De meeste mensen zijn er wel van overtuigd dat je voor licenties moet betalen. Vooral in bedrijven in ieder geval. Het ligt dan voor de hand dat softwaremakers kopen en installeren van software zo makkelijk mogelijk maken. Helaas is dat niet altijd het geval. Bij Microsoft bijvoorbeeld.

In twee artikelen ga ik daar op in. In dit artikel kijken we vooral naar de installatie van Office 365 - en hoe moeilijk het beheerders wordt als je een nieuwe versie op de Terminal Server installeert.

Een stukje geschiedenis

Er zijn verschillende licentiemodellen, die deels niet meer lijken te voldoen voor moderne IT-omgevingen. Microsoft werkt al heel lang met cd-keys, later productsleutels genoemd. Dat zijn enkele groepen van cijfers en letters die als sticker op een cd/dvd met software was geplakt en moest worden ingevoerd voordat het product kon werken.

Al snel werd het internet gebruikt om de aldus geïnstalleerde software te activeren. Meerdere activeringen waren vaak geen probleem; het is immers mogelijk dat je software de-installeert op de ene pc en herinstalleert op de andere. Met zogenaamde OEM-software zou dat niet mogelijk moeten zijn; deze horen bij een pc waarmee ze gewoonlijk mee zijn aangeschaft.

Licenties activeren

Voor Windows zelf werd al snel bij de activering een combinatie van kenmerken van de pc vastgelegd. Als Windows opnieuw wordt geïnstalleerd, mag er niet iets wezenlijks gewijzigd zijn in die combinatie, anders wordt het als een andere pc gezien en mislukt de installatie. In al dit soort gevallen, en ook als er om een of andere reden geen internetverbinding is vanaf de pc waarop de software wordt geïnstalleerd, kun je Microsoft bellen.

Over het algemeen verloopt dit allemaal soepel. Herinstallatie was zelden een probleem en de telefonische staf was kennelijk getraind om de semi-illegale gebruikers die hun hele pc-voorraad met één licentie van software wilden voorzien te onderscheiden van de legale gebruikers die alleen een probleem hadden met de (her)installatie van een legale versie.

Unieke gebruikers of simultaan

De twee belangrijkste soorten licentiepolitiek zijn licenties gebaseerd op gelijktijdig gebruik en licenties gebaseerd op unieke gebruikers. Het eerste geval is vooral geschikt voor servers. Zodra de elfde gebruiker zich aanmeldt als er een 10-licentieversie is geïnstalleerd, mislukt de aanmelding. Ik ken dit model bijvoorbeeld van Advantage Database Server van SAP.

Het tweede geval zal vaak duurder uitpakken, vooral bij pakketten die niet de hele dag gebruikt worden. Maar het is mogelijk de enige manier om te voorkomen dat "iedereen" een (en dezelfde) licentie op losse pc's heeft staan. Toch zou dat niet zo moeilijk moeten zijn, vooral niet omdat de meeste Pc's internettoegang hebben. Het is dan eenvoudig te constateren dat de gebruiker met licentienummer X is aangemeld en dat een tweede versie met die licentie niet zal kunnen werken.

Er zijn ook varianten op: je kunt met één licentie diverse apparaten gebruiken, omdat je die gewoonlijk zelden tot nooit gelijktijdig gebruikt. De Microsoft Office-versie met het maand/jaarbedrag, Office 365, is hierop gebaseerd. Iedere gebruiker kan Office op een pc, een tablet en een smartphone installeren. Voor één Office 365 Home abonnement mogen zelfs 5 mensen dat doen.

Nieuwe modellen nodig

Tot zover is het allemaal heel logisch en ook goed geregeld. Maar de wereld verandert. Bedrijven werken met servers die steeds vaker via Remote Desktop benaderd worden. De pc-omgeving draait dan geheel binnen de server, de pc of thin client is er alleen om de gebruiker van een toetsenbord, muis en beeldscherm te voorzien om in die serveromgeving te kunnen werken.

Een groeiend aantal bedrijven heeft zelfs geen fysieke server meer in huis, maar laat de server hosten bij een datacentrum, en werkt op deze wijze in de cloud. Microsoft zelf biedt bijvoorbeeld Azure aan, waarin compleet ingerichte pc/serveromgevingen zelfs kunnen worden besteld als een pakje bij een webwinkel. Maar dan met onmiddellijke levering.

Dat alles maakt de licentiepolitiek in theorie lastiger. Maar in de praktijk lijkt mij dat het juist veel makkelijker wordt. Al die servers zijn met het internet verbonden. Je kunt dus perfect meten hoeveel gebruikers (al dan niet tegelijk) met je product werken, zou je zeggen. Maar zo blijkt het helaas niet te werken.

