Het idee is telkens hetzelfde: erp als basis voor alle zakelijke processen en daar rond lagen met meer specifieke functionaliteit. Bij mySAP Business Suite zijn dit allemaal losse modules, die ook meestal op verschillende servers draaien.

Business One is veel compacter en werkt niet met optionele modules. Nochtans is ook Business One erg modulair opgebouwd als een erp-kern met een tweede laag eromheen voor specifieke administratieve applicaties. We denken dan aan boekhouding en financiën, voorraadbeheer, verkoop, inkoop, facturatie, personeelsbeleid, bankverrichtingen, magazijn- en productiebeheer en -planning, klanten-, leveranciers- en zakenpartnerbeheer en uiteraard het daarbij behorende crm.

Client/server

SAP Business One is een client-/serveroplossing. De B1-server maakt gebruik van een databaseserver en hoewel de meeste klanten daarvoor MS SQL-Server kiezen, kan een alternatief DB2 van IBM ook.

Aan de clientzijde gebruikt u een grafische gebruikersinterface onder Windows waarmee u moet inloggen op de B1-server. Dat bepaalt meteen ook uw rol en dus wat u in de menu's van B1 te zien krijgt en wel of niet kunt doen.

SAP ontwikkelde B1-plugins voor alle deelapplicaties van Microsoft Office. Zo kunt u vanuit Word, Excel en Outlook aan uw B1-gegevens. Voor Outlook loopt het beheer van mails en taken dan samen met dat van B1: een wijziging in het een komt ook voor in het ander.

Voor mobiele gebruikers is een alleenstaande versie van de B1-client mogelijk met synchronisatie met de B1-server, maar dat is een optie en niet standaard voorzien in het alles-in-éénpakket.

Modules

Een vers gestarte Business One client toont een schermvullend applicatievenster met een menu, daaronder een knoppenbalk en dan een groot lichtblauw paneel waarbinnen andere vensters geopend worden.

Standaard ziet u een hoofdmenuvenster en een waarschuwingenvenster. Het waarschuwingenvenster toont u meldingen voor onverwachte of eigenaardige gebeurtenissen, maar zegt u ook welke uw meest dringende taken zijn. Hoogdringende taken staan dan in het vet.

Het hoofdmenu heeft drie tabbladen (module, drag & relate en 'mijn menu') en elk tabblad toont een uitklapbare boom van modules. Het tabblad module toont alle modules waar u toegang toe hebt. In onze versie zagen we dertien modules: beheer, Financieel, Opportuniteiten, Verkoop, Inkoop, Zakenpartner, Betalingen, magazijnbeheer, productie, mrp, service, personeel en rapporten.

Zoals u merkt zit daar letterlijk alles in wat u maar zou kunnen nodig hebben. Een gewoon crm-pakket biedt u geen facturatie, geen magazijn- of voorraadbeheer, geen financiële gegevens, niets van dat alles. Nochtans zijn dat toepassingen die logischerwijze betrokken zijn bij uw bedrijfsprocessen.

SAP B1 bevat een aantal erg nuttige mogelijkheden. Zo kunt u met de drag & relate-functie informatie overdragen tussen modules. Ook is er een goedwerkende wizard om data over te hevelen van en naar Excel en — zeer bijzonder in deze prijsklasse — gebruikers kunnen zelf velden bij definiëren.

Bij het werken met allerlei vensters kunt u op elk oranje pijltje dat u ziet klikken en dat opent dan een nieuw venster met meer informatie over dat veld. Bij het ingeven van data kunt u een zoekfunctie oproepen, maar die mocht van ons een beetje intuïtiever zijn.

Omdat bij een totaaloplossing zoals deze alle data ter beschikking is, kan SAP B1 mooie dingen doen inzake crm die bij gewone crm-pakketten vaak onmogelijk zijn. Als u bijvoorbeeld een offerte maakt voor een klant kan het pakket meteen melden voor welk bedrag deze klant eventueel in het rood staat.

SAP B1 bevat een goed onderverdeelde module rapporten, maar in feite blijkt het eerder om schermquery's te gaan waarbij u telkens dieper kunt graven. Dat is weliswaar nuttig, maar het is niet hetzelfde als een goed uitgewerkt rapport zoals u die bijvoorbeeld bij Crystal Reports krijgt.

Productinfo

Product: SAP Business One 2004A. Producent: SAP AG (Nederland, tel. +31 73 645 7500; België, tel. +32 2674 65 11).

Adviesprijs: (excl. BTW): 2500 euro per gebruiker.

Systeemvereisten: Windows 2000 of hoger, min. 256 MiB (client) of 1 GiB (server) RAM.

Leveranciers: zie www.sap.com/belux/kmo/businessone/partners.asp en www.sap.com/netherlands/solutions/smb/businessone/partners/index.aspx. Bron: Techworld