Ah, Inbox. Lieve, lieve Inbox. Toen we elkaar voor het eerst ontmoetten, zal ik eerlijk zijn: ik was niet zo zeker van je. Maar je was van plan om me voor me te winnen, nietwaar? Je werkte aan jezelf en werd beter - sterker, capabeler, zelfverzekerder. Eindelijk zag ik het licht. En tjonge jonge, wat waren wij een fantastisch koppel.

We hadden goede tijden met z'n tweeën, gezellig op mijn bureau op het werk, naar elkaar staren via mijn laptop 's nachts, zelfs op allerlei plaatsen op mijn Android-telefoon. De afgelopen jaren zijn gevuld met hartverwarmende herinneringen.

Maar het was nooit bedoeld om lang mee te gaan, toch? Ik zie nu dat je, ondanks dat je beweerde dat het niet het geval was, niet eeuwig aan mijn zijde kon blijven staan. En nu is de tijd gekomen om afscheid te nemen. Je vertrekt voor altijd in maart, en het is een einde waarvan ik weet dat er niet over onderhandeld kan worden.

Maar weet je wat Inbox? Ik ga niet tegen je liegen: Ik ben al een beetje verder gegaan. Toen ik eenmaal wist dat je plannen maakte om mij te verlaten, begon ik weer te flirten met mijn oude vlam: die goeie oude Gmail . Het voelde vreemd en bijna verkeerd om weer terug te zijn bij Gmail, maar daar hebben we aan gewerkt. En nu voelt het alsof we nooit uit elkaar zijn geweest. Het maakt me nog steeds verdrietig dat je weggaat - en dat zo veel van je slimme ideeën achterblijven bij je vertrek - maar op een gegeven moment kan men alleen maar die realiteit accepteren en een manier vinden om vooruit te gaan.

Ik weet dat ik niet de enige ben die zo'n relatie met Inbox had - en naarmate de officiële pensioneringsdatum van de app angstvallig dichtbij komt en Google ons meer en meer duwt richting Gmail, is het tijd voor ons allemaal om onze herinneringen in te pakken, onze bezittingen op te ruimen en ons voor te bereiden op een post-Inbox e-mail leven.

Lees ook: Ubuntu One, kom bij mij terug!

Het goede nieuws: ik heb dit al meegemaakt en ik ben hier om te helpen. Ik begon maanden geleden al na te denken over manieren om de overstap naar Gmail, toen Google voor het eerst aankondigde dat Inbox zou worden afgesloten. Sindsdien heb ik die systemen beetje bij beetje verfijnd en een behoorlijk solide set-up voor iedereen die van de innovaties van Inbox houdt en al die concepten niet wil loslaten.

Stap 1: Exporteer je Inbox-herinneringen één voor één en geef ze een nieuw permanent onderkomen

Het eerste dat je wilt doen is je herinneringen aanpakken - want veel van hen zitten alleen in Inbox en zullen niet meer beschikbaar zijn als de app verdwijnt.

Begin met het openen van het tabblad "Snoozed" in het hoofdmenu van Inbox en bekijk wat er verschijnt. Alle e-mails die gesnoozed zijn, worden doorgestuurd naar Gmail en verschijnen daar automatisch op het juiste moment. Maar herinneringen verschijnen alleen als tijdelijke meldingen die je makkelijk over het hoofd ziet, als ze buiten de Inbox zijn ingesteld, of ze verschijnen helemaal niet, als ze vanuit de app zijn ingesteld. Het resultaat is een verwarrende en onvoorspelbare puinhoop met veel risico's om iets belangrijks te missen.

Daarom kopieerde ik elke "pending reminder" handmatig en plakte deze als een nieuwe gebeurtenis in Google Calendar. Geef het een kleur die je alleen gebruikt voor herinneringen, en zet er de woorden "Vergeet niet" voor. Als je het eenmaal hebt gekopieerd en opgeslagen in Agenda, verwijder het dan uit Inbox zodat je weet dat het klaar is.

De initiële setup is een beetje ingewikkeld, maar de resultaten zijn spectaculair: Elke kalendergebeurtenis die begint met de zin "niet vergeten" zal automatisch verschijnen als een melding op je telefoon wanneer het zover is, net als elke andere kalendergebeurtenis of herinnering, maar het zal ook verschijnen als een speciaal geformatteerd item in je Gmail inbox, waar het zal blijven totdat je het actief afwijst, net zoals je gewend bent van Inbox. Zo mis je zeker weten niks belangrijks meer.

