Zoho CRM Enterprise Edition van AdventNet is een nieuw, betaalbaar SaaS-pakket dat we onmogelijk kunnen negeren. De Professional Edition bood al modules voor verkoop, diensten, marketing en inventarisbeheer. De Enterprise Edition doet hier een schepje bovenop met zaken als organisatiestructuur (denk aan definities voor hiërarchische structuren), role-based beveiliging op toegang en het delen van informatie, SSL-transport en meer instellingsmogelijkheden voor de interface.

Maar vooral de prijs springt in het oog: 25 dollar per gebruiker per maand. Dat zit ruim onder de prijs van andere aanbieders. Salesforce, de Sultan van SaaS, vraagt per maand zelfs 100 dollar per gebruiker meer. Het is dan ook geen wonder dat Zoho zoveel aandacht heeft genoten de afgelopen tijd.

AdventNet levert ook nog eens een aanvullende keuze aan applicaties, met bijvoorbeeld tekstverwerker en spreadsheet, projectbeheer, rapportage en facturering. Daarmee lijkt Zoho rivalen als NetSuite flink uit te dagen.

Maar de nadruk ligt op 'lijkt', want hoewel het met de hoeveelheid functionaliteiten wel snor zit, legt Zoho CRM het tegen de duurdere rivalen af op diepte en afwerking. Voor grote organisaties zullen de functionaliteiten niet toerijkend zijn.

Nadelen

Om te beginnen ontbreken de logging-functies, en die zijn essentieel om veranderingen binnen bestanden bij te houden. Er zijn geen manieren beschikbaar om aan indelingen vast te houden, wat de data-integriteit niet ten goede komt. Het is niet mogelijk om het systeem te laten controleren dat ingevoerde telefoonnummers ook daadwerkelijk alleen maar uit cijfers bestaat.

De toewijzing van taken kan met rules worden geautomatiseerd, maar dat wordt nogal gehinderd door een gebrek aan wachtrijen, en dat is juist belangrijk voor grote verkoopploegen en dienstverleners. Ook opvallend is het ontbreken van een functie die prioriteiten kan verleggen op basis van de verstreken tijd.

En dan is er de integratie: die wordt flink bemoeilijkt omdat Zoho geen API ter beschikking stelt. Het CRM-pakket kan daarom al worden afgeschreven voor bedrijven die het willen laten samensmelten met het bestaande systeem. AdventNet laat het zelfs na om de eigen office-tool naadloos aan te sluiten op de CRM, met uitzondering van de spreadsheet die wel in bepaalde modules zit.

Beginnen

Voordat Zoho CRM draait moeten eerst de rollen binnen het bedrijf gedefinieerd worden, en moeten de bijbehorende gebruikers worden ingevoerd. Dat kan helaas niet tegelijk met andere processen, en het is ook niet mogelijk om rollen of gebruikers in grote groepen in een keer toe te voegen. Voor een grote organisatie zou dit proces dan ook te log blijken.

Het instellen van tabs voor de toegang tot de verkoops- en dienstenmodules maakt navigatie eenvoudig, en ook de beveiliging wordt in de hele breedte uitgezet. Maar ook hier is de configuratie een hels karwei: voor elk profiel, elke module, of zelfs iedere pagina met andere instelling, moeten de bevoegdheden apart worden ingesteld. Daarbij komt dat voor ieder geval van het delen van bestanden een aparte interface nodig is voor de standaardbevoegdheden en toegangsregels, en wederom moet dat voor elke module apart.

Dit is iets dat AdventNet moet oplossen, door bijvoorbeeld de boel samen te brengen in een menuutje met aan te vinken vakjes. Een 'read-only' optie zou ook fijn zijn, omdat het in de huidige situatie alles of niets is: of volledige toegang met alle rechten, of helemaal geen toegang.

Het is mogelijk om bestaande gegevens (in dit geval in CSV en XLS) over te zetten naar Zoho, maar dat gaat dan direct een op een: het is niet mogelijk om de gegevens tussendoor aan te passen. Voor controle op dubbele gegevens is een aparte tool nodig,

De standaardfuncties voor de homepage zijn nog wel aanwezig, zoals een agenda en taakmenu. Maar verder gaat het niet, er worden bijvoorbeeld geen herinneringen voor agenda-items afgegeven.

