Spam

Spam omvat alles van advertenties voor penisverleningen tot de melding dat je miljoenen hebt gewonnen aan een loterij waarvan je niet eens wist dat je meedeed. Het is niet alleen ergerlijk, via dit soort e-mails worden bedrijven gehackt, identiteiten gestolen en andere ellende waardoor je beter af was geweest als je de e-mail nooit had aangeklikt.

De hoeveelheid spam die wordt afgevuurd door botnets met overgenomen pc's waarbij malware contactenlijsten leegtrekt, is al jaren zo enorm dat een goede spamfilter een absolute must is. Die kun je zo kritisch afstellen als je wilt, dus misschien is het een idee om alle forwards die van je tante komen ook automatisch in de prullenbak te deponeren.

Patsen met je apparaat

"Verstuurd vanaf m'n iPhone" "Verzonden vanaf m'n Blackberry" Toen smartphones net uit waren vond iedereen het natuurlijk geweldig om aan de wereld kenbaar te maken dat je vanaf je dure, hippe apparaat ook e-mailtjes kan sturen. Stoer hoor. Tegenwoordig is het hebben van een smartphone niet meer zo heel bijzonder, toch laat de gemiddelde gebruiker deze standaard handtekening aan staan. Ja, we weten inmiddels wel dat je een iPhone hebt, ja, we weten dat je er nog steeds erg blij mee bent, maar als je jarenlang aan het mailen bent met vrienden, familie en collega's, weten zij na het duizendste mailtje ook maar al te goed dat je een smartphone hebt, zet deze handtekening gerust uit.

En ja, we weten dat sommige mensen deze melding opzettelijk aan laten staan om aan te geven dat ze wat korter van stof zijn omdat ze op hun mobieltje zitten en het typen van een langere tekst misschien lastiger is. Als vandaag de dag typen op je hippe, gigantische smartphone nog steeds moeilijk is, misschien moet je dan eens kijken naar een smartphone met een hardwarematig (uitschuifbaar) toetsenbord.

Slowchat

We leven in een tijd dat je kan kiezen uit tientallen verschillende instant-messagingdiensten, waarom gebeurt het dan nog steeds dat gebruikers soms niet meer dan één zin naar elkaar e-mailen. Hierdoor loopt je mailbox onnodig snel vol en voor je het weet ben je de draad kwijt. Dit gebeurt nog sneller als er meerdere gebruikers tegelijk meedoen aan het gesprek. Dit fenomeen wordt ook wel slowchat genoemd. Het e-mailverkeer lijkt op een chatsessie, maar in tegenstelling tot een collaboratie-app of messaging-app is het trager.

Dit is overigens niet per se een e-mailprobleem, ook op fora komt dit fenomeen wel eens voor. Medegebruikers moeten dan door een hele stapel pagina's klikken voordat zij erachter komen wat er nou precies aan de hand is. Aangezien het op fora makkelijker is je te bemoeien met andermans gesprekken, is de kans groter dat geïrriteerde gebruikers er wat van zullen zeggen of dat een boze moderator een slotje op de thread gooit.

Zeg alles wat je wilt zeggen in één grote mail, dat houdt de boel schoner en overzichtelijker, weet je niet zeker of dat het geval is, gebruik iets anders. Je collega's zullen je dankbaar zijn.

Irrelevante e-mail

Igloo Software raadt aan dat gebruikers elke e-mail lezen om in elk geval op de hoogte te zijn. IT'ers zijn volgens het bedrijf hier het zorgvuldigst mee en één op de vijf mensen uit dit vakgebied leest alle e-mails.

Maar van die groep die dagelijks tientallen mailtjes krijgt, blijkt driekwart van de gebruikers dat slechts de helft (of zelfs minder) daadwerkelijk relevant is. Wees als afzender dus zeker dat je e-mail relevant is. Zorg voor een bondig bericht dat meteen ter zake komt, maak een duidelijk onderwerp-regel en stel hem zo op dat een ontvanger er makkelijk doorheen scant.

Irritante of onoprechte handtekeningen

In plaats van af te sluiten met contactgegevens, voegen veel gebruikers zelf een afsluiting toe. Soms met een gifje of een overdreven aandoende afsluiting als "hoogachtend" of een kippenvel oproepende afsluiter als de "warme groet" die we hier op de redactie regelmatig aantreffen. En wat is een hemelsnaam een "creatieve groet"?

