Elke applicatie die je in huis hebt is gespecialiseerd in een aantal specifieke bedrijfsprocessen. De financiële afdeling heeft andere software nodig dan de inkoopafdeling, de afdeling sales, of de klantenservice. Maar medewerkers voeren dan wel andere werkzaamheden uit, ze staan niet helemaal los van elkaar. Iedereen heeft elkaar hard nodig.

Door efficiënter samen te werken, valt er voor een organisatie veel winst te behalen. Vandaar dat er al snel allerlei koppelingen tussen losstaande applicaties gelegd worden. Een servicemedewerker ziet dan bijvoorbeeld waarom een klantbestelling nog niet is uitgeleverd en salesmedewerkers kunnen analyseren voor welk product mogelijk een campagne nodig is om de verkopen te stimuleren. Aan onderstaande punten moet je denken als jouw organisatie bedrijfsprocessen aan elkaar wil gaan koppelen.

1. ERP of geen ERP?

Meerdere losse applicaties die aan elkaar gekoppeld worden, zorgen helaas voor veel extra complexiteit. Interfaces zijn namelijk vrijwel nooit plug-and-play. Ze moeten worden ontwikkeld of in ieder geval op de juiste manier worden ingericht. Bij updates aan het ene of het andere pakket bestaat de kans dat ze haperen of zelfs helemaal niet meer werken. Het vraagt continu om aandacht. Daarnaast werkt elke applicatie anders. Als een medewerker thuis is in het ene pakket, verdwaalt hij alsnog in het andere.

Lees ook: Zo bepaal je de beste plek voor je ERP-applicatie

Het is dus verre van efficiënt. Eén oplossing voor dat probleem is de aanschaf van een geïntegreerd pakket, waarvan een ERP-systeem het ultieme voorbeeld is, al is dat zeker ook geen one-size-fits-all-oplossing dat je moet fine-tunen. Een ERP-systeem is wel een modulair systeem, dus je richt alleen de modules in die bij jouw bedrijf passen. Ze zijn al geïntegreerd, dus je hoeft geen koppelingen tussen vreemde pakketten te leggen. En omdat je met één pakket te maken hebt, werkt alles op eenzelfde manier. Je hoeft je medewerkers maar één keer te trainen om ze wegwijs te maken in de software.

2. Wat heb je nodig, nu en in de toekomst?

Bij de inrichting van je ERP-systeem is het van groot belang dat je stilstaat bij wat je precies nodig hebt aan software, hardware en infrastructuur. Kijk hierbij niet alleen naar de huidige situatie, maar ook naar waar je in de toekomst naartoe denkt te gaan. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je aanvullende modules of plug-ins aan het ERP-systeem wil toevoegen. De hardware moet dan mogelijk ook opgeschaald worden. Kan dat op een kosteneffectieve, dynamische en eenvoudige manier?

Of voor een aantal specifieke bedrijfsprocessen is het nodig om aanvullend een gespecialiseerd pakket aan te schaffen, of extra hardware of een andere technologie in te zetten. Dit moet vervolgens wel allemaal naadloos met elkaar samenwerken en op hetzelfde netwerk aangesloten worden. Daarnaast vragen de standaard beheerzaken aandacht, zoals hoe garandeer je de beveiliging, uptime, performance en de beschikbaarheid van applicaties en data. Dan moet je wel weten bij wie je terecht kunt als er problemen ontstaan in de software of in de infrastructuur.

3. Hardware en software zelf aanschaffen of in de cloud?

Je kunt de hardware en software zelf aanschaffen en vervolgens op de eigen locatie draaien. Hier zijn forse investeringen voor nodig en je hebt onder andere de juiste mensen nodig om alles meerdere jaren te draaien en te onderhouden. Een andere mogelijkheid is de infrastructuur bij een provider af te nemen tegen (vaste) maandelijkse kosten. Dan kun jij je volledig op de software zelf richten en hoeft je niet druk te maken over de onderliggende infrastructuur. Want dat regelt de provider voor je. Die heeft er de kennis, ervaring en de mensen voor.

Lees ook: De 8 stappen naar een mobiele organisatie

Een andere oplossing is dat je ook de software als een dienst afneemt. In dat geval kun je nog sneller aan de slag, omdat de software en de hardware al voor je klaarstaat. Je bent nu ook van de installatie, het beheer en het onderhoud van de software af. Dat doet de leverancier voor je zonder dat je er last van hebt. Bedenk daarbij wel dat er hierbij minder mogelijkheden om een applicatie volledig naar jouw hand te zetten, dus zul je eerst moeten onderzoeken of een SaaS-oplossing voldoet.

Wat het beste past

In ieder geval bestaan er tegenwoordig veel interessante mogelijkheden om via software jouw bedrijfsprocessen optimaal te ondersteunen. Maak hiervan gebruik, al is het wel zaak om te achterhalen welke variant of combinatie van mogelijkheden het beste bij jouw bedrijf past.

Kijk hier hoe je je digitale landschappen slimmer maakt dan ooit