In 1975 werd er al gefilosofeerd over een papierloos kantoor. Dat blijkt echter te voorbarig te zijn geweest. Want hoewel uit een onderzoek van cloud-aanbieder Viadesk blijkt dat bijna driekwart van de Nederlandse werkenden een werkomgeving met minimaal papierverbruik prefereert, gaf tegelijkertijd 64% van de respondenten aan dat volgens hen papier altijd nodig zal blijven. Ander onderzoek, van kantoorautomatiseerder Veenman, toont weliswaar aan dat het totale printvolume de afgelopen jaren fors is afgenomen, maar tegelijkertijd zei 80% van de respondenten, nota bene merendeels ICT-manager, dat ze nog dagelijks printen. En een enqûete onder 700 IT-professionals bewees dat 78% liever op papier leest en maar liefst 90% de printer op kantoor onmisbaar acht. Papierloos is dus in de praktijk papierarm, zo zegt ook manager business development bij het Noordwijkse softwarebedrijf Decos: "Een papierloos kantoor is een utopie, (...) papierarm werken (...) lukt wel" (bron: Telegraaf, 2011) . Nu was dat overigens in 2011; anno nu is Decos al zover dat er in het Noordwijkse filiaal enkel nog wc-papier te vinden is.

Maar zo extreem is het dus eigenlijk nergens anders. Onderzoek van informatiemanager Iron Mountain maakt duidelijk dat 90% van de Nederlandse en Europese werknemers nog werkt met papier. Het is dan ook het advies van Jeroen Strik, commercieel directeur Iron Mountain Benelux, om te "streven naar een papier-efficiënte aanpak", niet naar papierloosheid.

Papier als extra communicatiekanaal voor online ondernemingen

Buiten het kantoor wordt papier eveneens nog veel gebruikt. Interessant genoeg doen ook IT-bedrijven daar volop aan mee. Zo gebruikt Google flyers om nieuwe klanten te werven en Amazon en eBay versturen direct mail om potentiële klanten te bereiken. Dat doen deze bedrijven vanuit het oogpunt van multichannelmarketing: adverteren over de volle breedte, van de telefoon tot drukwerk en online advertenties. Dat lijkt namelijk veel beter te werken dan focussen op één kanaal. Zo lanceren 'stenen' winkels regelmatig een website erbij. Met bedrijven die uitsluitend digitaal zijn begonnen gebeurt nu het omgekeerde. In het geval van Google zelfs letterlijk. En met succes: er is becijferd dat multichannelconsumenten 3,5 keer meer uitgeven dan andere klanten (bron: Mediapost, 2013). Meer algemeen is papieren communicatie voor de IT-sector een kans om een sterkere band met hun relaties op te bouwen.

De kracht van papier

Papier speelt dus nog wel degelijk een rol van betekenis in de IT, zowel binnen als buiten het kantoor. Maar waarom eigenlijk? Feit is dat papier niet slechts een informatiedrager is, zoals de nu achterhaalde floppydisk. Papier is meer: het is een communicatiemiddel. Het is tastbaar en leidt tot een diepere interactie dan digitale communicatiemiddelen. Zodoende is het ook geloofwaardiger en effectiever om een boodschap over te brengen. Een veelzeggend voorbeeld: zoals ICT-jurist Arnoud Engelfriet schrijft, is het, enige uitzonderingen voorbehouden, prima om ICT-contracten gewoon elektronisch te regelen. Toch worden ze nog vaak op papier gesteld omdat dat simpelweg veiliger voelt.

Die meerwaarde is niet alleen anekdotisch. Een recente neuro-wetenschappelijke studie over papieren versus digitale advertenties wijst uit dat een boodschap op papier een sterkte emotionele respons uitlokt, beter herinnerd wordt, langer wordt bekeken en, meest relevant, onbewust meer vertrouwen en verlangen oproept voor wat er wordt geadverteerd. Papier heeft dus juist bij sterk gedigitaliseerde consumenten een toegevoegde waarde.

Nu heeft dat onderzoek vooral betrekking op reclame, maar de lessen die je eruit kunt trekken zijn veel breder. Het spreekt namelijk voor de kracht van papier als communicatiemedium. Zo gaven respondenten in het eerder genoemde onderzoek onder 700 IT-professionals aan liever van papier te lezen omdat het ze meer vertrouwen gaf bij het bewerken en corrigeren van documenten. Ook in het onderzoek van Viadesk werden emotionele en praktische argumenten genoemd waarom het werken met papier te prefereren zou zijn. Juist in een gedigitaliseerde IT-omgeving kan informatie op papier dus verschil maken omdat het minder vluchtig en gewoonweg opvallender is dan alle digitale informatie.

De waarde van papier

Het printvolume op en buiten de werkvloer is de afgelopen jaren danig gereduceerd, maar dat lijkt de waarde van papier in de IT niet te hebben verminderd. Sterker nog, het blijkt dat papier een effectiever medium kan zijn dan digitaal. Daarom wordt papier, waar het nog wordt gebruikt, vaak als waardevol ervaren. Het wordt niet meer, maar wel effectiever toegepast. Papier heeft dus nog altijd een niet te onderschatten meerwaarde.

Voor meer informatie over gevarieerd drukwerk kunt u een kijkje nemen bij online drukkerij Flyeralarm.