De tijd dat je je NAS gebruikt om alleen maar data op te slaan ligt alweer een tijdje achter ons. Tegenwoordig zijn de apparaten in te zetten als mediacenter, back-up-tool, videosurveillance-systeem, mediaserver en nog veel meer. Vandaag kijken we naar de mogelijkheid je NAS in te stellen als een private cloud met collaboration-functies. Denk daarbij aan centrale opslag, agenda, Office en instant-messaging. Kortom, ongeveer dezelfde functies als Google’s G-suite of Microsoft’s Office 365, maar dan lokaal. Hierdoor heb je geen maandelijkse terugkerende kosten en heb je al je data in eigen beheer.

Deze functies zijn beschikbaar voor bijna elke Synology-NAS en wij testen de suite op de DS2419+, een krachtige 12 bay-NAS.

Het is zeer makkelijk om deze functies te installeren. Hiervoor navigeer je naar het “Package Center”, kies je “Alle pakketten” en klik je onderaan op de “Collaboration Suite”.

 

Er verschijnt nu een scherm met apps speciaal voor de Collaboration Suite en je hebt de mogelijkheid al deze software gratis te downloaden en te installeren. Het kiezen van deze applicaties zal ervoor zorgen dat er op de achtergrond nog andere onderdelen worden geïnstalleerd. Dus heb even geduld.

Als alle apps geïnstalleerd zijn, kan je beginnen met de configuratie van het systeem. Voor elke persoon die met de NAS aan de slag gaat moet een account worden aangemaakt. Dat doe je door het configuratiescherm te openen en te klikken op “Gebruiker”. Kies vervolgens “Maken” en vul de benodigde gegevens in (Naam, E-mail adres en wachtwoord). Klik op “Volgende” en vink de groepen http en users aan. Klik wederom op “Volgende” en geef ze toegang tot Chat, DSM, Drive, FileStation Universal Search, Calendar, Basismap en eventueel MailPlus als je de e-maildienst ook gaat gebruiken. Als je alle gebruikers hebt toegevoegd, kan je onder het tabje “Geavanceerd” nog instellen dat gebruikers hun wachtwoord eens in de zoveel tijd moeten wijzigen, 2FA moeten gebruiken en de “gebruiker basismapservice” inschakelen (aanrader). Vink ook meteen “prullenmand inschakelen” aan zodat gebruikers (per ongeluk) verwijderde bestanden terug kunnen halen.

 

Als je alles (en iedereen) hebt ingesteld kan de pret beginnen. Log in op de NAS via de webbrowser, mobiele app of desktop-app (Windows, macOS, Linux) en je komt op de welbekende Synology-desktopomgeving. Klik op de startknop en open de agenda (Calendar) als je je agenda wilt bijhouden, “Synology Chat” als je wilt chatten met je collega’s en Synology Drive als je je bestanden wilt beheren of in Office wilt werken. Ga dus niet op zoek naar losse office-apps want die zijn dus niet rechtstreeks te starten vanuit het hoofdmenu, alleen vanuit Synology Drive. MailPlus kan je gebruiken als de e-mailserver is ingesteld.

 

Feest der herkenning

Zodra je met deze applicaties aan de slag gaat, zal je opvallen dat er behoorlijk wat overeenkomsten te vinden zijn met Google’s Suite en andere collaboration software en dat is helemaal niet erg. De Office-variant van Synology lijkt heel veel op Google’s suite terwijl Synology Chat weer heel veel weg heeft van Slack. Ook de e-maildienst (MailPlus) lijkt wel heel erg op Gmail. Vooral de combinatie van diensten (chatten terwijl je aan het tekstverwerken bent bijvoorbeeld) heeft veel weg van het Hangouts-chatscherm.

 

Je zou bijna denken dat het Gmail is

De agenda is zeer makkelijk te beheren

Werken in een document terwijl je aan het praten bent met een collega

Overstappen is ook een fluitje van een cent aangezien de calendar-app van Synology met slechts enkele muisklikken de Google-agenda kan importeren evenals andere agenda’s in de vorm van geëxporteerde .ics-bestanden. Hierdoor heb je niet veel werk aan het overhevelen van gebruikers die al langer vastzitten in andere ecosystemen. Ook het synchroniseren is, dankzij CalDAV-compatibiliteit geen enkel probleem. Hierdoor hoeven gebruikers niet per se gebruik te maken van dedicated apps, maar kunnen gewoon met de standaardsoftware van hun smartphone (van Symbian tot Windows Phone en natuurlijk iOS en Android) verbinding maken met de NAS en alles synchroniseren. Dit geldt uiteraard ook voor desktopclients als Thunderbird, Evolution, Outlook en macOS Calendar. Kortom, keuze genoeg voor iedereen.

 

Ook het samenwerken met collega’s en familieleden werkt ongeveer zoals je gewend bent van Microsoft of Google. Je kan met meerdere mensen tegelijk aan een document werken, commentaar achterlaten en delen met anderen. Net zoals bij Google Drive/Docs kan je op je hoofdpagina zien welke bestanden er met je zijn gedeeld.

 

Mocht je deze private cloud nou ook willen bereiken via internet, dan kan je via Synology QuickConnect. Hiervoor moet je wel een Synology-account hebben, maar dat kost je verder niks. Mocht je daar niet van afhankelijk willen zijn, kan je natuurlijk ook handmatig je NAS aan het internet hangen en de juiste poorten forwarden.

Onderhoud

Houd er wel rekening mee dat, als je zelf aan de slag gaat met deze collaboration/private cloud-oplossing, je ook zelf verantwoordelijk bent voor het beveiligen van je server en de back-ups. Gelukkig kunnen veel van deze taken geautomatiseerd worden uitgevoerd door de NAS zelf. Je kan instellen automatisch updates uit te voeren en het maken van back-ups kan je op regelmatige basis laten uitvoeren naar andere (gekoppelde) NASsen of harde schijven. Ook kan je ervoor kiezen je data te back-uppen naar een online opslagdienst, maar dan staat je data toch weer in de cloud.

Conclusie

De collaboration-functies van Synology werken zeer goed en zorgen ervoor dat je flink kosten kan drukken door geen maandelijkse kosten meer af te dragen voor een collaboration suite in de cloud. Ook kan je er zeker van zijn dat al je data ook daadwerkelijk bij jou blijft en niet bij een derde partij wordt gestald. De office-functies doen niet onder voor een Office 365-omgeving of G-Suite-oplossing en het overstappen naar deze diensten is ook een fluitje van een cent.

Het idee alles in eigen beheer te hebben spreekt ons in elk geval heel erg aan en is een ideale oplossing voor het MKB of tech-savvy-gezin om de kosten te drukken, maar toch met een volledige, volwaardige office- en collaboration-suite te kunnen werken.

Je moet er natuurlijk wel rekening houden dat, als je alles onder eigen beheer hebt, het onderhoud en de beveiliging ook voor je eigen rekening zijn.