De browserinterface voldoet. De 'terug' knop gaf wel wat probleempjes, iets dat ligt aan het aanroepen van AJAX. Hier en daar had een slimmere AJAX-injectie of Adobe Air client ook niet misstaan, vooral omdat de meeste taken een constante update van de pagina eisen.

Goed is de conversie van leads, die met een muisklik omgezet kunnen. Het vullen van accounts, contacten en andere velden is daarmee een fluitje van een cent. Het koppelen van bijvoegsels, quota, bestellingen etcetera aan gegevens is ook geen probleem.

De regels voor workflow zijn gemakkelijk in te stellen, al gaan ze niet verder dan de simpele Boolean operators. AdventNet moet eens kijken naar de grafische workflow-ontwerptool in SageCRM, of naar de tools van RightNow voor de verbeding van de workflows. Maar toch zijn er vrij geavanceerde regels te schrijven binnen Zoho.

De ingebouwde schattingsfunctie ondersteunt planningen op kwartaalbasis, en bevat redelijke what-if scenario's. Puur voor de duidelijkheid is een betere scheiding tussen de schattingen/vooruitblikken en de bestuursrapporten wellicht gewenst.

Aan de dienstenkant is de toegang voor casusmedewerkers goed te noemen, maar ook hier kan het een en ander verbeterd worden. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als de oplossingverzameling doorzocht kon worden vanuit het Case-tabje, in plaats van dat dit vanuit een aparte module moet gebeuren. Een email direct uit een case zou ook handig zijn. En de mogelijkheid om open cases te sorteren op aanmaakdatum en aantal dagen actief (met bijbehorende triggers) zou klantvriendelijk zijn geweest.

De rapporten en dashboards zijn redelijke standaardkost. Het aantal opgeslagen rapporten verbleekt bij de mogelijkheden die Salesforce biedt, maar de rapporten kunnen wel op elk datapunt worden aangepast, en ze kunnen allemaal worden gedeeld of juist beveiligd, geëxporteerd naar Excel of PDF en/of ingesteld om via de mail verzonden te worden. De dashboards kunnen worden ingevuld met Flash.

Zoho is niet offline beschikbaar, en er is ook geen mobiele versie. Wel heeft het een optionele plugin voor Outlook die knoppen aan de mailclient toevoegt voor synchronisatie van afspraken, contacten en taken met de gehoste applicatie. Het doorsturen van van emails naar Zoho CRM, en ze vervolgens associëren met gegevens, lukt ook aardig, al moeten de bijvoegsels niet groter zijn dan een megabyte.

Helaas slaagt Zoho er tijdens synchronisatie niet in om botsende agendapunten op te merken. Verder worden mails niet direct aan cases gekoppeld, maar aan contacten. Nieuwe cases en leads zijn niet binnen Outlook aan te maken, en de Outlook-categorieën worden niet ondersteund.

Conclusie

Al met al biedt Zoho een verrassend scherp pakket voor een lage prijs. Maar de functies kunnen domweg niet opboksen tegen de hoger ingeschaalde concurrentie. Het doet daarnaast de grotere verkopers en dienstverleners tekort, waaruit kan worden geconcludeerd dat AdventNet nog flink moet sleutelen om Zoho mee te laten draaien in de Enterprise-categorie.

Het zou van Salesforce en co wel verstandig zijn als ze Zoho in de gaten blijven houden. Zelfs tijdens deze recentie kwamen er updates binnen voor de CRM, en voor sommige klanten kwam ook een API beschikbaar. Goed, het bleef bij een beperkte verzameling van REST-achtige methoden zonder goede documentatie, maar het laat wel de ambitie van AdventNet zien.

Zoho CRM Enterprise Edition kan prima werken voor de kleinere bedrijven. Maar ook zij doen er verstandig aan om eerst goed te kijken of de applicatie voldoende tegemoet komt aan de eisen voor ze erop springen.

Bron: Techworld