De boodschap kwam aan als een mokerslag. Of de ict-manager van een bedrijf met zo’n 300 medewerkers eventjes een kwart op zijn budget wilde besparen. “Daar was ik echt eventjes ziek van, want al het opgebouwde werk zag ik ineen storten”, vertelt hij na enige overredingskracht op voorwaarde van anonimiteit. “Het nieuws viel dus ook bij mijn afdeling van net iets meer dan 20 man niet goed en de sfeer was om te snijden.”

Schrapen of snijden?

“Het eerste waar je aan denkt is personeel te ontslaan, projecten te stoppen en maar zien hoe je het overleeft”, verzucht de manager. “Maar een programmeur kwam aan het einde van een dag binnen en vroeg heel simpel of ik wel wist waar mijn budget echt aan opgaat. In detail bedoelde hij. Ik zei ‘ja’, maar die avond bedacht ik me dat ik het dus niet wist."

Dat weekend begon deze manager in kaart te brengen wat hij nu eigenlijk had afgenomen van allerhande leveranciers. “Wat meteen opviel is dat we gewoon een slechte licentie-administratie voerden en dus licenties dubbel hebben gekocht om maar zeker van onze zaak te zijn. Dat gaat dus echt om tonnen, vooral de kosten van de databaseleverancier.”

Cut the crap

Ook bleken veel contracten compleet overbodig. “In de hoogtijdagen moesten we zelfs betalen om te mogen bellen voor ondersteuning die je vervolgens per uur betaalt”, vertelt hij. Nog boos over de situatie, haalt hij zijn gram door de leverancier de keuze te laten: of gratis, of een andere leverancier. “Hoppa weer tienduizenden per jaar verdiend en we hebben een paar van die contracten gedumpt. Bijvoorbeeld ondersteuningscontracten waarvan het vaag is wat we nou eigenlijk kopen.”

Uiteindelijk blijft het daar niet bij en binnen de ict-afdeling krijgt het project de codenaam “cut the crap”. Alle contracten van externen kwamen op tafel en per ingehuurde kracht werd kritisch gekeken wat ze nu eigenlijk aan de organisatie toevoegen. “Dat viel in sommige gevallen zwaar tegen en van die mensen hebben we afscheid genomen.” Andere mensen kregen een vast contract aangeboden en met weer anderen werd opnieuw over de prijzen onderhandeld. "Wie geen ruimte bood moest ook weg. Dat was bij één kracht het geval.”

Meer voor minder

Uiteindelijk werd er geen project gestopt of ook maar iets minder uitgevoerd en werd de bezuiniging gerealiseerd. “Bijna dertig procent minder budget gebruiken we, maar misschien wel belangrijker: de automatisering levert nu meer op voor de organisatie”, vertelt een trotse manager. “De zaakjes heb ik nu goed onder controle en dat voelt prettig.”

En volgend jaar wordt er weer bezuinigd. “Dan doen we Cut The Crap II en gaan vooral op het datacenter besparen, door een deel buiten de deur te brengen en vooral groener te werken”, glimlacht hij. “Ik heb er nu al zin in, want binnen de organisatie is ruimte voor meer budget. Maar dat steken we liever in de ontwikkeling van diensten voor klanten.”