Enkele jaren geleden startte de overheid een campagne over veilig internetten, omdat dat in al onze dagelijkse acties belangrijker is dan menigeen denkt. Dat geldt ook voor het delen van gegevens/data via internet. In dit artikel lees je meer over het veilig delen van data naar derden via een zogeheten virtual data room.

Stel een VPN netwerk in

Omdat cybercrime nog steeds blijft groeien is het noodzaak om goed beschermd te beginnen, nog voordat je überhaupt begint met het delen van data via internet. Daarom is het een absolute must om een VPN netwerk in te stellen; een Virtual Private Network zorgt ervoor dat alles dat jij via dat netwerk verstuurd versleuteld is en via een veilige verbinding de digitale deur uit gaat. Vandaag de dag verbinden we onze laptops, tablets en smartphones massaal met openbare netwerken in zowel binnenland als buitenland. Het is een fluitje van een cent voor criminelen om via dergelijke netwerken in te breken op je persoonlijke gegevens en verstuurde data. Zorg daarom voor een VPN netwerk waarmee je, waar je ook bent, beveiligd data kunt delen. Thuis of op kantoor let je natuurlijk altijd op een goed beveiligd WiFi netwerk met een moeilijk te kraken wachtwoord.

Het juiste platform om data te delen

Het maakt niet uit of je voor professioneel of persoonlijk doeleinde bestanden moet delen met een derde partij; kies altijd voor een veilig platform om dat te doen. Er bestaan diverse bedrijven en platformen in de cloud waarmee je dat kunt doen. Een groot en bekend voorbeeld is Dropbox, de dienst van Google, waarmee je zelf kiest met wie en welke bestanden je deelt. Je bestanden staat hierin altijd op privé, tenzij je er zelf voor kiest om deze openbaar te maken. Voor bedrijven is het echter aan te raden om hierbij de hulp in te schakelen van een gecertificeerd en betrouwbaar bedrijf waar je bestanden veilig zijn. Zo kun je bijvoorbeeld ook je gegevens en bestanden delen via een zogeheten vdr, een virtual data room. In deze online ruimte wordt professionele data gedeeld met hoogwaardige ondersteuning en diepe functionaliteit. Daarbij is het systeem zo ingesteld dat een eventueel lek direct wordt gespot en tegengehouden.

Voordelen van een data room

Het grootste voordeel van een vdr is dat jij zonder zorgen op een veilige manier bestanden en data kunt delen met derden. Het dient hierbij als een soort digitale bewaarplaats, een soort cloud waarbij jij bepaalt wie wel of geen toegang heeft. Een vdr kun je wat betreft beveiliging vergelijken met beveiliging van banken of andere grote instituten, dus dat is zeker niet niks. Een ander voorbeeld is dat je een virtual data room volledig kunt inrichten naar jouw wensen: wat moet er zichtbaar zijn voor derden en wat juist niet? Hoe lang moeten bepaalde bestanden zichtbaar zijn? En wie mag wat zien? Ook prettig: je kunt bij een vdr naast permanente rooms kiezen voor tijdelijke rooms, waardoor je data voor bepaalde tijd zichtbaar en toegankelijk maakt. Zo bepaal jij wie wat wanneer kan zien.

Voor wie is een data room geschikt?

Het principe van een data room is geschikt voor een ieder die op een vrijwel 100% beveiligde manier data wil delen. Omdat het een professioneel platform betreft waar diverse vakmannen achter zitten die ervoor zorgen dat de data room volledig naar jouw wensen 'ingericht wordt' worden dergelijke virtuele kamers vooral gebruikt door bedrijven en (internationale) investeerders. Je kunt wanneer je maar wilt bekijken wie bepaalde documenten of bestanden bekeken heeft, waardoor zo'n vdr bijvoorbeeld erg handig is in het geval van belangrijke overeenkomsten en transacties. Een data room kan worden bezocht door iedereen die toegang heeft tot een computer of laptop en de room. Deze cloud is bijvoorbeeld niet zomaar te vinden in de zoekmachine, maar wordt louter gedeeld door degene van wie de vdr is. Hiermee is de virtual data room een goede en vooral veilige vervanger van de fysieke administratiekamer of het kamertje op kantoor waar belangrijke documenten en gegevens worden gedeeld.