Ik werk in een bedrijf waar wij een manager hebben rondlopen die geen verstand heeft van technologie. Hij maakt vaak typische "goedkoop is duurkoop"-beslissingen en is zich zelden bewust van de gevolgen die sommige van zijn beslissingen teweeg brengen waardoor wij de rommel moeten opruimen. Een mooi voorbeeld is de aankoop van een printer. Wij waren daar een jaar mee zoet.

Overrompeld door aankoop

Ons bedrijf heeft verschillende locaties waarvan eentje een magazijn is. Onze manager besloot dat wij een hele grote printer moesten hebben die zo'n beetje op alle media kan printen. Dat was hard nodig, maar het is altijd een goed idee om eerst even te controleren of zo'n grote aankoop goed geïmplementeerd kan worden. Dat heeft onze manager dus niet gedaan.

De IT-afdeling was behoorlijk overrompeld door de beslissing van de manager. Wij vroegen hem waar hij wilde dat de printer geplaatst zou worden. "In het magazijn", antwoordde hij. De persoon die de printer het vaakst zou gebruiken, een grafisch ontwerper, werkte niet in het magazijn en was daar dus ook niet blij mee. Het voelde alsof hij was verbannen naar Siberië.

Het identificeren van de problemen

Wij gingen aan de slag en checkten de systeemeisen van de printer en liepen al direct tegen enkele problemen aan. De printer was ten eerste zo groot dat deze echt een heleboel ruimte in beslag nam. Daarnaast kon deze alleen worden aangesloten op 110 volt en had de RIP een eigen netwerkkabel nodig en kon deze alleen goed werken bij en bepaalde omgevingstemperatuur.

Ik concludeerde dat de voorgestelde locatie niet echt slim was. Ten eerste werd de temperatuur van het magazijn niet gereguleerd en de paar plekken die wel werden gereguleerd waren te koud, niet alleen voor de mensen die daar dan zouden moeten werken, maar ook voor de printer. Wij moesten dus op zoek gaan naar een locatie voor de printer met de juiste omgevingstemperatuur in een magazijn.

Op de volgende pagina: Onvoorziene kosten

Magazijnen hebben meestal een hoog plafond en om de printer daar te plaatsen en de ideale temperatuur te kunnen waarborgen voor de printer (en de persoon die ermee ging werken), moest er een omheining worden gebouwd. Dat zou het project enkele duizenden euro's duurder maken. Ja, de "aanschaf" is veranderd in een "project".

Meer lijnen trekken

Het tweede probleem waar we tegenaan liepen was dat er op de door de manager aangegeven locatie geen elektriciteit of een netwerkaansluiting aanwezig was. De stoppenkast was gelukkig niet ver weg dus dat zou binnen een paar uur door een elektricien kunnen worden opgelost maar het netwerk was een wat lastiger probleem. Ik mat de afstand tot de dichtstbijzijnde patchkast op en kwam tot de conclusie dat er beter een glasvezelkabel konden trekken. Dat zou ons wederom duizenden euro's kosten.

Daarnaast moest er ook een high-end computer/printer server worden aangeschaft. De printer draaide op dedicated RIP-software. Aangezien wij met afdrukken met zeer hoge resoluties werken, leek het ons niet meer dan logisch contact op te nemen met de fabrikant en te kijken of er een high-end workstation of server kon worden bijgeplaatst.

Printen duurt juist langer

De computer van de ontwerper trok het allemaal niet. Ironisch genoeg was de hele reden van deze aanschaf dat de ontwerper z'n werk op kleinere (nog steeds grote) printers afdrukte en deze grote prints aan elkaar plakte om een grote print te kunnen maken. De nieuwe printer was juist aangeschaft om al dat extra werk niet te hoeven doen en een tijdsbesparing op te kunnen leveren voor de ontwerper.

De RIP-software was echter niet vooruit te branden op de huidige computer van de ontwerpen waardoor het printen uiteindelijk langer zou duren dan de oude oplossing. Bovendien zorgde het zware softwarepakket ervoor dat de andere processen op de computer van de ontwerper ook meer tijd in beslag namen. Er moest dus een nieuw high-end systeem worden besteld. Kosten: ongeveer 4000 euro.

Op de volgende pagina: De oplossing

De "oplossing"

Toen onze manager uiteindelijk hoorde hoeveel "onvoorziene" kosten er gemoeid waren bij dit printerproject draaide hij een beetje bij. De printer hoefde niet per se in het magazijn te staan en onze designer hoefde niet meer te verhuizen naar Siberië.

We hebben uiteindelijk twee grote kamers op de corporate locatie leeggehaald, een voor de printer en eentje voor de designer en zijn uitrusting. In deze kamers werd de temperatuur al wel gereguleerd. Daarnaast waren er ook netwerkaansluitingen beschikbaar. Er moesten wel wat aanvullende poorten worden toegevoegd dus er mocht nog wel wat extra utp worden getrokken.

Kosten stuk hoger

Ook het aansluiten van een 220-110v-converter was een stuk makkelijker. Er moest nog wel 4000 euro worden uitgegeven voor het nieuwe print-pakket. De uiteindelijke kosten waren nog steeds een stuk hoger dan in eerste instantie gedacht werd, maar een stuk lager dan alle extra kosten die gemaakt moesten worden als de printer in het magazijn moest worden neergezet.

Dit project had binnen een maand wel afgerond kunnen zijn maar heeft uiteindelijk een jaar geduurd voordat alles echt up and running was. Daar zit je dan met je efficiëntie.

Dit verhaal is ons toegestuurd door een anonieme schrijver. Zo nu en dan krijgen wij bij IDG (wereldwijd) verhalen binnen van anonieme IT-professionals die ons mooie (of juist verschrikkelijke) ervaringen sturen. Heb jij ook een interessant verhaal en wil je deze een mooi plekje geven op Webwereld? Schroom niet je verhaal te sturen naar ons en wie weet zie je 'm terug op de site.