Bij systeembeheer draait het niet alleen om technische support, maar ook om interactie met je collega's. Hoe beter je daarin wordt, hoe meer je kunt bereiken en hoe leuker je werk wordt. Daarom hebben we speciaal voor SysAdmin Day deze communicatietips op een rijtje gezet.

Zoek uit welke informatie relevant is voor welke collega's

Niet iedereen in je organisatie hoeft alle technische details over de infrastructuur te weten. Vergelijk het met het feit dat veel mensen ook niet precies willen weten hoe elektriciteit werkt. Veel van je collega's willen niet altijd weten wat er achter de schermen bij de IT-afdeling gebeurt.

Sommige projectmanagers of besluitvormers hebben daarentegen wel weer behoefte aan wat meer technische informatie. Het is aan jou om uit te pluizen hoeveel details je aan wie communiceert. Ga de uitdaging dus aan en vraag je collega's wat voor informatie voor hen relevant is en wat juist niet.

Vermijd jargon

Yes, je hebt zojuist een SNMP trap geconfigureerd om het netwerkverkeer te controleren. Goed bezig! Maar afgezien van de technische mensen in je team, zullen je andere collega's waarschijnlijk niet weten wat 'SNMP' of een 'trap' betekent. Als je deze termen in je uitleg gebruikt, zie je hun ogen waarschijnlijk binnen enkele seconden glazig worden.

Probeer dit soort jargon te vertalen naar zinnen die iedereen zal begrijpen: "Ik heb net een SNMP trap geconfigureerd" wordt "Ik meet het netwerkverkeer om de snelheid van het netwerk te controleren". Hou er rekening mee dat een leek niet alleen moeite zal hebben met afkortingen, maar ook met veel andere IT-specifieke termen.

Zorg dat je collega's zich prettig bij je voelen

Hiermee bedoel ik niet dat je moet investeren in een comfortabele bank met extra zachte kussens waarin de bezoekers van je kantoor kunnen loungen (hoewel, waarom niet eigenlijk?). Wat ik bedoel is dat mensen zich op hun gemak moeten voelen wanneer ze bij je langskomen. Technologie is voor jou een tweede natuur, maar voor leken kan IT heel ontmoedigend en zelfs intimiderend zijn. Ze voelen zich al snel "stom" en durven misschien geen vragen meer te stellen. Of erger nog: ze zeggen dat ze iets begrijpen, terwijl dat niet het geval is. Dat kan rampzalige gevolgen hebben.

Benader je collega's daarom op een open en geduldige manier. Geef ze het gevoel dat ze alle vragen mogen stellen. Wees voorbereid om hetzelfde concept meerdere keren uit te leggen aan dezelfde personen, bij voorkeur op verschillende manieren. En check daarna of ze het begrepen hebben.

Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, dus als het je iets te veel wordt, begin dan toch maar met die comfortabele bank.

Hoger management is anders

De types die hoger in het bedrijf zitten zijn net iets anders dan het 'gewone volk'. Het belangrijkste verschil is tijd: dat hebben ze meestal niet. Pas je communicatie daar dus op aan. Dat betekent dat je je bericht grondig voorbereidt en anticipeert op mogelijke vragen. Concentreer je op de dingen die belangrijk voor hen zijn. Met andere woorden, hoe beïnvloedt jouw idee, probleem of oplossing hun werk? Identificeer de belangrijkste punten die je wilt maken en maak ze zo kort en krachtig mogelijk.

Je zou zélfs een elevator pitch kunnen voorbereiden. Als je maar een paar minuten krijgt om het probleem met de manager te bespreken, heb je een verkorte versie klaar die alleen de meest fundamentele feiten, problemen en argumenten bevat (zonder jargon uiteraard).

Filter inkomende berichten

IT is vergelijkbaar met reizen per vliegtuig: niemand is er echt mee bezig totdat er iets heel erg misgaat. Helaas betekent dit dat je zelden complimenten of positieve feedback krijgt als alles soepel verloopt. Je krijgt alleen iets te horen wanneer dingen langzaam gaan of crashen. Dat is nou eenmaal de aard van de baan. Zodra je dit begrijpt, kun je de constante stroom van negatieve berichten beter aan. Filter de feedback die binnenkomt. Haal daar de belangrijkste informatie uit om te begrijpen waar de problemen zijn en negeer de rest.

Ga proactief op zoek naar nuttige feedback

Net als een netwerk, kan ook jij jezelf continu verbeteren. Met de vorige tip in je achterhoofd, kun je veel leren van gebruikersfeedback. Door de lijnen met alle niveaus van de organisatie open te houden, krijg je meer inzicht in je rol. Vraag bijvoorbeeld aan je favoriete collega's hoe systemen kunnen worden verbeterd en vraag het management hoe het met het laatste project is gegaan. Zoek naar informatie die jou helpt om jezelf te verbeteren en je werk leuker te maken.

Communiceer transparant en op tijd

Wees zo transparant mogelijk in je communicatie. Zodra je merkt dat een systeem down is, laat je het direct weten aan alle gebruikers. Vertel wat je weet, maar ook wat je (nog) niet weet. Informeer bij geplande downtime, zoals server upgrades of software updates, iedereen ruim van tevoren en benoem ook de redenen van de downtime. En vertel na afloop van een crisis helder over wat het probleem was, en hoe dat in de toekomst voorkomen kan worden.

Hoe opener en eerlijker je bent, hoe meer vertrouwen en respect je van je collega's zult krijgen. Wedden dat je op SysAdmin Day 2019 overspoeld wordt met complimenten en cadeaus?