Stap 2: Sla al je opgeslagen artikelen op

Een andere functie van Inbox die verloren gaat tijdens de switch is de mogelijkheid artikelen en andere webpagina's direct in je inbox op te slaan, waar ze vervolgens kunnen worden gesnoozed of doorzocht, net als elk ander item. Alle artikelen die je hebt opgeslagen zullen verloren gaan zodra Inbox weggaat, en Gmail heeft geen equivalent systeem voor het opslaan van nieuwe pagina's.

Hier is de oplossing: Ga eerst naar Inbox en open de Opgeslagen sectie in het hoofdmenu. Open elk opgeslagen artikel dat je niet kwijt wilt en denk dan goed na over waar je het wilt plaatsen.

Je kan altijd alles verplaatsen naar een standalone dienst zoals Pocket (met zowel een Android-app als een Chrome-extensie voor eenvoudig on-the-fly opslaan). Je kan zelfs gewoon pagina's direct in Chrome opslaan, zowel op de desktop als vanaf Android.

Wat voor mij Inbox's artikel-opslagfunctie functie zo uitzonderlijk maakte, was het feit dat het artikelen rechtstreeks in mijn inbox bracht (waar de kans groot is dat ik ze tegenkom en daadwerkelijk lees, of ik snooze ze naar een dag en/of tijd wanneer ik daadwerkelijk de tijd heb om ze te lezen). Standalone tools voor het opslaan van bestaande artikelen daarentegen eindigen meestal in stof bedekte collecties van dingen die ik wil lezen, maar waar ik mijzelf nooit toe kan zetten ze daadwerkelijk te lezen.

Als je het Inbox-model wilt volgen en artikelen direct in je Gmail-inbox wilt zetten, dan is dit precies wat je nodig hebt. Het verbetert zelfs de Inbox-indeling door niet alleen links, maar ook mooi opgemaakte versies van hele artikelen in je inbox te plaatsen, zodat je ze kunt lezen - en er later zelfs makkelijk terug kan vinden, precies op die ene centrale plek. Het is superhandig, en ik heb het regelmatig gebruikt in de maanden sinds ik de overstap naar Gmail heb gemaakt.

(Deze dienst kan elke maand 20 keer gratis worden gebruikt, Daarnaast is er ook een premium optie die deze beperking niet heeft en geavanceerde functies toevoegt, zoals de mogelijkheid om notities aan opgeslagen artikelen toe te voegen en om PDF snapshots te maken van elke pagina die je opslaat. De premium optie kost nu 19 dollar per jaar of 29 voor een levenslang abonnement dat normaal gesproken 59 dollar kost.)

Stap 3: Optimaliseer je Gmail inbox

De Gmail-interface kan behoorlijk overweldigend aanvoelen als je Inbox gewend bent. Er is gewoon zo veel aan de hand en er is zo weinig effectieve organisatie in vergelijking met het minimalistische en slimme systeem dat je gewend gewend was van Inbox.

Geen paniek: Denk eerst rustig na hoe je je Gmail-inbox wilt inrichten. Eerdere artikelen suggereerden dat het Inbox's Bundles systeem zijn weg naar Gmail zou vinden. Een Google-woordvoerder vertelde me dat vooral het bundelen van reisinformatie een feature is waar hard aan wordt gewerkt, er is echter geen specifieke tijdsindicatie gegeven. Dat betekent dat je nog even zal moeten wachten en tot die tijd voor een alternatieve aanpak moet gaan.

Mijn suggestie is om Gmail's tabbed inbox optie te proberen. Het zijn geen bundels, maar het komt wel op hetzelfde neer en een goede tweede keuze. Als je de boel een beetje aanpast kan het heel bruikbaar worden.

Activeer de tabbed inbox, als deze nog niet geselecteerd is, door met de muis over het woord "Inbox" te hoveren in het linkerpaneel van Gmail (op het bureaublad) en vervolgens op de naar beneden gerichte pijl te klikken en "Default" te selecteren. De inbox met tabbladen ondersteunt maximaal vijf automatisch gecategoriseerde secties: Primair, Sociaal, Promoties, Updates en Forums. Bekijk welke soorten berichten in elke sectie worden geplaatst en denk goed na over welke berichten voor jou nuttig zijn.

Persoonlijk heb ik gemerkt dat ik door het uitschakelen van Social en Forums een beter beheersbare inbox heb gekregen. Ik krijg niet zoveel e-mails die tot een van deze categorieën behoren, en het is voor mij zinvoller om die berichten te laten afleveren in Promoties of Updates.

