De termen projectleider en projectmanager worden vaak door elkaar gebruikt. In organisaties waar een verschil bestaat, is een projectleider meestal een startende projectmanager die met kleine projecten begint en soms niet voor de volledige scope verantwoordelijk is. Een projectmanager is dan wel verantwoordelijk voor de hele scope en helpt vaak ook mee in het offertetraject, dus nog voordat er een opdracht ligt. Bianca Bult is als projectmanager bij Yacht in veel bedrijven gedetacheerd geweest. "Je komt in verschillende omgevingen en markten terecht en je moet je als projectmanager makkelijk kunnen aanpassen, je inleven in hoe de cultuur is." De bedrijven waar Bianca Bult werkt maken technische installaties. Ze heeft er te maken met klanten die hoofdaannemers zijn en gebruik maken van onderaannemers.

Van klantwens naar planning

Een hoofdaannemer hakt de wens van een klant in stukken. Onderaannemers krijgen een stuk van de klus. "Mijn huidige opdrachtgever is zo'n onderaannemer", licht Bianca Bult toe. "Om de interne organisatie zo in te richten dat ik op tijd aan de klantwens kan voldoen, ga ik vanaf het begin systematisch te werk. Eerst analyseer ik wat er in de opdracht staat en wat de wens van de klant precies is. Wat is er verkocht en hoe kunnen wij daaraan voldoen. Denk aan zaken als levertijd, financiën en technische inhoud. Ik maak een risicoanalyse en stel een plan op. Eenvoudige dingen lopen meestal makkelijk door zonder dat ik er extra aandacht aan hoef te besteden. Zaken met een hoog risico houd ik extra scherp in de gaten."

Zodra het plaatje inzichtelijk is, maakt Bianca Bult een werkbare planning. "Met de productiefaciliteit van de fabriek stem ik bijvoorbeeld af wanneer het product geleverd moet worden. Dit moet passen binnen het drukke productieschema van alle andere opdrachten die er in het bedrijf lopen." Er kunnen flinke boeteclausules gelden als er te laat wordt geleverd. "De start van een project is het moment waarop je alles in gang zet. Dan moet de technische scope volkomen helder zijn en via gesprekken met de klant geverifieerd worden. Mochten er verschillen zijn in de interpretatie, dan zijn aanpassingen vaak nog mogelijk zonder grote consequenties. Bij grote veranderingen gebruik je meerwerkorders om het risico van jouw project af te halen. Het is niet voor niets dat ik als projectmanager graag bij het offertetraject betrokken ben."

Loslaten of sturen

Het samenstellen van het projectteam en het beleggen van taken bij de juiste mensen, doet Bianca Bult het liefst rechtstreeks. "In de meeste organisaties kan dat ook. Je moet wel de leidinggevende informeren over welke taken je bij wie in de groep neerlegt." In sommige bedrijven gaat het er wat formeler aan toe. "Dan leg je een verzoek bij een teamleider neer. Welke taak je te doen hebt en wanneer het gereed moet zijn." Het is soms wel een uitdaging om iedereen geïnformeerd te houden, zodat het project goed doorloopt, vertelt Bianca Bult. "Het is natuurlijk niet zo dat je iedereen over elke kleinigheid informeert. Een ander boutje toepassen, dat hoeft de financiële man niet te weten. Dat ziet hij vanzelf op de uitdraai uit het ERP-systeem. Maar een werkvoorbereider moet het wel weten."

Bianca Bult schat in of ze mensen zelf informeert, of dat ze dit rechtstreeks laat doen door bijvoorbeeld de engineer die iets ontwikkeld heeft. "Ik maak telkens een afweging in hoeverre ik iets kan loslaten, of dat ik er zelf sturing aan moet geven. Als projectmanager ben je een bron van kennis, je weet alles wat er in het project speelt en welke acties gewenst zijn. Je bent faciliterend. Door een inkoper goed te informeren, kan hij direct bij een leverancier escaleren als er te laat geleverd wordt, er iets anders wordt aangeboden dan je hebt gevraagd, of als de prijs hoger uitvalt. Dat hoef je niet allemaal zelf te doen. Als er intern vertraging wordt opgelopen, bijvoorbeeld doordat een onderdeel opnieuw moet worden gemaakt, dan probeer ik dat op andere punten weer in te halen om op schema te blijven. Alles documenteer ik. Stel dat een project uitloopt of het budget ontoereikend is, dan is te beargumenteren of dit door een gewijzigde klantwens komt, een leverancier die zijn afspraken niet is nagekomen, of dat je het verlies voor eigen rekening moet nemen."

Steeds verder groeien

Er zijn veel expertises bij projecten betrokken. Zoals technische en financiële mensen, mensen van de productie en uiteraard het management. Als projectmanager moet je overal iets vanaf weten en tot op een bepaald niveau kunnen meepraten. Bianca Bult: "Projectmanagers hebben vaak een technische achtergrond. Techneuten die in de praktijk bewezen hebben dat ze ook goed zijn in coördinerende taken of dat ze commerciële vaardigheden hebben. Ze zien financiële consequenties, zijn in staat met het management te overleggen en begrijpen wat de impact op een project is. Doordat ze op meerdere gebieden goed kunnen meepraten, rollen ze uiteindelijk in dit vak. Naarmate je meer projecten hebt gedaan, kom je steeds meer over andere expertises te weten. Je kunt beter inschatten of iemand de beste oplossing voorstelt. Als ik twijfel, vraag ik gewoon door. In een gesprek komen we zo samen tot de optimale oplossingsrichting. Dat is erg boeiend om te doen en zo groei je steeds verder. Soms heb je te maken met een junior inkoper die je veel moet bijsturen. Een volgende keer is het een senior inkoper en leer je een heleboel bij. Dat komt bij volgende projecten weer goed van pas en maakt het vak van interim projectmanager erg leuk."

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Yacht. Spreekt het artikel je aan? Yacht is op zoek naar nieuwe pioniers die klaar zijn voor een mooie nieuwe uitdaging. Klik hier om te ontdekken welke uitdaging er voor jou klaarstaat.