - maar als je de tijd neemt om uit te zoeken hoe ze werken, zal je misschien verbaasd zijn over hoe effectief ze kunnen zijn.

Er is geen beter voorbeeld dan het labelsysteem van Gmail. Het is een vreemd concept, vooral als je gewend bent aan op mappen-gebaseerde methodes, maar hier is een klein geheim: Labels zijn eigenlijk mappen, in zekere zin. Dat is echter slechts een klein deel van hun inbox-organiserende kracht.

Denk eens na over deze negen label-georiënteerde mogelijkheden en maak je klaar om de labels van Gmail in een heel nieuw licht te zien.

Gebruik Gmail-labels zoals supermappen voor het categoriseren van e-mail.

Dit is de basaalste Gmail-labelmentaliteit om onder de knie te krijgen: zie een Gmail-label als een map, maar met een belangrijke twist: in plaats van een bericht in een label te plaatsen, wordt het label op het bericht geplaatst.

Dat subtiele onderscheid is eigenlijk heel belangrijk. Wat het betekent is dat een bericht niet met slechts één label geassocieerd hoeft te worden, zoals meestal het geval is met mappen; in plaats daarvan kun je zoveel labels aanbrengen als je wilt op elk bericht, en elk bericht gedraagt zich uiteindelijk als een sticker die boven op de e-mail zit, samen met andere labels die je hebt aangebracht.

Dus als je bijvoorbeeld statistieken bijhoudt voor de website van je bedrijf, kan je alle inkomende e-mails van Google Analytics labelen als 'Webrapporten'. Maar misschien heb je ook je eigen persoonlijke website waarvoor je Analytics-updates ontvangt. Je kunt de rapporten van je persoonlijke website ook labelen als 'Webrapporten' en vervolgens een tweede label van 'Werk' of 'Persoonlijk' toevoegen aan elk bericht om een ​​onderscheid tussen de twee typen te maken.

De eenvoudigste manier om een ​​label te maken, is door op het labelpictogram in de werkbalk bovenaan het scherm te klikken wanneer je een bericht bekijkt of wanneer je iets uit een berichtenlijst hebt geselecteerd en vervolgens de gewenste naam te typen voor het label. Als je klaar bent, druk je op Enter en Gmail maakt het label voor je aan en past het toe op het bericht. De volgende keer dat je op de labelopdracht klikt, zie je je nieuw gemaakte label als een optie.

Bespaar jezelf een stap en label tijdens het archiveren

Dit is een handige opdracht om te onthouden: als je een label aan een bericht wilt toevoegen en het bericht tegelijkertijd uit je inbox wilt verwijderen, gebruik je de optie 'Verplaatsen naar' van Gmail - het pictogram met een pijl in een map, direct links van de reguliere label-icoon. Dat zal alle stappen in één klap verwerken.

Pas labels toe terwijl je een e-mail opstelt

Gmail-labels zijn niet alleen voor inkomende berichten; je kunt ze ook proactief toepassen op een nieuw bericht dat je opstelt. Dit zorgt ervoor dat die e-mail en alle bijbehorende antwoorden goed georganiseerd en aanwezig blijven op de juiste plaatsen.

Het enige dat je hoeft te doen, is op het menupictogram met drie stippen in het opstelvenster van Gmail te zoeken naar de optie 'Label' in de lijst die wordt weergegeven. Maak vervolgens een nieuw label en selecteer een bestaand label om het toe te passen.

Organiseer je etikettenlijsten

Oké, dus je hebt je berichten gelabeld, wat nu? Nou, je kan beginnen door altijd door je etiketten te bladeren om iets te vinden wat je nodig hebt. Gmail bewaart je lijst met labels (in alfabetische volgorde) in de linker zijbalk. Je kunt die balk inklappen of uitbreiden door op het drieregelige menupictogram in de linkerbovenhoek van het scherm te klikken en je kunt op een willekeurig etiket in de lijst klikken om alle berichten te zien die ermee verbonden zijn.

Normaal gesproken is die lijst waarschijnlijk echter nogal een onhandelbare puinhoop. Laten we het dus maar eens op orde brengen:

Als je een regel in de lijst met labels ziet die "Meer" zegt, met een naar beneden gerichte pijl ernaast, klik er dan op om de volledige lijst met bestaande labels uit te breiden.

Klik nu op het drie-puntmenu-icoon naast elk van je labels. (Het icoontje verschijnt alleen wanneer je met de muis over een etiket hovert.) Wijs elk etiket een kleur toe, als je dat wilt; dat maakt het visueel onderscheidender en geeft het meer of minder nadruk (afhankelijk van de kleur die je kiest) wanneer het in je inbox verschijnt.

In datzelfde drie-puntige menu, kijk naar de sectie "In etikettelijst" en overweeg of je wilt dat het label altijd in je lijst met labels voorkomt, permanent verborgen blijft onder die "Meer" scheiding, of alleen in de lijst verschijnt als er ongelezen berichten in staan. Hoe minder onnodige rommel je ziet, hoe makkelijker het is om de labels te vinden die je daadwerkelijk vaak gebruikt.

Kijk vervolgens naar de sectie "In berichtenlijst" en denk na over de vraag of je wilt dat het label als optie wordt weergegeven wanneer je een label aan een bericht toevoegt. Als het geen etiket is dat je ooit actief op berichten toepast, kan je overwegen het te verbergen om de rommel te verminderen en je efficiëntie op dat gebied te verhogen.

Groepeer gerelateerde labels

Neem even de tijd om na te denken over de vraag of sommige van je labels nuttiger zouden zijn als sublabels binnen een bredere categorie. Misschien heb je bijvoorbeeld één label met de naam "uitgaven" en sublabels voor "medewerkers", "Freelancers" en "reizen".