Je kan de inbox van Gmail nog verder naar je hand zetten door eenvoudigweg het vinkje weghalen bij een sectie die je niet wilt zien, klik dan op de "Save Changes" knop en zie hoe het je mailsortering beïnvloedt. Vergeet ook niet dat je Gmail kunt leren waar bepaalde soorten e-mails thuis horen door ze handmatig te verplaatsen als ze in de verkeerde categorie terechtkomen (of door filters aan te maken, als je super-specifieke parameters hebt en direct verandering wilt zien).

Je kan ook kiezen voor de optie "No markers" onder het kopje "Importance markers". Dan ben je meteen van die irritante gele pijltjes af die je desktop-interface toch alleen maar rommelig maken.

Stap 4: Denk na over notificaties

Vergeet niet dat je in Gmail zelf moet instellen welke notificaties je krijgt. De Gmail Android app heeft nu eigenlijk een "high-priority only" notificatiemodus modus (die Inbox ook had) die probeert te detecteren welke inkomende berichten echt belangrijk zijn en je dan alleen op de hoogte te stellen van die berichten. Of je kan een stap verder gaan en je eigen aangepaste Gmail-meldingen instellen op basis van de berichten die je kent die onmiddellijke aandacht vereisen.

Hoe dan ook, het is iets om over na te denken voordat je de overstap maakt.

Stap 5: Optimaliseer de Gmail Android app

De Android-app van Gmail doet standaard een aantal vervelende dingen, maar met een paar minuten configureren kan je het veel aangenamer maken Je kan ook een aantal Inbox-achtige snelkoppelingen inschakelen, waaronder de altijd handige swipe-links-om-te-snoozen gesture.

Stap 6: Google Trips inschakelen

Als je vertrouwde op Inbox om je reis te organiseren, zal je verdrietig zijn om te weten dat Gmail nog geen dergelijke functie heeft (Al heeft Google wel gezegd dat deze feature ook naar Gmail komt, ooit).

Tot die tijd zal je het moeten doen met de Google Trips-app om dezelfde informatie te krijgen. Dit werkt op ongeveer dezelfde manier, op basis van getuurde e-mails en georganiseerd in bundels gecategoriseerd op reis. Het is vreemd genoeg alleen beschikbaar als een mobiele app, maar als je een Chromebook hebt die Android-apps draait, is dat geen beperking waar je echt last van zal hebben.

De laatste stap: Kijk eens naar een 3rd party-oplossing

Als je niet warm of koud wordt van de tot nu toe gegeven tips, kan je Gmail ook gewoon aan de kant gooien en voor een oplossing van een concurrent gaan die Gmail als achterliggende dienst gebruikt. Ik onderzocht een tijdje terug een paar intrigerende opties en de dienst die mij het meeste opviel was 'June'.

Juni is geenszins een Inbox-kloon, maar het is gebouwd op veel van dezelfde principes en biedt een aantal vertrouwde functies. De kern is dat June je e-mails scheidt in een lijst van inboxen waaronder een voor berichten met een hogere prioriteit, een voor persoonlijke berichten en een verborgen feed die al het andere bevat. De feed kan als één enkele lijst worden bekeken of worden onderverdeeld in categorieën zoals nieuws, financiën, aankopen, uitnodigingen voor de agenda en reizen.

Je kan zelfs bijzonder belangrijke berichten vastpinnen en deze vervolgens bekijken in een aparte sectie, a la Inbox. En je kan hele delen van de feed wegvegen met één druk op de "Wissen"-knop.

De dienst heeft een ingebouwde snoozingfunctie (iets wat tot voor kort vreemd genoeg ontbrak) en een handvol verfijningen in de interface en de prestaties. Er is echter nog een groot onderdeel dat wij erg missen: Ondanks het hebben van een web app, een native Mac app, Windows app en een iOS app, heeft June nog geen Android app.

Er werd mij op het hart gedrukt dat deze dit jaar toch echt zou komen dus als je een Inbox-geïnspireerde dienst op het bureaublad wilt en je kan voorlopig leven zonder een telefoon-gebaseerde tegenhanger dan zou het de moeite waard zijn om deze dienst te overwegen. De dienst is gratis (waarschijnlijk met premium add-ons), en het bedrijf zegt dat het nooit e-mail gegevens verkoopt of deelt.

Welke weg je ook kiest, weet dat het leven na de Post-inbox er niet een van eenzaamheid en wanhoop hoeft te zijn. Hoe gek het ook klinkt na dit relaas.

Ik zit nu al bijna vier maanden aan de andere kant van deze breuk, maar als je eenmaal deze stappen doorlopen hebt, is het echt niet zo erg. Je zult leren om weer van e-mail te houden. We komen hier samen doorheen, jij en ik. Ik beloof het.