Deel 1 van deze serie bestreek de vragen die gesteld worden tijdens de startfase en de planning. Dit deel bestrijkt de uitvoer van het project en de afwikkeling. Ze verdeelt de vragen onder tussen de verschillende rollen die een projectmanager speelt tijdens het project: ondernemer, technologiepartner, teamleider en guru.

Fase 3: uitvoer

Ondernemer

51: Hoe vaak moet ik de leverancier bezoeken?

52: Hoe vaak moet ik teleconferenties opzetten met de leverancier?

53: Wat moet ik mijn klant of zakelijk contact meededelen over de stand van zaken rond dit uitbestedingsproject?

54: Hoe moet ik reageren op het moment dat er binnen mijn organisatie een wisseling van de wacht plaatsvindt in het management, waardoor wijzigingen worden doorgevoerd in personeel, doelen, strategie, procedures en/of opstelling ten aanzien van outsourcing?

55: Hoe ga ik ermee om als de leverancier van eigenaar wisselt?

56: Hoe moet ik het aanpakken als ik en de leverancier een conflict krijgen over werkvergoedingen?

57: Hoe hou ik de lieve vrede op het moment dat mijn projectteam naar gevoel uiterst goed samenwerkt met de teamleden van de leverancier, maar het management van mijn organisatie de leverancier ziet als een onbetrouwbare vijand?

58: Mocht de leverancier uitstekend presteren, hoe zorg ik er dan voor dat er waardering blijkt vanuit mijn organisatie, en vice-versa?

Technologiepartner

59: Hoe kan ik het aantal storingen en mislukte tests beperken die ontstaan door configuratieproblemen tussen client en leverancier?

60: Hoe kan ik er zeker van zijn dat de mensen die op de lijst van de leverancier staan ook daadwerkelijk zijn wie de leverancier zegt dat ze zijn?

61: Hoe kan ik de specificaties en/of SLA's verlengen, tussentijds afbreken en/of wijzigen nu het project aan de gang is?

62: Hoe kan ik tot een goede samenwerking komen tussen medewerkers/teamleden van verschillende leveranciers?

63: Wat moet ik doen als mijn organisatie en de leverancier verwikkeld raken in een onenigheid aangaande het contract?

64: Welke stappen moet ik ondernemen als blijkt dat het netwerk/de PC's/de servers zo traag of onbetrouwbaar blijken dat de productiviteit eronder lijdt?

65: Hoe krijg ik de technische ondersteuning die mijn team nu ontvangt beter?

66: Hoe moet ik reageren als mijn leverancier een belangrijke deadline mist, of als de werkzaamheden beneden de maat zijn, en blijkt dat de rapporten niet de waarheid tonen?

Teamleider

67: Wat moet ik doen op het moment dat een teamlid van de leverancier uit zichzelf vertrekt of wordt ontslagen door de leverancier?

68: Wat moet ik doen als ik ontevreden ben met een teamlid van de leverancier en deze wil verwijderen?

69: Hoe moet ik reageren als een teamlid van de leverancier naar me toe komt en zegt een permanente overstap te willen maken?

70: Hoe moet ik reageren als andere managers binnen mijn organisatie een teamlid van de leverancier proberen over te halen een overstap te maken?

71: Hoe ga ik ermee om als een teamlid of manager van de leverancier niet zo goed presteert als zou moeten?

72: Hoe ga ik ermee om als ik een probleem heb met een teamlid vanuit mijn eigen organisatie, of met het management of klant?

73: Wat doe ik als culturele verschillen de samenwerking binnen het team bemoeilijken?

74: Als mijn teamleden zich verspreid over de wereld bevinden, hoe zorg ik dan voor voldoende nachtrust?

Guru

75: Wat moet ik zeggen tegen familie, vrienden en collega's die roepen dat het uitbesteden naar andere landen toe slecht is voor de economie, de branche en zelfs het land?

Phase 4: Afwikkeling

Ondernemer

76: Wie moet ik melden dat het project op zijn einde loopt?

77: Wie moet ik melden dat de banden met de leverancier worden verbroken?

78: Hoe verbreek ik de banden met de leverancier als het project ten einde loopt?

79: Hoe verbreek ik de banden met de leverancier als ik ontevreden ben met het werk?

80: Hoe verbreek ik de banden met de leverancier als het project om wat voor reden ook wordt gestaakt?

81: Hoe moet ik de resultaten van het project overbrengen aan de klant?

82: Welke informatie over de resultaten van het project moet ik doorspelen aan het ict-management?

83: Welke informatie moet ik sturen naar het management, de verkoopafdeling, de operationele afdeling en/of de sourcinggroepen van de leverancier?

Technologiepartner

84: Is het nodig om nieuwe specificaties op te laten stellen, iedere keer als het project zich herhaalt?

85: Als de specificaties niet zijn verlopen na het project, kan ik ze dan aanwenden voor een nieuw project?

86: Welke informatie hoort de leverancier naar mij te sturen als het project op zijn eind loopt?

87: Welke informatie verwacht de leverancier van mijn kant?

88: Hoe documenteer ik de geleerde lessen, zodat we een referentie hebben voor toekomstige projecten?

89: Wat kan ik doen om de leverancier beter te doen presteren bij het volgende project?

90: Hoe kan ik input krijgen in hoe mijn organisatie de prestatie van de leverancier beoordeelt?

91: Hoeveel moet er worden gestoken in het verbeteren van de interne processen bij de organisatie als het gaat om outsourcing?

Teamleider

92: Wat gebeurt er met de teamleden die vanuit de leverancier werken?

93: Hoe zorg ik ervoor dat de beste, meest getalenteerde teamleden vanuit de leverancier de volgende keer weer naar mijn projectteam terugkomen?

94: Hoe stel ik vast wie de meest waardevolle teamleden vanuit de leverancier zijn?

95: Met wat voor beloningen moet ik werken om de teamleden die vanuit de leverancier zijn gekomen te bedanken?

96: Moet ik prestatierapporten schrijven over de teamleden vanuit de leveranciers?

97: Welke criteria moet ik opstellen voor de teamleden vanuit mijn eigen organisatie die nauw hebben samengewerkt met de teamleden vanuit de leverancier?

98: Hoe voorkom ik leegloop aan de kant van de leverancier op het moment dat het project op zijn einde loopt?

99: Hoe voorkom ik leegloop aan de kant van mijn eigen organisatie op het moment dat het project op zijn eind raakt?

Guru

100: Welke stappen kan ik verder zetten in mijn carrière nu ik een outsourcingproject met veel succes heb afgerond?

Patricia Ensworth is directeur bij Harborlight Management Services, een consultancy gespecialiseerd in projectmanagement. Zelf heeft ze ervaring als relatiemanager, quality assurance manager en programmamanager, en heeft ze meerdere certificeringen in haar bezit. Ze is ook de auteur van The Accidental Project Manager: Surviving the Transition from Techie to Manager uit 2001.