Office-licenties

Stel dat je Office wilt gebruiken, of een deel van Office. Je hebt weinig behoefte aan nieuwere versies. Veel Office-gebruikers doen niets wat ook al niet kon in Office 2003. En er zijn ook Office-gebruikers die alleen Word en/of Excel gebruiken en geen Outlook, laat staan andere Office-onderdelen. Het ligt voor de hand om dan een versie te kopen van Office met zo min mogelijk overbodige onderdelen.

Dat is dan Office Standard 2016 waarin niet alleen Word en Excel maar toch ook Outlook, PowerPoint, OneNote en Publisher zitten. Alleen een Word en/of Excel licentie kopen kan al niet meer. Dit pakket kost zo'n 360-400 euro dus na een jaar of 2,5 zou je goedkoper uit zijn dan met een Office 365-abonnement.

Maar eigenlijk is deze versie bedoeld voor een pc-gebruiker; je mag met één licentie Office op een PC en een draagbaar apparaat installeren. Want Office Standard is een zogenaamde Per Apparaat-licentie. Je moet dan apparaten tellen en geen gebruikers.

Account vereist

Wij installeren regelmatig zo'n Office-versie op laptops van een klant, waarmee ze verder veelal via Remote Desktop op een Terminal Server werken. De installatie is onnodig lastig. Microsoft levert een kaartje met een "cd key", verpakt in een doosje. Ik zou liever een mail met dat nummer ontvangen, want dan hoef ik dat nummer niet over te typen.

Bij het installeren blijkt dat dit niet lukt zonder Microsoft-account. Waarom moet dat? De klant heeft een vooruitbetaalde Office -geen Office 365- en die wordt via internet geactiveerd. Nu moet ik eerst een Microsoft-account aanmaken, dat de klant verder nooit meer gebruikt. Ik moet ook nog eens toegang hebben tot de mail die daarover binnenkomt op het e-mailadres van de gebruiker, wat erg lastig is als je voor derden installeert.

Als je helemaal pech hebt, moet je ook nog een verificatiecode binnenkrijgen op een mobiele telefoon. Alsof ik bij Albert Heijn verplicht een bonuskaart moet aanvragen en me moet identificeren als ik even een pak koffie ga kopen en tegen de volle prijs afreken. Het kost me soms een half uur extra dan nodig is om de hele -overbodige- rompslomp af te handelen.

Software Assurance

Die Office Standard-licentie is minder geschikt voor gebruik op Terminal Server. Alleen als je altijd vanaf één en dezelfde pc (zoals je laptop) met Remote Desktop verbindt en daar op Office gaat werken zou je met die ene licentie kunnen volstaan. Zodra je vanaf je privécomputer verbinding met de Terminal Server maakt moet je de licenties in combinatie met Software Assurance (Open value) afnemen. Afgekort: SA. En dan wordt het een heel ander verhaal. Voor SA moet je ieder jaar betalen; je hebt dan Office Roaming Use Rights en mag vanaf ieder apparaat, dus ook je privé-pc, die verbinding maken.

De jaarprijzen voor die SA zijn weinig lager dan het jaarbedrag voor Office 365. Hiermee kun je ook op je tablet, laptop of smartphone Office installeren, heb je nog wat extra's (meer Onedrive opslag bijvoorbeeld, en een aantal Skype minuten). En je kunt steeds de nieuwste Office versies installeren, voor als je dat leuk vindt. Of beter gezegd: je moet eigenlijk wel. Office 2013 wordt sinds eind februari al niet meer ondersteund en nog maar 1 jaar geüpdate voor Office 365 abonnees.

Via de portal

Goed, je hebt gekozen voor Office 365. Ook daarvoor moet je een administratief Microsoft Office account aanmaken. Begrijp ik. Het is immers een abonnement. Maar nu wil ik Office 2016 installeren. De klant vindt Office 2013 ook best, maar ja, het wordt niet ondersteund of geüpdate. Ik log dus in als beheerder op de server en log in een browser in naar portal.office.com. Daar staat direct een knop om de nieuwe software te installeren.

Ik kies deze en krijg dan:

"Neem contact op met de beheerder. Het lijkt er op dat aan u geen licentie is toegewezen voor het Office bureaublad."

Maar ik ben de beheerder! Waarom kan ik met het adminaccount Office 2016 niet installeren? Ik besluit dan maar het adminaccount als gebruiker toe te voegen:

Maar krijg dan een foutmelding dat het adminadres gebruikt wordt voor het adminadres.

Tsja, zo komen we niet verder. Ik kan direct een incident aanmaken en omdat ik wel eens wil weten waarom ik als beheerder niet simpelweg Office voor de gebruikers kan installeren doe ik dat. Dat wordt keurig afgehandeld. Aan het begin van de eerstvolgende werkdag wordt ik gebeld, door iemand uit India zo te horen, die mij Support-LogMeInRescue.exe laat downloaden en uitvoeren zodat hij mee kan kijken. Ja, het was echt iemand van Microsoft.

