De situatie op de verschillende campussen van de universiteit was zorgwekkend te noemen: studenten en medewerkers sloten hun iPhones, iPads, BlackBerries, Android-toestellen, netbooks en zelfs spelcomputers aan op onbeveiligde draadloze netwerken uit een grijs verleden. Bovendien wilden de studenten, professoren en het ondersteunend personeel met hun mobiele apparaten inloggen op de universitaire webportal. Lehman moest ingrijpen voordat een ernstig veiligheidslek de reputatie van het instituut zou schaden.

Omdat het studentenbestand natuurlijk wisselde, zocht Lehman een 'schaalbare oplossing'. Hij ontwierp een veilig netwerk dat kon worden uitgerold over alle campussen. Per campus zouden er draadloze verbindingen zijn met een systeem van Meru Networks. Voor een goede beveiliging splitste Lehman het netwerk op in drie delen: voor studenten, gasten en beheerders.

Ervaring

Na een pilotproject kon hij het systeem vanaf december 2009 gaan uitrollen. Nu zijn veertien van de zeventien campussen aangesloten op het draadloze netwerk. “In 2010 zullen 5.000 studenten gebruikmaken van de mobiele netwerken van de universiteit, wat neerkomt op de helft van het totale aantal studenten”, zegt Lehman.

Hogere onderwijsinstellingen, maar ook middelbare scholen, zijn pioniers op het gebied van mobiele internettoegang. Zij hopen te profiteren van de educatieve mogelijkheden van iPhones en iPads. Early adopters als Lehman doen als eersten ervaring op bij de ondersteuning van deze apparaten. Lehman heeft veel geleerd en wil zijn kennis graag overdragen op andere CIO's die vergelijkbare draadloze netwerken moeten uitrollen.

1. Ken uw mobiele gebruiker

Lehman deed grondig onderzoek naar leveranciers van draadloze netwerken en kende de technologie. Achteraf had hij echter meer willen weten van de wensen van de mobiele student. Zo ontdekte zijn team dat studenten bestanden wilden printen over het draadloze netwerk, terwijl Lehman de toegang tot de printers had beperkt. Hij vreesde dat studenten complete boeken zouden uitprinten, waardoor de printers zouden vastlopen. Daarom stelde hij limieten in.

Voor het draadloos printen met de iPhone en iPad moest Lehman oplossingen verzinnen, zoals het aanpassen van printtoepassingen in de App Store. Hij wacht met smart op het verschijnen van iOS 4.2, de nieuwe versie van Apples mobiele platform dat in november wordt verwacht. Hierin komt ingebouwde ondersteuning voor draadloos printen. “Dat zal het leven aanzienlijk vereenvoudigen”, aldus Lehman.

2. Let op de ondersteuning

Neem voldoende tijd voor het oplossen van problemen rond de ondersteuning van op het netwerk aangesloten apparatuur, waarschuwt Lehman. Allerlei soorten consumentenapparaten moeten immers met het draadloze netwerk worden verbonden en Lehman had zich ten doel gesteld de studenten te allen tijde persoonlijke assistentie aan te bieden. Daartoe moest hij een gelaagde hulpinfrastructuur opzetten met de leverancier van het netwerk, het lokale IT-personeel en een outsourcer. Dat was een zware taak, vooral omdat er voor zoveel verschillende soorten apparaten 24 uur per dag ondersteuning nodig was.

Aansluiting van Apple-apparaten op het netwerk bleek eenvoudiger vergeleken met oudere technologieën en BlackBerries. “We hadden vreselijke verhalen gehoord over de iPad in het universitair onderwijs, maar daar hebben we niets van gemerkt”, aldus Lehman.

3. Kies je partners zorgvuldig

Gaandeweg merkte Lehman dat hij voor de verkeerde integrator had gekozen. Twee belangrijke personen, onder wie een PMI-gecertificeerde projectmanager, verlieten het door hem ingehuurde bedrijf. In plaats van deze ervaren krachten zond de integrator twee groentjes, vertelt Lehman. “Dat heeft ons veel geld gekost, vanwege hun gebrek aan ervaring.”

Mensen met voldoende kennis en vaardigheden op het gebied van draadloze netwerken zijn schaars, dus het is moeilijk om goed personeel te krijgen en te behouden. Daarom is het belangrijk om vóór het tekenen van een contract de competenties te kennen van de medewerkers van de integrator.

4. Onderhandelen is bittere noodzaak

Mensen met een zwak hart of een kleine beurs zouden geen grootschalig draadloos netwerk moeten opzetten, meent Lehman. Tijdens de onderhandelingen was hij verbaasd over de flexibiliteit in de prijsopgaven van draadloze netwerkleveranciers. Bij dit soort projecten zijn zelfs grote leveranciers als Cisco geneigd hun prijzen te verlagen, bemerkte Lehman. “Dat komt waarschijnlijk doordat leveranciers elkaar zwaar beconcurreren om een voet tussen de deur te krijgen bij onderwijsinstellingen. En eerlijk gezegd hebben we alsnog enorm veel geld uitgegeven”, besluit hij.

Bron: Techworld