Het blijkt dat ongeveer de helft van de mensen zich ergert aan een dergelijke afsluiting. Soms is het beter e-mail te behandelen als een lopend gesprek en simpelweg af te sluiten met een punt. Als je daadwerkelijk wilt afsluiten, is een simpele "alvast bedankt" meestal genoeg.

Ongeduld

Heb je het mailtje al ontvangen? En nu? Ik wacht al een uur, Weet je wat? Ik bel je wel even. Sommige mensen denken dat E-mail is bedoeld voor snelle communicatie. Dat was misschien in het begin wel zo, maar tegenwoordig wordt e-mail gezien als een iets snellere versie van snailmail.

Als je echt snel wilt communiceren, doe dat dan via chat-apps en sociale netwerken. E-mail wordt de laatste jaren meer behandeld als brievenpost, waarbij mensen niet meer direct reageren. Soms krijg je het idee dat een brief zelfs eerder een reactie zou uitlokken dan een e-mail.

Snel opvolgende reacties

Het tegenovergestelde effect is een stroom van reacties van geadresseerden die iedereen beantwoorden. Voor je de aanleidende e-mail überhaupt gezien hebt, kom je in een berichtenwisseling terecht waarin de laatst binnengekomen e-mail bovenaan staat en je moeite hebt om de hele zaak te overzien. Dat verslaat het nut van snelle, directe communicatie. Dit komt grotendeels overeen met de slowchat met als groot verschil dat er meestal wel wat meer informatie in de berichten staat waardoor je nog langer bezig bent met uitzoeken wat er nou precies aan de hand is.

Gebruik de "allen beantwoorden"-optie spaarzaam. Ook hardop collectief nadenken leent zich prima voor diverse communicatie-mogelijkheden als Slack, Hipchat of een van de vele andere platforms, maar minder voor e-mail. Denk erover na hoe je vragen, ideeën en overpeinzingen kunt combineren in één bericht zonder een soort stream-of-consciousness-mailketen aan te gaan.

Emoticons

Een van de nadelen van e-mail is dat je geen non-verbale tekens ziet waarmee ontvangers de bedoeling van de boodschap beter begrijpen. Harvard Business Review ging vorig jaar in op dit issue en op de onvermijdelijke compensatie die vervolgens optreedt in de vorm van smileys. Een knipoog om te laten merken dat je het niet zo serieus bedoelt of een glimlach om te benadrukken dat je een grap maakt - meer dan een kwart van de ontvangers vindt het ergerlijk.

Harvard Business Review raadt daarom aan om in zakelijke communicatie gewoon taal te gebruiken om de ontvanger te kneden naar de boodschap. Pak een stukje kritiek in met een compliment, of wees duidelijk over je bedoeling met een verklarende tussenzin, in plaats van de emoji die een kwart van de ontvangers in het verkeerde keelgat kan schieten.

Groepsmails

Als je aan een project werkt en een statusupdate voor alle deelnemers hebt, kan een e-mail aan een grote groep mensen nog wel een optie zijn - hoewel hiervoor andere communicatieplatforms voor projecten de voorkeur verdienen. Als je een verjaardag organiseert voor een collega en een grote groep mensen wilt uitnodigen kan een groepsmailtje ook nog wel een oplossing zijn.

Maar kijk in beide gevallen of er geen betere manier is om de boodschap over te brengen: een project-app, groepschat, clouddocument of zelfs een fysieke vergadering is soms productiever en efficiënter dan een e-mail met een groep ontvangers. Ook geen wonder dat een kwart van de mensen zich aan zulke mails ergert. Als je het toch doet, kijk dan of alle ontvangers van kritiek belang zijn of dat ze geen directe impact ondervinden door het bericht.

Uitroeptekens

Een uitroepteken heeft soms hetzelfde effect als caps lock en komt over alsof je aan het schreeuwen bent, in plaats van dat je een punt probeert te benadrukken. Kalmte komt niet over met een uitroepteken en ontvangers interpreteren het vaak als boosheid of terechtwijzing. Professionele e-mails moeten duidelijk, bondig en goed afgemeten zijn op de ontvanger - vermijd dus uitroeptekens.

Mogen we daaraan toevoegen dat ook niemand blij wordt van de gevreesde meerdere uitroeptekens? Doe het niet, zelfs niet als grapje. Bovendien kom je met meerdere uitroeptekens - of vraagtekens - al snel over als volslagen gestoord.