In het kort komt het er op neer dat ik voor iedere gebruiker een account moet aanmaken en dat ik dan als een van die gebruikers moet inloggen om Office 2016 te kunnen installeren. Ik maak die gebruiker voor de zekerheid hoofdbeheerder en dan werkt de installatie wel. Tot ik Word 2016 opstart. Ik krijg deze melding:

Ik de-installeer Office 2016 maar weer. Gelukkig werkt de vorige versie, Office 2013, nog wel. De meest voor de hand manier om Office te installeren werkt dus niet.

Wat wel zou moeten werken is dit, dit mailde Microsoft Support me:

1 Download de Office Deployment Tool de Office 2016

2 Extract de inhoud b.v. in c:\ODT

3 Klik op de deze link http://officedev.github.io/Office-IT-Pro-Deployment-Scripts/XmlEditor.html en configureer de XML file

4 Download de installatiebron

4a Open een command prompt met Administratieve rechten

4b Verander de huidige map naar de map met de installatiebron: cd C: \ ODT (in ons voorbeeld).

4c. Begin het download proces door het uitvoeren van de volgende opdracht: setup.exe / download configuration.xml

4d. De download heeft geen interface, dus om er zeker van te zijn dat het gereed is moet u Taakbeheer openen en controleren of het setup.exe proces nog draait. Als het er niet meer staat is de download voltooid.

4e. Start vervolgens de installatie met de volgende opdracht: setup.exe / configure configuration.xml

4f. Op het einde, nadat de installatie is voltooid, controleer dan of u een Office-applicatie kan openen en log in met het juiste account, om het product te activeren.

Bent u er nog? In een volgende versie van Office 365 moet je als systeembeheerder van een server waarschijnlijk zelf het laatste stukje van Office 365 nog programmeren of zo. Wat er precies in die XML file moet staan (stap 3) is helaas onduidelijk. Er staat een voorbeeld in de mail, zonder uitleg behalve dan dat je de taal kunt aanpassen, hier lijkt me:

     
 
 
            
  
  
        
 
 

Als toppunt van professionaliteit van een Office 365 installatie wil ik je de afbeelding niet onthouden die ik maakte toen ik de link uit stap 3 aanklikte. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat die "Error" box inmiddels achterwege blijft.

We komen nog wel iets tegen wat gerust merkwaardig mag worden genoemd. Er zijn zes gebruikers waar we allemaal een licentie voor hebben die jaarlijks wordt verlengd. Bij de oorspronkelijke aanschaf is ooit slechts een van die licenties voor een gebruiker geactiveerd. Maar ieder van die gebruikers kan probleemloos Office 2016 starten op Remote Desktop, als het eenmaal is geïnstalleerd.

Je zou verwachten dat er gewoon zes gebruikers met hun serverinlog worden toegewezen aan die zes licenties, en dat het daarna onmogelijk is dat een eventuele zevende gebruiker het pakket opstart. Of een ander dan een van die zes. Maar deze alleszins logische en goed uit te voeren controle ontbreekt.

Via de genoemde inlog kan de gebruiker, of een Microsoft Partner, de verlenging van het abonnement bestellen, met opgave van de klant en het Office-account. Via het Microsoft-account van de partner wordt dan die verlenging geactiveerd. Hoewel de aankoop zichtbaar is moet ik toch nog van alles doen.

Hiervoor heeft de distributeur een PDF van maar liefst elf pagina's toegevoegd. Maar er is veel al ingevuld in het account; het lijkt wel een online belastingaangifte. Daarom verwacht ik dat het klikken van de link Activering starten de laatste stap is.

Maar ik zie niets gebeuren. Op de server kijk ik nog eens naar de status van de Office-licenties van de klant, maar zie, ook na een verversing van de pagina, nog steeds dat de versie eigenlijk al een paar dagen verlopen is en met beperkte functionaliteit draait. Gelukkig heb ik de klant daarover nog niet horen klagen. Ik begin opnieuw. De link Activering starten staat nog steeds uitnodigend open, maar als ik nu doorga zie ik dat de productcode al gebruik is:

Dat is schrikken. Het is vrijdagavond, maar de chatsupport doet het. Hoewel het de medewerker Syed Y eigenlijk niet bekend is of hij toegang heeft tot dit soort "corporate" problemen doet hij zijn best, zoekt contact met een andere afdeling, en meldt dat de verlenging tot 2018 is vastgelegd.

Vreemd. Waarom zie ik dan nog steeds die Activering starten link en die "verlopen" status? Maar nadat ik in- en uitgelogd heb zie ik eindelijk ook maart 2018 staan.

Voorlopig werkt mijn klant gelukkig weer een jaar legaal met Office 365. Maar hij heeft bedankt voor de upgrade naar Office 2016. Dat gaat hem te veel -betaalde- tijd kosten...