Je kunt de optie om een sublabel aan te maken vinden door te klikken op het drie-puntmenu-icoon naast een willekeurige labelnaam en vervolgens "Sublabel toevoegen" te selecteren uit de lijst die verschijnt.

Let op: enigszins verwarrend, sublabels en gewone labels worden behandeld als afzonderlijke maar verwante entiteiten - dus als je een bericht zou toevoegen aan "medewerkers" in ons vorige voorbeeld, zou het label verschijnen als "uitgaven/medewerkers". Het bericht zou echter niet verschijnen wanneer je op "uitgaven" klikt in de lijst met labels aan de linkerkant van het scherm; het zou alleen verschijnen wanneer je op "Personeel" in datzelfde gedeelte klikt. Als je wilt dat het in de resultaten voor zowel het gewone label als het sublabel wordt weergegeven, moet je ze allebei aan het bericht toevoegen.

Gebruik labels om slimmer te zoeken

De labels van Gmail zijn niet alleen bedoeld om te browsen; je kunt ze ook gebruiken als variabelen om een zoekopdracht te beperken en het gemakkelijker te maken om een bericht te vinden dat je nodig hebt. Om een label als variabele in een zoekopdracht op te nemen, klik je gewoon op het Gmail-zoekvak bovenaan de site, typ label:werk (met de naam van uw eigenlijke labelnaam in plaats van "werk" natuurlijk) en typ je vervolgens een andere term of variabele.

Als je bijvoorbeeld een reisgerelateerde onkostendeclaratie van Tim Cook's reis naar Chicago probeert te vinden, dan kan je bijvoorbeeld label:reizen from:[email protected] Chicago in het zoekvak typen. Het toevoegen van het label zou je zoekopdracht aanzienlijk beperken - het overslaan van berichten van Tim Cook waarin misschien ook Chicago in een andere context is genoemd, een stuk efficiënter dus.

Je kan je zoekopdracht zelfs verder verfijnen en zoeken naar berichten die meerdere specifieke labels bevatten - zoals label:reizen label:werk, dat je een lijst toont van alle berichten die beide labels bevatten.

Vergeet de ingebouwde labels van Gmail niet

Gmail behandelt veel van zijn eigen ingebouwde berichtaanduidingen ook als labels, dus naast het zoeken naar je eigen aangepaste labels, kan je ook zoeken naar andere zaken:

  • label:inbox
  • label: ongelezen
  • label: promoties
  • label: sociaal
  • label: starred
  • label: gedempt

Houd rekening met deze speciale labels en maak je toekomstige zoekopdrachten nog effectiever.

Laat Gmail labels voor je aanbrengen

Hier begint het echt interessant te worden: Naast het handmatig aanbrengen van labels op berichten naar eigen goeddunken, kan je Gmail trainen om automatisch berichten voor je te categoriseren en te verwerken.

De eerste stap is om na te denken over de factoren die ervoor zorgen dat een inkomend bericht in een bepaald label past - of het nu gaat om het e-mailadres of de domeinnaam van de afzender, een specifiek woord of zinnetje in de onderwerpregel, of misschien zelfs het adres waarnaar het bericht is verzonden.

In mijn eigen inbox, bijvoorbeeld, past Gmail een rood "VIP"-label toe op e-mails die binnenkomen van redacteuren waarvan de berichten meestal urgent of belangrijk zijn. Het voegt een groen "Facturen"-label toe aan berichten die binnenkomen via het adres [email protected] en met als onderwerp "Factuur van JR Raphael", omdat zo kopieën van facturen die vanuit mijn boekhoudsoftware worden gegenereerd, verschijnen. En het past een blauw "Bewaarde artikelen"-label toe op berichten die binnenkomen van een adres met het domein emailthis.me, een service die ik gebruik om verhalen direct in mijn inbox op te slaan zodat ik die later makkelijk en snel terug kan lezen.

In sommige van die gevallen, zoals bij het "VIP"-label, blijven de berichten in mijn primaire inbox. Maar in andere gevallen verplaatsen ze zich uiteindelijk naar minder aandacht vragende plaatsen - zoals de kopieën van facturen, die niet eens in de inbox terecht komen (omdat ik ze meestal als archiefdocumenten bewaar en ze niet elke keer dat ze binnenkomen hoef te behandelen) en de opgeslagen artikelen (die naar het tabblad "Forums" van mijn inbox verhuizen, waar ik dingen met een lagere prioriteit bewaar die meestal alleen maar voor het lezen in m’n vrije tijd zijn).

Als je eenmaal beslist welke factoren op welk label van toepassing zijn - en wat er nog meer moet gebeuren als het label eenmaal is aangebracht - is een Gmail-filter de sleutel tot de magie. Ik heb de exacte stappen voor het instellen van een Gmail filter beschreven in mijn aparte Gmail filtergids.

Laat je labels je meldingen beperken

En last but not least, in plaats van afleidende waarschuwingen te krijgen voor elk nieuw bericht dat in je inbox belandt - of naar het tegenovergestelde uiterste te gaan en geen enkele e-mailmelding te ontvangen - gebruikt je je Gmail-labels als een manier om te controleren welke berichten je een waarschuwing/notificatie geven.

Je kan een label kiezen dat een melding waardig lijkt en vervolgens uw meldingen beperken tot berichten met dat label als bijlage. Je kan zelfs labelgestuurde meldingen instellen om te functioneren op je desktop en op je mobiele apparaat. (Je moet wel een Android-apparaat gebruiken. Sorry, iPhone-mensen, maar Apple's walled garden laat dit niet toe).

Dat is precies wat ik doe met mijn bovengenoemde "VIP"-label. Wij gaan hier in een ander artikel dieper op in.